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ERPNext

कॉलर्स को पहचानें और अपनी सेल्स टीम के लिए नए कॉलर्स को ERPNext लीड्स के रूप में रजिस्टर करें।

नीचे दिए गए वेबहुक टूल्स से आपका रिसेप्शनिस्ट उन कॉलर्स को पहचान सकता है जो पहले से ERPNext लीड हैं, नए कॉलर्स को उनके नाम, फ़ोन नंबर और उनकी ज़रूरत के नोट के साथ लीड के रूप में रजिस्टर कर सकता है, और मौजूदा लीड्स पर कमेंट छोड़ सकता है, ताकि आपकी सेल्स टीम उन्हें वापस कॉल कर सके। ERPNext और Frappe फ़्रेमवर्क स्टैटिक API key और secret तथा JSON request bodies स्वीकार करते हैं, इसलिए यह Frappe Cloud और self-hosted साइटों पर काम करता है।

शुरू करने से पहले

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API यूज़र बनाएं

ERPNext में Reception.ai के लिए एक यूज़र बनाएं, जैसे reception@yourcompany.com, और उसे केवल Sales User भूमिका दें। API requests इस यूज़र की permissions के साथ चलती हैं, इसलिए administrator का इस्तेमाल न करें।

2

कीज़ जनरेट करें

यूज़र खोलें, Settings टैब चुनें, API Access को एक्सपैंड करें और Generate Keys चुनें। पॉपअप से API Secret तुरंत कॉपी कर लें: ERPNext इसे सिर्फ़ एक बार दिखाता है। API Key उसी सेक्शन में दिखती रहेगी।

नीचे दिया गया हर टूल Authorization नाम का request header भेजता है, जिसकी वैल्यू token API_KEY:API_SECRET होती है, जिसमें आपकी key और secret को कोलन से जोड़ा जाता है। इसका Type Secret पर सेट करें।

key और secret, Sales User भूमिका द्वारा अनुमति दी गई हर चीज़ पढ़ और बदल सकते हैं। इन्हें साझा दस्तावेज़ों में न रखें, और लीक होने पर इन्हें बदलने के लिए फिर से Generate Keys चुनें।

3

अपनी साइट का पता ढूंढें

आपके टूल्स के URLs उस पते से शुरू होते हैं जिसे आप ERPNext इस्तेमाल करने के लिए अपने ब्राउज़र में खोलते हैं। नीचे दी गई टेबल्स में https://YOUR-SITE.example.com का इस्तेमाल किया गया है; इसे अपने पते से बदलें।

टूल्स बनाएं

हर टूल के लिए Integrations पर जाएं, Add integration चुनें, Webhook Tool चुनें और Assign to agents को Receptionist पर सेट करें। नीचे “Always” के रूप में चिह्नित हर parameter के लिए Value को Fixed value पर सेट करें।

लीड ढूंढें

फ़ील्डवैल्यू
नामfind_erpnext_lead
विवरण”फ़ोन नंबर से हमारी लीड्स में कॉलर को ढूंढें। यह जांचने के लिए कि क्या उन्होंने पहले हमसे संपर्क किया है, कॉल की शुरुआत में इसका इस्तेमाल करें।“
तरीकाGET
URLhttps://YOUR-SITE.example.com/api/resource/Lead
Request HeadersAuthorization: token API_KEY:API_SECRET
Query Parametersor_filters (string, required): “कॉलर के नंबर के आखिरी सात अंकों पर फ़िल्टर, बिल्कुल [["mobile_no","like","%5550123%"],["phone","like","%5550123%"]] की तरह।”
fields (string): Always ["name","lead_name","status"].
limit_page_length (integer): Always 5.

नई लीड रजिस्टर करें

फ़ील्डवैल्यू
नामcreate_erpnext_lead
विवरण”जब find_erpnext_lead को कॉलर न मिले, तो कॉलर को नई लीड के रूप में रजिस्टर करें।“
तरीकाPOST
URLhttps://YOUR-SITE.example.com/api/resource/Lead
Request HeadersAuthorization: token API_KEY:API_SECRET
Body Parametersfirst_name (string, required): “कॉलर का पहला नाम।”
last_name (string): “कॉलर का अंतिम नाम।”
mobile_no (string, required): “कॉलर का फ़ोन नंबर अंतरराष्ट्रीय फ़ॉर्मैट में, उदाहरण के लिए +14155550123।”
email_id (string): “कॉलर का ईमेल पता, अगर उन्होंने दिया हो।”
lead_owner (string): Always उस सेल्सपर्सन का ईमेल पता जो नई लीड्स को वापस कॉल करता है।
notes (array): नीचे देखें।

