Smokeball | ElevenLabs Documentation

Din receptionist kan känna igen uppringare som redan finns i Smokeball, lägga till nya uppringare som kontakter och leads samt skapa en uppföljningsuppgift för ditt team. Smokeballs API använder OAuth och kräver registrering som Smokeball-partner, så Reception ansluter via Zapier.

Konfigurera

Anslut Zapier

Om du inte redan har gjort det, anslut Zapier i Reception.ai.

Lägg till Smokeball-åtgärderna

I din Zapier MCP-server på mcp.zapier.com lägger du till åtgärderna nedan. När Zapier ber om det bekräftar du din Smokeball-region och loggar in med ditt Smokeball-användarnamn och lösenord. För varje fält anger du antingen ett fast värde eller låter AI:n fylla i det, enligt listan.

Tilldela verktygen

I Reception.ai öppnar du Zapier-integreringens flik Tools, väljer Refresh tools och tilldelar varje åtgärd till Client (receptionisten).

Testa

Testa din receptionist som en ny uppringare som söker en advokat. Kontakten, leadet och en uppgift visas i Smokeball.

Åtgärder

Hitta uppringaren

Fält	Värde
Zapier-åtgärd	Find Contact
Ange i Zapier	Ingenting.
Låt AI:n fylla i	Contact number (mobile, home or work) och Name eller Email om uppringaren uppger dem.
Tilldela till	Client

Lägg till en ny uppringare

Fält	Värde
Zapier-åtgärd	Create Person Contact
Ange i Zapier	Inget krävs.
Låt AI:n fylla i	Uppringarens förnamn, efternamn, telefonnummer och e-postadress.
Tilldela till	Client

Lägg till ett nytt lead

I Smokeball är ett lead ett potentiellt ärende. Ditt team omvandlar det till ett ärende när byrån tar fallet.

Fält	Värde
Zapier-åtgärd	Create Lead
Ange i Zapier	Lead Type: den typ du använder för telefonförfrågningar. Person Responsible: medarbetaren som hanterar nya förfrågningar.
Låt AI:n fylla i	Description (en kort, saklig sammanfattning av vad uppringaren behöver) och uppringarens kontaktuppgifter om Zapier visar ett klientfält för leadtypen.
Tilldela till	Client

Skapa en uppföljningsuppgift

Fält	Värde
Zapier-åtgärd	Create Task
Ange i Zapier	Created By och Assignees: medarbetaren som hanterar återuppringningar.
Låt AI:n fylla i	Name, Details (vem som ringde, numret och vad personen behöver) samt Due Date.
Tilldela till	Client

Att öppna ett ärende sker vanligtvis efter en jävsprövning, så den här guiden överlåter Create Matter till ditt team.

Om du vill låta receptionisten lägga konsultationer i byråns kalender lägger du till Create Calendar Event med Organizer och Attendees angivna som fasta värden. Funktionen kontrollerar inte konflikter, så kom överens om tiden med uppringaren som en förfrågan och låt ditt team bekräfta den.

Lägg till en regel som säger åt receptionisten att anteckna uppringarens uppgifter och aldrig ge juridisk rådgivning.

Begränsningar

Zapiers Smokeball-app kan inte kontrollera tillgänglighet, så din receptionist kan inte erbjuda lediga tider. Använd Receptions egen bokning med Google Calendar, Calendly eller Cal.com för bokning i realtid.
Varje åtgärd som receptionisten kör använder uppgifter från din Zapier-plan. Zapier räknar för närvarande två uppgifter per lyckat samtal; misslyckade samtal räknas inte. När planen tar slut stoppas åtgärderna tills den återställs.

Felsökning

Problem	Kontrollera
En Smokeball-åtgärd visas inte i Reception.ai	Välj Refresh tools i Zapier-integreringen efter att du har lagt till åtgärder i Zapier.
En åtgärd visar Changed och används inte	Du redigerade den i Zapier. Välj Update på fliken Tools.
Zapier kan inte ansluta till Smokeball	Kontrollera att du valde regionen där din byrås Smokeball-konto finns.
Återkommande uppringare läggs till två gånger	Lägg till en procedur så att receptionisten kör Find Contact innan en kontakt skapas.
Kända uppringare hittas inte	Kontrollera att telefonnummer i Smokeball lagras i ett och samma format, eller sök på e-post i stället.