Capsule CRM | ElevenLabs Documentation

Je receptionist kan bellers herkennen die al in Capsule staan, nieuwe bellers als contact toevoegen, noteren wat elke beller wilde en een opvolgtaak voor je team maken. Bellers opzoeken gebeurt met een webhook tool. Contacten, notities en taken toevoegen gebeurt via Zapier, omdat de API van Capsule daarvoor geneste requestbodies vereist, die webhook tools niet kunnen versturen.

Bellers opzoeken

Maak een API-token

Open in Capsule My Preferences → API Authentication Tokens en genereer een nieuw token. Geef het bijvoorbeeld de naam Reception.ai. Het token handelt namens jou, dus het kan zien en wijzigen wat jij kunt.

Iedereen met het token kan je Capsule-gegevens lezen en wijzigen. Bewaar het niet in gedeelde documenten en verwijder het in Capsule als het uitlekt.

Maak de webhook tool

Ga naar Integrations, selecteer Add integration en kies Webhook Tool.

Veld	Waarde
Naam	`find_capsule_contact`
Beschrijving	”Zoek de beller in onze CRM op telefoonnummer, naam of e-mailadres. Gebruik dit aan het begin van een gesprek om te controleren of het een bestaande klant is.”
Methode	GET
URL	`https://api.capsulecrm.com/api/v2/parties/search`
Requestheaders	`Authorization`: `Bearer` gevolgd door je token
Queryparameters	`q` (string, vereist): “Het telefoonnummer, de volledige naam of het e-mailadres van de beller.”
Toewijzen aan agents	Receptionist

Selecteer Enable. De zoekopdracht geeft dezelfde resultaten terug als de eigen zoekbalk van Capsule.

Contacten, notities en taken toevoegen

Verbind Zapier

Als je dat nog niet hebt gedaan, verbind je Zapier in Reception.ai.

Voeg de Capsule-acties toe

Verbind in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com je Capsule CRM-account en voeg de onderstaande acties toe. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI deze invullen, zoals aangegeven.

Wijs de tools toe

Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe zoals aangegeven.

Test het

Test je receptionist met een gesprek vanaf een nummer dat is opgeslagen bij een Capsule-contact, en daarna als een nieuwe beller die om een terugbelverzoek vraagt. Het nieuwe contact, een notitie en een taak verschijnen in Capsule.

Acties

Voeg de beller toe

Veld	Waarde
Zapier-actie	Create Contact
Instellen in Zapier	Het type (Person), de eigenaar en eventuele tags.
Laten invullen door de AI	Voornaam, achternaam, telefoonnummer en e-mailadres.
Toewijzen aan	Client

Registreer een notitie

Veld	Waarde
Zapier-actie	Add Note to Entity
Instellen in Zapier	Het type record waaraan je de notitie toevoegt: een contact.
Laten invullen door de AI	De ID van het contact (van `find_capsule_contact` of Create Contact) en de notitie.
Toewijzen aan	Client

Maak een opvolgtaak

Veld	Waarde
Zapier-actie	Create Task
Instellen in Zapier	Het teamlid dat terugbelverzoeken afhandelt.
Laten invullen door de AI	De beschrijving, de vervaldatum en het contact waar de taak over gaat.
Toewijzen aan	Client

Voeg een procedure toe zodat je receptionist eerst naar de beller zoekt en alleen een contact maakt wanneer er geen match is gevonden.

Beperkingen

De Capsule-app van Zapier kan niemands beschikbaarheid controleren, dus je receptionist kan geen afspraken in Capsule inplannen. Gebruik in plaats daarvan de opvolgtaak, of gebruik de eigen afspraakplanning van Reception met Google Calendar.
Elke Zapier-actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per geslaagde call; mislukte calls worden niet geteld. Wanneer het abonnement is opgebruikt, stoppen de acties totdat het wordt gereset.

Problemen oplossen

Probleem	Controleren
401 van Capsule	Begin de headerwaarde met `Bearer` en een spatie, en controleer of het token niet is verwijderd.
Bekende bellers worden niet gevonden	Capsule vergelijkt telefoonnummers zoals ze zijn opgeslagen. Sla nummers in één indeling op of zoek op naam of e-mailadres.
De receptionist maakt dubbele contacten	Geef in de beschrijving van de opzoektool aan dat deze alleen een contact moet toevoegen wanneer de beller niet is gevonden.
Een Capsule-actie verschijnt niet in Reception.ai	Selecteer Refresh tools in de Zapier-integratie nadat je acties hebt toegevoegd in Zapier.
Een actie toont Changed en wordt niet gebruikt	Je hebt deze bewerkt in Zapier. Selecteer Update op het tabblad Tools.