लीड्स के स्रोत को सेट करने के लिए, source (string) को एक fixed value के रूप में जोड़ें जो आपके Lead Source records में से किसी एक से बिल्कुल मेल खाती हो। ERPNext 16 और बाद के वर्ज़न में यह फ़ील्ड utm_source है, और इसे UTM Source record से मेल खाना चाहिए।

notes लीड के Notes टैब को भरता है। इसका विवरण “कॉलर को क्या चाहिए, उसके साथ ठीक एक आइटम भेजें।” दें। Each item में object चुनें, फिर इनमें से हर एक के लिए Add field चुनें:

  • note (string, required): “कॉलर को क्या चाहिए और वे कब वापस कॉल चाहते हैं।”
  • added_by (string): Always API यूज़र का ईमेल पता।

कॉल की जानकारी लॉग करें

फ़ील्डवैल्यू
नामadd_erpnext_lead_comment
विवरण”कॉलर की लीड पर उनकी ज़रूरत की जानकारी के साथ कमेंट छोड़ें। जब find_erpnext_lead को कॉलर मिल जाए, तब इसका इस्तेमाल करें, लीड के नाम के साथ, जैसे CRM-LEAD-2026-00012।“
तरीकाPOST
URLhttps://YOUR-SITE.example.com/api/method/frappe.desk.form.utils.add_comment
Request HeadersAuthorization: token API_KEY:API_SECRET
Body Parametersreference_doctype (string): Always Lead.
reference_name (string, required): “लीड का नाम, find_erpnext_lead या create_erpnext_lead से।”
content (string, required): “कॉलर को क्या चाहिए और वे कब वापस कॉल चाहते हैं।”
comment_email (string): Always API यूज़र का ईमेल पता।
comment_by (string): Always Reception.ai.

हर टूल पर Enable चुनें, फिर नए कॉलर के रूप में अपने रिसेप्शनिस्ट का परीक्षण करें और वापस कॉल करने के लिए कहें। लीड आपकी Lead सूची में, आपके सेल्सपर्सन के स्वामित्व में, आपके रिसेप्शनिस्ट के कमेंट के साथ दिखाई देगी।

कॉलर्स के लिए एक प्रक्रिया जोड़ें: लीड ढूंढें, फिर अगर वह न मिले तो उन्हें एक नोट के साथ रजिस्टर करें, या मिली हुई लीड पर कॉल की जानकारी लॉग करें। एक नियम जोड़ें कि आपका रिसेप्शनिस्ट कभी भी कॉलर्स को लीड रिकॉर्ड्स पढ़कर न सुनाए।

आपका रिसेप्शनिस्ट बातचीत के आधार पर search filter लिखता है, इसलिए कोई कॉलर इसे दूसरे लोगों की लीड्स खोजने के लिए कहने की कोशिश कर सकता है। टूल अधिकतम पाँच नाम और statuses ही लौटाता है, लेकिन ऊपर दिया गया नियम लागू रखें। अगर Sales User आपकी इच्छा से ज़्यादा access देता है, जैसे customers और quotations का, तो ऐसी custom role बनाएं जो केवल लीड्स को पढ़, बना और उन पर कमेंट कर सके।

सीमाएं

  • खोज नंबर के आखिरी सात अंकों को देखती है। इन अंकों के बीच spaces या dashes के साथ स्टोर किए गए नंबर नहीं मिलते, और दो कॉलर्स के आखिरी सात अंक समान हो सकते हैं।
  • यह सेटअप केवल लीड्स के लिए है। आपका रिसेप्शनिस्ट contacts या customers को नहीं खोजता और न ही opportunities बनाता है।

समस्या निवारण

समस्याक्या जांचें
ERPNext से 401 या 403header की वैल्यू token, एक space, फिर कोलन से जुड़ी key और secret होनी चाहिए। जांचें कि यूज़र enabled है और उसके पास Sales User है।
जाने-पहचाने कॉलर्स नहीं मिलतेनंबरों को spaces या dashes के बिना स्टोर करें और जांचें कि नंबर लीड के Mobile No या Phone फ़ील्ड में है।
लीड owner या source से जुड़ी त्रुटिlead_owner एक enabled यूज़र का ईमेल पता होना चाहिए, और source का Lead Source से बिल्कुल मेल होना चाहिए (ERPNext 16 और बाद के वर्ज़न में utm_source और एक UTM Source)।
फ़ोन नंबर से जुड़ी त्रुटिERPNext फ़ोन नंबरों की जांच करता है। अपने रिसेप्शनिस्ट को केवल अंकों के साथ वैकल्पिक शुरुआती + भेजने के लिए कहें।
added_by से जुड़ी त्रुटिnotes में added_by एक enabled यूज़र का ईमेल पता होना चाहिए, जैसे API यूज़र का।
कमेंट नहीं जोड़ा गयाreference_name किसी मौजूदा लीड का नाम होना चाहिए, जैसे CRM-LEAD-2026-00012। जांचें कि find या create टूल पहले चला था।