ERPNext | ElevenLabs Documentation

Mit den folgenden Webhook-Tools kann Ihre Rezeption Anrufer erkennen, die bereits Leads in ERPNext sind, neue Anrufer mit Namen, Telefonnummer und einer Notiz zu ihrem Anliegen als Leads erfassen und bestehende Leads kommentieren, damit Ihr Vertriebsteam sie zurückrufen kann. ERPNext und das Frappe-Framework akzeptieren einen statischen API-Schlüssel und ein Secret sowie JSON-Request-Bodys. Daher funktioniert dies in der Frappe Cloud und auf selbst gehosteten Websites.

Bevor Sie beginnen

API-Benutzer erstellen

Erstellen Sie in ERPNext einen Benutzer für Reception.ai, zum Beispiel reception@yourcompany.com, und weisen Sie ihm nur die Rolle Sales User zu. API-Anfragen werden mit den Berechtigungen dieses Benutzers ausgeführt. Verwenden Sie daher keinen Administrator.

Schlüssel generieren

Öffnen Sie den Benutzer, wählen Sie den Tab Settings, erweitern Sie API Access und wählen Sie Generate Keys. Kopieren Sie das API Secret sofort aus dem Pop-up: ERPNext zeigt es nur einmal an. Der API Key bleibt im selben Abschnitt sichtbar.

Jedes Tool unten sendet einen Request-Header namens Authorization mit dem Wert token API_KEY:API_SECRET, wobei Ihr Schlüssel und Secret durch einen Doppelpunkt getrennt sind. Setzen Sie den Type auf Secret.

Der Schlüssel und das Secret können alles lesen und ändern, was die Rolle Sales User erlaubt. Bewahren Sie sie nicht in freigegebenen Dokumenten auf und wählen Sie erneut Generate Keys, um sie zu ersetzen, falls sie offengelegt werden.

Website-Adresse ermitteln

Die URLs Ihrer Tools beginnen mit der Adresse, die Sie in Ihrem Browser öffnen, um ERPNext zu verwenden. Die Tabellen unten nutzen https://YOUR-SITE.example.com; ersetzen Sie diese durch Ihre eigene.

Tools erstellen

Gehen Sie für jedes Tool zu Integrations, wählen Sie Add integration, dann Webhook Tool, und setzen Sie Assign to agents auf Receptionist. Setzen Sie Value für jeden unten mit „Always“ markierten Parameter auf Fixed value.

Lead finden

Feld	Wert
Name	`find_erpnext_lead`
Beschreibung	”Findet den Anrufer anhand der Telefonnummer unter unseren Leads. Verwenden Sie es zu Beginn eines Anrufs, um zu prüfen, ob die Person uns bereits kontaktiert hat.”
Methode	GET
URL	`https://YOUR-SITE.example.com/api/resource/Lead`
Request-Header	`Authorization`: `token API_KEY:API_SECRET`
Query-Parameter	`or_filters` (string, erforderlich): “Ein Filter auf die letzten sieben Ziffern der Nummer des Anrufers, genau wie `[["mobile_no","like","%5550123%"],["phone","like","%5550123%"]]`.” `fields` (string): Immer `["name","lead_name","status"]`. `limit_page_length` (integer): Immer `5`.

Neuen Lead erfassen

Feld	Wert
Name	`create_erpnext_lead`
Beschreibung	”Erfasst den Anrufer als neuen Lead, wenn `find_erpnext_lead` ihn nicht gefunden hat.”
Methode	POST
URL	`https://YOUR-SITE.example.com/api/resource/Lead`
Request-Header	`Authorization`: `token API_KEY:API_SECRET`
Body-Parameter	`first_name` (string, erforderlich): “Der Vorname des Anrufers.” `last_name` (string): “Der Nachname des Anrufers.” `mobile_no` (string, erforderlich): “Die Telefonnummer des Anrufers im internationalen Format, zum Beispiel +14155550123.” `email_id` (string): “Die E-Mail-Adresse des Anrufers, falls er eine angegeben hat.” `lead_owner` (string): Immer die E-Mail-Adresse des Vertriebsmitarbeiters, der neue Leads zurückruft. `notes` (array): siehe unten.

