Capsule CRM | ElevenLabs Documentation

Tu recepcionista puede reconocer a quienes llaman y ya están en Capsule, añadir nuevos contactos, anotar lo que quería cada persona y crear una tarea de seguimiento para tu equipo. Para buscar a quienes llaman se usa una herramienta webhook. Para añadir contactos, notas y tareas se usa Zapier, porque la API de Capsule requiere cuerpos de solicitud anidados que las herramientas webhook no pueden enviar.

Buscar a quienes llaman

Crear un token de API

En Capsule, abre My Preferences → API Authentication Tokens y genera un nuevo token. Ponle un nombre, por ejemplo, Reception.ai. El token actúa en tu nombre, por lo que puede ver y modificar lo mismo que tú.

Cualquiera que tenga el token puede leer y modificar tus datos de Capsule. No lo incluyas en documentos compartidos y elimínalo en Capsule si se filtra.

Crear la herramienta webhook

Ve a Integrations, selecciona Add integration y elige Webhook Tool.

Campo	Valor
Nombre	`find_capsule_contact`
Descripción	”Busca a quien llama en nuestro CRM por número de teléfono, nombre o correo electrónico. Úsala al inicio de una llamada para comprobar si ya es cliente.”
Método	GET
URL	`https://api.capsulecrm.com/api/v2/parties/search`
Encabezados de solicitud	`Authorization`: `Bearer` seguido de tu token
Parámetros de consulta	`q` (cadena, obligatorio): “El número de teléfono, nombre completo o dirección de correo electrónico de quien llama.”
Asignar a agentes	Recepcionista

Selecciona Enable. La búsqueda devuelve los mismos resultados que la barra de búsqueda de Capsule.

Añadir contactos, notas y tareas

Conectar Zapier

Si aún no lo has hecho, conecta Zapier en Reception.ai.

Añadir las acciones de Capsule

En tu servidor MCP de Zapier en mcp.zapier.com, conecta tu cuenta de Capsule CRM y añade las acciones indicadas abajo. Para cada campo, establece un valor fijo o deja que la IA lo complete, según se indica.

Asignar las herramientas

En Reception.ai, abre la pestaña Tools de la integración de Zapier, selecciona Refresh tools y asigna cada acción según se indica.

Probarlo

Prueba tu recepcionista con una llamada desde un número guardado en un contacto de Capsule y después como una persona nueva que pide que le devuelvan la llamada. El nuevo contacto, una nota y una tarea aparecerán en Capsule.

Acciones

Añadir a quien llama

Campo	Valor
Acción de Zapier	Create Contact
Establecer en Zapier	El tipo (Person), el propietario y las etiquetas.
Dejar que la IA complete	Nombre, apellidos, número de teléfono y correo electrónico.
Asignar a	Client

Registrar una nota

Campo	Valor
Acción de Zapier	Add Note to Entity
Establecer en Zapier	El tipo de registro al que añadir la nota: un contacto.
Dejar que la IA complete	El ID del contacto (de `find_capsule_contact` o Create Contact) y la nota.
Asignar a	Client

Crear una tarea de seguimiento

Campo	Valor
Acción de Zapier	Create Task
Establecer en Zapier	La persona del equipo que gestiona las devoluciones de llamada.
Dejar que la IA complete	La descripción, fecha límite y el contacto al que se refiere la tarea.
Asignar a	Client

Añade un procedimiento para que tu recepcionista busque primero a quien llama y cree un contacto solo cuando no encuentre ninguna coincidencia.

Limitaciones

La aplicación de Capsule en Zapier no puede comprobar la disponibilidad de nadie, por lo que tu recepcionista no puede reservar reuniones en Capsule. Usa en su lugar la tarea de seguimiento o las reservas propias de Reception con Google Calendar.
Cada acción de Zapier que ejecuta tu recepcionista usa tareas de tu plan de Zapier. Actualmente, Zapier cuenta dos tareas por cada llamada realizada correctamente; las llamadas fallidas no cuentan. Cuando se agota el plan, las acciones se detienen hasta que se renueva.

Solución de problemas

Problema	Qué comprobar
Error 401 de Capsule	Empieza el valor del encabezado con `Bearer` y un espacio, y comprueba que el token no se haya eliminado.
No se encuentra a personas conocidas	Capsule busca coincidencias con los números de teléfono tal como están guardados. Guarda los números en un único formato o busca por nombre o correo electrónico.
La recepcionista crea contactos duplicados	Indícale en la descripción de la herramienta de búsqueda que añada un contacto solo si no encontró a quien llama.
No aparece una acción de Capsule en Reception.ai	Selecciona Refresh tools en la integración de Zapier después de añadir acciones en Zapier.
Una acción muestra Changed y no se usa	La editaste en Zapier. Selecciona Update en la pestaña Tools.