Odoo
Votre réceptionniste peut vérifier si un appelant figure déjà parmi vos contacts Odoo et ajouter de nouveaux appelants à Odoo CRM en tant que prospects, avec leurs besoins, afin que votre équipe commerciale puisse assurer le suivi. Deux options s’offrent à vous :
- Les outils webhook appellent directement l’API JSON-2 d’Odoo, sans compte Zapier ni utilisation de tâches Zapier. Ils nécessitent Odoo 19 ou version ultérieure, Community ou Enterprise, hébergé sur odoo.com, Odoo.sh ou votre propre serveur.
- Zapier fonctionne aussi avec les anciennes versions d’Odoo, mais chaque action utilise des tâches de votre forfait Zapier et ne peut pas rechercher une base de données auto-hébergée.
Utilisez les outils webhook si votre base de données fonctionne sous Odoo 19 ou une version ultérieure. L’ancienne API d’Odoo, JSON-RPC, reçoit les arguments de chaque méthode sous la forme d’une liste mixte de valeurs que les outils webhook ne peuvent pas construire. Pour les versions antérieures, utilisez donc Zapier.
Odoo autorise uniquement les applications externes à accéder à vos données avec son forfait Custom. Si votre base de données est hébergée par Odoo avec le forfait One App Free ou Standard, vérifiez votre forfait avant de commencer.
Option 1 : Outils webhook (recommandé)
Vérifier votre version d’Odoo
Votre version d’Odoo est indiquée en bas de la page Paramètres. Les outils webhook nécessitent la version 19 ou une version ultérieure. Pour une base de données auto-hébergée, le serveur doit être accessible depuis Internet via HTTPS.
Créer un utilisateur pour Reception.ai
Dans Paramètres → Utilisateurs et entreprises → Utilisateurs, créez un utilisateur interne pour Reception.ai. Accordez-lui l’accès Ventes : Utilisateur : tous les documents, sans accès aux autres applications, afin que la clé API ne puisse effectuer que les actions nécessaires aux outils. L’accès Utilisateur : tous les documents lui permet d’attribuer les nouveaux prospects au commercial de votre choix.
Créer une clé API
Les clés API des utilisateurs qui ne sont pas administrateurs durent au maximum trois mois. Pour obtenir une clé valable un an :
- En tant qu’administrateur, activez le mode développeur, puis accédez à Paramètres → Utilisateurs et entreprises → Groupes.
- Créez un groupe nommé, par exemple,
Clé API Reception.ai, définissez Durée maximale des clés API en jours sur365, puis ajoutez-y l’utilisateur Reception.ai.
Connectez-vous ensuite en tant qu’utilisateur Reception.ai, ouvrez Préférences → Sécurité du compte, puis sélectionnez Nouvelle clé API. Nommez-la, par exemple, Reception.ai, choisissez la durée maximale proposée et copiez immédiatement la clé : Odoo ne l’affiche qu’une seule fois. Notez sa date d’expiration et remplacez-la avant cette date.
La clé API peut faire tout ce que l’utilisateur Reception.ai est autorisé à faire. Ne la placez pas dans des documents partagés et supprimez-la dans Odoo en cas de fuite.
Trouver les ID du commercial et de l’équipe commerciale
Ouvrez l’utilisateur du commercial dans Paramètres → Utilisateurs et entreprises → Utilisateurs. Le numéro à la fin de l’adresse de la page est l’ID utilisateur. Faites de même pour l’équipe commerciale dans CRM → Configuration → Équipes commerciales.
Créer les outils webhook
Pour chaque outil ci-dessous, accédez à Intégrations, sélectionnez Ajouter une intégration, puis choisissez Outil webhook. Remplacez YOUR_ODOO_ADDRESS par l’adresse de votre base de données, par exemple mycompany.odoo.com.
