Xero
उन कॉलर्स को पहचानें जो पहले से Xero संपर्क हैं और नए कॉलर्स को संपर्क के रूप में जोड़ें।
आपका रिसेप्शनिस्ट जांच सकता है कि कोई कॉलर आपके Xero संगठन में पहले से संपर्क है या नहीं, और नए कॉलर्स को संपर्क के रूप में जोड़ सकता है, ताकि कोट या इनवॉइस भेजते समय वे तैयार हों। Xero का API केवल OAuth साइन-इन टोकन स्वीकार करता है, जिनकी अवधि हर 30 मिनट में खत्म हो जाती है, इसलिए वेबहुक टूल इससे सीधे कनेक्ट नहीं हो सकते। Reception, Zapier के ज़रिए कनेक्ट होता है।
Xero में आपके वित्तीय रिकॉर्ड होते हैं। इनवॉइस, बिल, भुगतान या क्रेडिट नोट बनाने या भेजने वाले ऐक्शन न जोड़ें। कोई कॉलर आपके रिसेप्शनिस्ट को गलत रकम या प्राप्तकर्ता चुनने के लिए मना सकता है। इनवॉइस खुद Xero में बनाएं।
सेट अप करें
Xero ऐक्शन जोड़ें
mcp.zapier.com पर अपने Zapier MCP सर्वर में Xero ऐप से नीचे दिए गए ऐक्शन जोड़ें और Zapier के पूछने पर Xero में साइन इन करें। सूची के अनुसार, हर फ़ील्ड के लिए या तो स्थिर वैल्यू सेट करें या AI को भरने दें।
ये ऐक्शन वह सब कर सकते हैं जो आपके साइन इन किए गए Xero यूज़र को करने की अनुमति है। ऐसे समर्पित यूज़र पर विचार करें जिसकी भूमिका संपर्क मैनेज करने के लिए आवश्यक सबसे कम हो।
टूल असाइन करें
Reception.ai में Zapier इंटीग्रेशन का Tools टैब खोलें, Refresh tools चुनें और हर ऐक्शन को Client (रिसेप्शनिस्ट) को असाइन करें।
इसका परीक्षण करें
पहले ऐसे मौजूदा क्लाइंट के रूप में अपने रिसेप्शनिस्ट का परीक्षण करें जो अपने बिज़नेस का नाम देता है, फिर नए कॉलर के रूप में परीक्षण करें। नया संपर्क Xero में Contacts के अंतर्गत दिखाई देगा।
ऐक्शन
कॉलर ढूंढें
Xero संपर्कों को फ़ोन नंबर से नहीं, बल्कि नाम या अकाउंट नंबर से ढूंढता है, इसलिए आपके रिसेप्शनिस्ट को उस नाम के बारे में पूछना होगा जिसके तहत अकाउंट है।
कॉलर जोड़ें
Create/Update Contact के बजाय Find or Create Contact इस्तेमाल करें। Create/Update Contact पहले से मौजूद संपर्क को बदल देता है, इसलिए किसी दूसरे क्लाइंट का नाम बताने वाला कॉलर उस क्लाइंट का फ़ोन नंबर या ईमेल बदल सकता है।
एक प्रक्रिया जोड़ें, ताकि आपका रिसेप्शनिस्ट कॉलर के बिज़नेस का नाम पूछे और संपर्क जोड़ने से पहले उसे खोजे।
Find Contact संपर्क पर सेव की गई सभी जानकारी लौटाता है। एक नियम जोड़ें, जिसमें रिसेप्शनिस्ट को कॉलर को कभी भी संपर्क का विवरण, बैलेंस या इनवॉइस वापस न पढ़ने और उनका इस्तेमाल केवल कॉलर को पहचानने के लिए करने को कहा गया हो।
सीमाएं
- आपका रिसेप्शनिस्ट कॉलर्स को फ़ोन नंबर से नहीं ढूंढ सकता। उसे वही सटीक नाम चाहिए, जिसके तहत संपर्क Xero में सेव है।
- आपका रिसेप्शनिस्ट इनवॉइस या कोट नहीं बना सकता। कॉल में विवरण लें और संपर्क से खुद इनवॉइस बनाएं।
- आपके रिसेप्शनिस्ट द्वारा चलाया गया हर ऐक्शन आपके Zapier प्लान के टास्क इस्तेमाल करता है। Zapier फ़िलहाल हर सफल कॉल के लिए दो टास्क गिनता है; असफल कॉल नहीं गिने जाते। प्लान खत्म होने पर रीसेट होने तक ऐक्शन रुक जाते हैं।