Xero
Känn igen uppringare som redan är Xero-kontakter och lägg till nya uppringare som kontakter.
Din receptionist kan kontrollera om en uppringare redan är en kontakt i din Xero-organisation och lägga till nya uppringare som kontakter, så att de är redo när du skickar en offert eller faktura. Xeros API accepterar bara OAuth-inloggningstoken som upphör att gälla var 30:e minut, så webhook-verktyg kan inte ansluta direkt till det. Reception ansluter via Zapier.
Xero innehåller dina ekonomiska uppgifter. Lägg inte till åtgärder som skapar eller skickar fakturor, räkningar, betalningar eller kreditnotor. En uppringare kan övertala din receptionist att ange fel belopp eller mottagare. Skapa fakturor själv i Xero.
Konfigurera
Lägg till Xero-åtgärderna
I din Zapier MCP-server på mcp.zapier.com lägger du till åtgärderna nedan från appen Xero och loggar in i Xero när Zapier ber om det. För varje fält anger du antingen ett fast värde eller låter AI fylla i det, enligt listan.
Åtgärderna kan göra allt som Xero-användaren du loggar in som kan göra. Överväg en särskild användare med den lägsta roll som kan hantera kontakter.
Tilldela verktygen
I Reception.ai öppnar du Zapier-integreringens flik Tools, väljer Refresh tools och tilldelar varje åtgärd till Client (receptionisten).
Testa
Testa din receptionist som en befintlig kund som uppger sitt företagsnamn och sedan som en ny uppringare. Den nya kontakten visas under Contacts i Xero.
Åtgärder
Hitta uppringaren
Xero hittar kontakter efter namn eller kontonummer, inte telefonnummer, så din receptionist måste fråga efter namnet som kontot står under.
Lägg till uppringaren
Använd Find or Create Contact, inte Create/Update Contact. Create/Update Contact ändrar en kontakt som redan finns, så en uppringare som uppger en annan kunds namn skulle kunna skriva över kundens telefonnummer eller e-postadress.
Lägg till en procedur så att din receptionist frågar efter uppringarens företagsnamn och söker efter det innan den lägger till en kontakt.
Find Contact returnerar allt som sparats på kontakten. Lägg till en regel som säger åt din receptionist att aldrig läsa upp en kontakts uppgifter, saldon eller fakturor för uppringaren, och att bara använda dem för att känna igen uppringaren.
Begränsningar
- Din receptionist kan inte söka upp uppringare med telefonnummer. Den behöver det exakta namn som kontakten är sparad under i Xero.
- Din receptionist kan inte skapa fakturor eller offerter. Ta uppgifterna under samtalet och skapa fakturan själv från kontakten.
- Varje åtgärd som din receptionist kör använder uppgifter från din Zapier-plan. Zapier räknar för närvarande två uppgifter per lyckat samtal; misslyckade samtal räknas inte. När planen är slut stoppas åtgärderna tills den återställs.