Um festzulegen, woher Leads stammen, fügen Sie source (string) als festen Wert hinzu, der exakt einem Ihrer Lead Source-Datensätze entspricht. In ERPNext 16 und höher heißt das Feld stattdessen utm_source und muss einem UTM Source-Datensatz entsprechen.

notes füllt den Tab Notes des Leads. Geben Sie die Beschreibung „Sende genau ein Element mit dem Anliegen des Anrufers“ ein. Wählen Sie unter Each item object und dann für jedes dieser Felder Add field:

note (string, erforderlich): “Das Anliegen des Anrufers und wann er zurückgerufen werden möchte.”
added_by (string): Immer die E-Mail-Adresse des API-Benutzers.

Anrufdetails protokollieren

Feld	Wert
Name	`add_erpnext_lead_comment`
Beschreibung	”Hinterlässt beim Lead des Anrufers einen Kommentar zu seinem Anliegen. Verwenden Sie es, wenn `find_erpnext_lead` den Anrufer gefunden hat, mit dem Namen des Leads, zum Beispiel CRM-LEAD-2026-00012.”
Methode	POST
URL	`https://YOUR-SITE.example.com/api/method/frappe.desk.form.utils.add_comment`
Request-Header	`Authorization`: `token API_KEY:API_SECRET`
Body-Parameter	`reference_doctype` (string): Immer `Lead`. `reference_name` (string, erforderlich): “Der Name des Leads aus `find_erpnext_lead` oder `create_erpnext_lead`.” `content` (string, erforderlich): “Das Anliegen des Anrufers und wann er zurückgerufen werden möchte.” `comment_email` (string): Immer die E-Mail-Adresse des API-Benutzers. `comment_by` (string): Immer `Reception.ai`.

Wählen Sie bei jedem Tool Enable und testen Sie Ihre Rezeption dann als neuer Anrufer, der um einen Rückruf bittet. Der Lead erscheint in Ihrer Lead-Liste, Ihrem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen und mit dem Kommentar Ihrer Rezeption.

Fügen Sie eine Prozedur für Anrufer hinzu: Suchen Sie den Lead und erfassen Sie die Person entweder mit einer Notiz, wenn sie nicht gefunden wird, oder protokollieren Sie die Anrufdetails beim gefundenen Lead. Fügen Sie eine Regel hinzu, dass Ihre Rezeption Lead-Datensätze niemals Anrufern vorliest.

Ihre Rezeption erstellt den Suchfilter aus dem Gespräch. Daher könnte ein Anrufer versuchen, sie nach den Leads anderer Personen suchen zu lassen. Das Tool gibt nur bis zu fünf Namen und Statuswerte zurück, aber lassen Sie die obige Regel bestehen. Falls Sales User mehr Zugriff gewährt als gewünscht, etwa auf Kunden und Angebote, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle, die Leads nur lesen, erstellen und kommentieren kann.

Einschränkungen

Die Suche prüft die letzten sieben Ziffern der Nummer. Nummern, bei denen innerhalb dieser Ziffern Leerzeichen oder Bindestriche gespeichert sind, werden nicht gefunden. Außerdem können zwei Anrufer dieselben letzten sieben Ziffern haben.
Diese Einrichtung deckt nur Leads ab. Ihre Rezeption durchsucht keine Kontakte oder Kunden und erstellt keine Opportunities.

Fehlerbehebung

Problem	Prüfen Sie Folgendes
401 oder 403 von ERPNext	Der Header-Wert muss `token`, ein Leerzeichen und dann den durch einen Doppelpunkt verbundenen Schlüssel und das Secret enthalten. Prüfen Sie, ob der Benutzer aktiviert ist und Sales User hat.
Bekannte Anrufer werden nicht gefunden	Speichern Sie Nummern ohne Leerzeichen oder Bindestriche und prüfen Sie, ob die Nummer im Feld Mobile No oder Phone des Leads steht.
Fehler zum Lead-Eigentümer oder zur Quelle	`lead_owner` muss die E-Mail-Adresse eines aktivierten Benutzers sein und `source` muss exakt einer Lead Source entsprechen (`utm_source` und eine UTM Source in ERPNext 16 und höher).
Fehler zur Telefonnummer	ERPNext prüft Telefonnummern. Weisen Sie Ihre Rezeption an, nur Ziffern mit einem optionalen führenden `+` zu senden.
Fehler zu `added_by`	`added_by` in `notes` muss die E-Mail-Adresse eines aktivierten Benutzers sein, zum Beispiel die des API-Benutzers.
Der Kommentar wird nicht hinzugefügt	`reference_name` muss der Name eines bestehenden Leads sein, zum Beispiel `CRM-LEAD-2026-00012`. Prüfen Sie, ob das Such- oder Erstellungs-Tool zuerst ausgeführt wurde.