Filevine | ElevenLabs Documentation

Votre réceptionniste peut rechercher un appelant dans Filevine ou l’ajouter comme nouveau contact, puis ouvrir un projet d’admission pour une nouvelle demande. L’API de Filevine nécessite un jeton qui expire rapidement et que les connecteurs de Reception ne peuvent pas renouveler. Reception se connecte donc via Zapier.

L’application Filevine de Zapier fonctionne avec les contacts et les projets Filevine. Elle ne propose aucune action pour Lead Docket, et ne peut donc pas ajouter de prospects à votre processus d’admission Lead Docket.

Configuration

Connecter Zapier

Si ce n’est pas déjà fait, connectez Zapier dans Reception.ai.

Ajouter les actions Filevine

Dans votre serveur MCP Zapier sur mcp.zapier.com, ajoutez les actions ci-dessous et connectez votre compte Filevine lorsque Zapier vous le demande. Pour chaque champ, définissez une valeur fixe ou laissez l’IA le renseigner, comme indiqué.

Attribuer les outils

Dans Reception.ai, ouvrez l’onglet Tools de l’intégration Zapier, sélectionnez Refresh tools, puis attribuez chaque action au Client (réceptionniste).

Le tester

Testez votre réceptionniste en vous faisant passer pour un nouvel appelant à la recherche d’un avocat. Le contact et un projet d’admission apparaissent dans Filevine.

Actions

Rechercher ou ajouter l’appelant

Champ	Valeur
Action Zapier	Find or Create Contact
À définir dans Zapier	Field : le champ de contact à rechercher, par exemple le téléphone. Contact Types : le type destiné aux appelants.
À laisser l’IA renseigner	La valeur de recherche, le prénom, le nom, les Phone Numbers et les Email Addresses.
Attribuer à	Client

Ouvrir un projet d’admission

Champ	Valeur
Action Zapier	Create Project
À définir dans Zapier	Project Type : le type de projet que vous utilisez pour l’admission.
À laisser l’IA renseigner	Contact (de l’action précédente), le nom du projet et la date de l’incident si l’appelant en a une.
Attribuer à	Client

Si votre cabinet effectue une vérification des conflits avant d’ouvrir un projet, n’incluez pas Create Project et laissez votre équipe ouvrir les projets à partir du résumé d’appel.

Ajoutez une règle indiquant à votre réceptionniste de recueillir les coordonnées de l’appelant et de ne jamais donner de conseils juridiques.

Limites

L’application Filevine de Zapier ne propose aucune action pour les notes ni les tâches. Votre réceptionniste ne peut donc pas enregistrer l’appel ni attribuer un suivi dans Filevine. Votre équipe reçoit les informations via les résumés post-appel de Reception.
L’application Filevine de Zapier ne peut pas vérifier les disponibilités. Votre réceptionniste ne peut donc pas proposer de créneaux libres. Pour une réservation en temps réel, utilisez la réservation intégrée de Reception avec Google Calendar, Calendly ou Cal.com.
Chaque action exécutée par votre réceptionniste consomme des tâches de votre forfait Zapier. Zapier compte actuellement deux tâches par appel réussi ; les appels échoués ne sont pas comptabilisés. Lorsque le forfait est épuisé, les actions s’arrêtent jusqu’à sa réinitialisation.

Résolution des problèmes

Problème	Vérification à effectuer
Une action Filevine n’apparaît pas dans Reception.ai	Sélectionnez Refresh tools dans l’intégration Zapier après avoir ajouté les actions dans Zapier.
Une action affiche Changed et n’est pas utilisée	Vous l’avez modifiée dans Zapier. Sélectionnez Update dans l’onglet Tools.
Les appelants récurrents sont ajoutés deux fois	Filevine compare les valeurs telles qu’elles sont enregistrées. Enregistrez les numéros de téléphone dans un format unique ou définissez Field sur l’email.
Les projets ne sont pas liés à l’appelant	Votre réceptionniste a besoin du contact issu de Find or Create Contact. Exécutez cette action en premier.
Les prospects n’arrivent pas dans Lead Docket	L’application Filevine de Zapier écrit dans les projets Filevine. Vérifiez la liste des projets dans Filevine.