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IntegracionesGuías de configuraciónCRM

ERPNext

Reconoce a quienes llaman y registra a nuevos contactos como leads de ERPNext para tu equipo de ventas.

Con las herramientas de webhook que encontrarás a continuación, tu recepcionista puede identificar a quienes llaman y ya son leads de ERPNext, registrar a quienes llaman por primera vez como leads con su nombre, teléfono y una nota sobre lo que necesitan, y dejar un comentario en leads existentes para que tu equipo de ventas pueda devolverles la llamada. ERPNext y el framework Frappe aceptan una clave y un secreto de API estáticos, así como cuerpos de solicitud JSON, por lo que funciona tanto en Frappe Cloud como en sitios autoalojados.

Antes de empezar

1

Crea un usuario de API

En ERPNext, crea un usuario para Reception.ai, por ejemplo reception@yourcompany.com, y asígnale únicamente el rol Sales User. Las solicitudes de API se ejecutan con los permisos de este usuario, así que no uses un administrador.

2

Genera las claves

Abre el usuario, selecciona la pestaña Settings, despliega API Access y selecciona Generate Keys. Copia inmediatamente el API Secret de la ventana emergente: ERPNext solo lo muestra una vez. La API Key seguirá visible en la misma sección.

Cada herramienta de abajo envía una cabecera de solicitud llamada Authorization con el valor token API_KEY:API_SECRET, donde la clave y el secreto están unidos por dos puntos. Establece su Type como Secret.

La clave y el secreto pueden leer y modificar todo lo que permita el rol Sales User. No los incluyas en documentos compartidos y vuelve a seleccionar Generate Keys para reemplazarlos si se filtran.

3

Busca la dirección de tu sitio

Las URL de tus herramientas empiezan con la dirección que abres en el navegador para usar ERPNext. Las tablas de abajo usan https://YOUR-SITE.example.com; sustitúyela por la tuya.

Crea las herramientas

Para cada herramienta, ve a Integrations, selecciona Add integration, elige Webhook Tool y establece Assign to agents como Receptionist. Para cada parámetro marcado como “Always” a continuación, establece Value como Fixed value.

Busca un lead

CampoValor
Nombrefind_erpnext_lead
Descripción”Busca a quien llama entre nuestros leads por su número de teléfono. Úsala al inicio de una llamada para comprobar si ya se ha puesto en contacto con nosotros.”
MétodoGET
URLhttps://YOUR-SITE.example.com/api/resource/Lead
Cabeceras de solicitudAuthorization: token API_KEY:API_SECRET
Parámetros de consultaor_filters (cadena, obligatorio): “Un filtro sobre los últimos siete dígitos del número de quien llama, exactamente como [["mobile_no","like","%5550123%"],["phone","like","%5550123%"]].”
fields (cadena): Siempre ["name","lead_name","status"].
limit_page_length (entero): Siempre 5.

Registra un lead nuevo

CampoValor
Nombrecreate_erpnext_lead
Descripción”Registra a quien llama como lead nuevo cuando find_erpnext_lead no lo haya encontrado.”
MétodoPOST
URLhttps://YOUR-SITE.example.com/api/resource/Lead
Cabeceras de solicitudAuthorization: token API_KEY:API_SECRET
Parámetros del cuerpofirst_name (cadena, obligatorio): “El nombre de quien llama.”
last_name (cadena): “El apellido de quien llama.”
mobile_no (cadena, obligatorio): “El número de teléfono de quien llama en formato internacional, por ejemplo +14155550123.”
email_id (cadena): “La dirección de correo electrónico de quien llama, si ha proporcionado una.”
lead_owner (cadena): Siempre la dirección de correo electrónico de la persona de ventas que devuelve las llamadas a nuevos leads.
notes (matriz): consulta abajo.

Para indicar de dónde proceden los leads, añade source (cadena) como valor fijo que coincida exactamente con uno de tus registros Lead Source. En ERPNext 16 y versiones posteriores, el campo es utm_source, y debe coincidir con un registro UTM Source.

notes rellena la pestaña Notes del lead. Dale la descripción “Envía exactamente un elemento con lo que necesita quien llama.” En Each item, elige object y luego selecciona Add field para cada uno de estos campos:

  • note (cadena, obligatorio): “Lo que necesita quien llama y cuándo le gustaría que le devolvieran la llamada.”
  • added_by (cadena): Siempre la dirección de correo electrónico del usuario de la API.

Registra los detalles de la llamada

CampoValor
Nombreadd_erpnext_lead_comment
Descripción”Deja un comentario en el lead de quien llama con lo que necesita. Úsala cuando find_erpnext_lead haya encontrado a quien llama, con el nombre del lead, como CRM-LEAD-2026-00012.”
MétodoPOST
URLhttps://YOUR-SITE.example.com/api/method/frappe.desk.form.utils.add_comment
Cabeceras de solicitudAuthorization: token API_KEY:API_SECRET
Parámetros del cuerporeference_doctype (cadena): Siempre Lead.
reference_name (cadena, obligatorio): “El nombre del lead, de find_erpnext_lead o create_erpnext_lead.”
content (cadena, obligatorio): “Lo que necesita quien llama y cuándo le gustaría que le devolvieran la llamada.”
comment_email (cadena): Siempre la dirección de correo electrónico del usuario de la API.
comment_by (cadena): Siempre Reception.ai.

Selecciona Enable en cada herramienta y luego prueba tu recepcionista como alguien que llama por primera vez y pide que le devuelvan la llamada. El lead aparecerá en tu lista de Lead, asignado a tu persona de ventas, con el comentario de tu recepcionista.

Añade un procedimiento para quienes llaman: busca el lead y, si no se encuentra, regístralo con una nota; si se encuentra, registra los detalles de la llamada en el lead encontrado. Añade una regla para que tu recepcionista nunca lea los registros de leads a quienes llaman.

Tu recepcionista redacta el filtro de búsqueda a partir de la conversación, por lo que alguien podría intentar conseguir que busque los leads de otras personas. La herramienta solo devuelve hasta cinco nombres y estados, pero mantén la regla anterior. Si Sales User otorga más acceso del que quieres, como a clientes y presupuestos, crea un rol personalizado que solo pueda leer, crear y comentar leads.

Limitaciones

  • La búsqueda analiza los últimos siete dígitos del número. No encontrará números almacenados con espacios o guiones dentro de esos dígitos, y dos personas pueden compartir los mismos últimos siete dígitos.
  • Esta configuración solo cubre leads. Tu recepcionista no busca contactos ni clientes, ni crea oportunidades.

Resolución de problemas

ProblemaQué comprobar
401 o 403 de ERPNextEl valor de la cabecera debe ser token, un espacio y, a continuación, la clave y el secreto unidos por dos puntos. Comprueba que el usuario está activado y tiene Sales User.
No se encuentra a personas conocidasGuarda los números sin espacios ni guiones y comprueba que el número está en el campo Mobile No o Phone del lead.
Error sobre el propietario o la fuente del leadlead_owner debe ser la dirección de correo electrónico de un usuario activado y source debe coincidir exactamente con un Lead Source (utm_source y un UTM Source en ERPNext 16 y versiones posteriores).
Error sobre el número de teléfonoERPNext valida los números de teléfono. Indica a tu recepcionista que envíe solo dígitos, con un + inicial opcional.
Error sobre added_byadded_by en notes debe ser la dirección de correo electrónico de un usuario activado, como la del usuario de la API.
No se añade el comentarioreference_name debe ser el nombre de un lead existente, como CRM-LEAD-2026-00012. Comprueba que la herramienta de búsqueda o creación se haya ejecutado antes.