Rocket Matter
Ajoutez de nouveaux appelants comme contacts Rocket Matter et créez des tâches de suivi pour votre équipe.
Votre réceptionniste peut ajouter de nouveaux appelants comme contacts dans Rocket Matter, avec une brève note sur leurs besoins, et créer une tâche de suivi pour un avocat ou un assistant. Reception se connecte à Rocket Matter via Zapier, qui gère la connexion à Rocket Matter.
Configuration
Ajouter les actions Rocket Matter
Dans votre serveur MCP Zapier sur mcp.zapier.com, ajoutez les actions ci-dessous et connectez-vous à Rocket Matter lorsque Zapier vous le demande. Pour chaque champ, définissez une valeur fixe ou laissez l’IA le remplir, comme indiqué.
Attribuer les outils
Dans Reception.ai, ouvrez l’onglet Outils de l’intégration Zapier, sélectionnez Actualiser les outils, puis attribuez chaque action au Client (réceptionniste).
Ajouter une procédure pour les appelants récurrents
L’application Rocket Matter de Zapier ne peut pas rechercher de contacts. Ajoutez une procédure indiquant à votre réceptionniste de demander si l’appelant est déjà client et de créer un contact uniquement pour les nouveaux appelants.
Tester
Testez votre réceptionniste en vous faisant passer pour un nouvel appelant à la recherche d’un avocat. Le contact et une tâche apparaissent dans Rocket Matter.
Actions
Ajouter un nouvel appelant
Créer une tâche de suivi
L’ouverture d’un dossier intervient généralement après une vérification des conflits. Ce guide laisse donc l’action Créer un dossier à votre équipe.
Pour permettre à votre réceptionniste d’ajouter des consultations au calendrier du cabinet, ajoutez Créer un événement et laissez l’IA remplir le nom de l’événement, les heures de début et de fin, ainsi que la description. Cette action ne vérifie pas les conflits. Convenez donc de l’horaire avec l’appelant à titre de demande, puis demandez à votre équipe de le confirmer.
Ajoutez une règle indiquant à votre réceptionniste de noter les coordonnées de l’appelant et de ne jamais fournir de conseils juridiques.
Limites
- L’application Rocket Matter de Zapier ne propose aucune action de recherche. Votre réceptionniste ne peut donc pas identifier les appelants déjà présents dans Rocket Matter ni rechercher leurs dossiers.
- Les tâches et les notes sont liées à un dossier par son numéro de dossier, et les nouveaux appelants n’en ont pas encore. Les tâches concernant de nouveaux appelants ne sont liées ni à un dossier ni à un contact.
- L’application Rocket Matter de Zapier ne peut pas vérifier les disponibilités. Votre réceptionniste ne peut donc pas proposer de créneaux libres. Pour les réservations en temps réel, utilisez la réservation intégrée de Reception avec Google Calendar, Calendly ou Cal.com.
- Chaque action exécutée par votre réceptionniste utilise des tâches de votre forfait Zapier. Zapier compte actuellement deux tâches par appel réussi ; les appels échoués ne sont pas comptabilisés. Lorsque le forfait est épuisé, les actions s’arrêtent jusqu’à sa réinitialisation.