Rocket Matter
Voeg nieuwe bellers toe als Rocket Matter-contacten en maak opvolgtaken voor je team.
Je receptionist kan nieuwe bellers als contacten toevoegen in Rocket Matter, met een korte notitie over wat ze nodig hebben, en een opvolgtaak maken voor een advocaat of assistent. Reception maakt verbinding met Rocket Matter via Zapier, dat het inloggen bij Rocket Matter afhandelt.
Instellen
De Rocket Matter-acties toevoegen
Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de onderstaande acties toe en log in bij Rocket Matter wanneer Zapier daarom vraagt. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI het invullen, zoals aangegeven.
De tools toewijzen
Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe aan de Client (receptionist).
Een procedure toevoegen voor terugkerende bellers
De Rocket Matter-app van Zapier kan niet naar contacten zoeken. Voeg een procedure toe die je receptionist opdraagt te vragen of de beller al klant is, en alleen een contact te maken voor nieuwe bellers.
Testen
Test je receptionist als een nieuwe beller die op zoek is naar een advocaat. Het contact en een taak verschijnen in Rocket Matter.
Acties
Een nieuwe beller toevoegen
Een opvolgtaak maken
Een zaak openen gebeurt meestal na een belangenconflictcontrole, dus deze handleiding laat Create Matter over aan je team.
Wil je je receptionist consultaties in de agenda van het kantoor laten zetten, voeg dan Create Event toe en laat de AI de naam van het evenement, de begin- en eindtijd en de beschrijving invullen. De AI controleert niet op conflicten, dus spreek de tijd met de beller af als verzoek en laat je team deze bevestigen.
Voeg een regel toe die je receptionist opdraagt de gegevens van de beller te noteren en nooit juridisch advies te geven.
Beperkingen
- De Rocket Matter-app van Zapier heeft geen zoekacties, dus je receptionist kan bellers die al in Rocket Matter staan niet herkennen of hun zaken opzoeken.
- Taken en notities worden via het dossiernummer gekoppeld aan een zaak, en nieuwe bellers hebben dat nog niet. Taken voor nieuwe bellers zijn niet gekoppeld aan een zaak of contact.
- De Rocket Matter-app van Zapier kan beschikbaarheid niet controleren, dus je receptionist kan geen vrije tijden aanbieden. Gebruik voor realtime boekingen de eigen boekingsfunctie van Reception met Google Calendar, Calendly of Cal.com.
- Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per geslaagde oproep; mislukte oproepen tellen niet mee. Wanneer het abonnement op is, stoppen de acties totdat het wordt vernieuwd.