Chaque outil envoie les mêmes en-têtes de requête :
Authorization(Secret) :Bearersuivi de votre clé APIX-Odoo-Database(Valeur) : le nom de votre base de données. Requis uniquement si votre propre serveur héberge plusieurs bases de données.
Rechercher l’appelant
L’opérateur =ilike correspond au nom complet ou à l’adresse email, sans tenir compte des majuscules. Une recherche sur « Jane » ne liste donc pas toutes les personnes nommées Jane. Odoo renvoie uniquement l’ID et le nom de chaque résultat. La recherche de contacts d’Odoo ne couvre pas les numéros de téléphone : votre réceptionniste doit donc demander une adresse email ou un nom.
Ajouter l’appelant comme prospect
Odoo attend les champs du nouveau prospect dans un objet vals_list. Sélectionnez Ajouter un champ sur vals_list pour chacun des éléments suivants :
name(chaîne, requis, issu de la conversation) : « Le titre du prospect, par exemple : Devis cuisine - Jane Doe. »contact_name(chaîne, requis, issu de la conversation) : « Le nom complet de l’appelant. »email_from(chaîne, issu de la conversation) : « L’adresse email de l’appelant, s’il l’a fournie. »phone(chaîne, requis, issu de la conversation) : « Le numéro de téléphone de l’appelant au format international, par exemple +14155550123. »description(chaîne, requis, issu de la conversation) : « Les besoins de l’appelant, en quelques phrases. »user_id(entier, valeur fixe) : l’ID utilisateur du commercialteam_id(entier, valeur fixe) : l’ID de l’équipe commerciale
Le commercial et l’équipe sont des valeurs fixes : chaque prospect leur est donc attribué, même si l’IA envoie d’autres ID. Omettez les champs tels que le chiffre d’affaires attendu, afin que votre réceptionniste ne fasse pas d’estimation de montant.
Sélectionnez Activer sur chaque outil, puis testez votre réceptionniste en tant que contact existant fournissant son adresse email, puis en tant que nouvel appelant demandant un devis. Le nouveau prospect apparaît dans votre pipeline Odoo CRM.
Option 2 : Zapier
Ajouter les actions Odoo
Dans votre serveur MCP Zapier sur mcp.zapier.com, ajoutez les actions ci-dessous de l’application Odoo CRM et connectez-vous à Odoo lorsque Zapier vous le demande. Pour chaque champ, définissez une valeur fixe ou laissez l’IA le renseigner, comme indiqué.
L’application Odoo CRM fonctionne avec les bases de données hébergées sur odoo.com. Pour une base de données auto-hébergée, consultez les limitations.
Les actions peuvent effectuer tout ce que l’utilisateur Odoo avec lequel vous vous connectez est autorisé à faire. Envisagez d’utiliser un utilisateur dédié ayant accès uniquement au CRM et aux contacts.
Attribuer les outils
Dans Reception.ai, ouvrez l’onglet Outils de l’intégration Zapier, sélectionnez Actualiser les outils, puis attribuez chaque action au Client (réceptionniste).
Tester
Testez votre réceptionniste en tant que contact existant fournissant son adresse email, puis en tant que nouvel appelant demandant un devis. Le nouveau prospect apparaît dans votre pipeline Odoo CRM.
Actions Zapier
Rechercher l’appelant
L’application Zapier d’Odoo recherche les contacts par nom ou adresse email, et non par numéro de téléphone. Votre réceptionniste doit donc demander l’un de ces éléments.
Ajouter l’appelant comme prospect
Laissez vides les champs tels que le chiffre d’affaires attendu, afin que votre réceptionniste ne fasse pas d’estimation de montant.
Quelle que soit l’option choisie, ajoutez une procédure afin que votre réceptionniste demande l’adresse email de l’appelant et le recherche avant de créer un prospect.
La recherche peut renvoyer des contacts qui ne sont pas l’appelant, et Rechercher un contact dans Zapier renvoie toutes les informations enregistrées sur le contact. Ajoutez une règle indiquant à votre réceptionniste de ne jamais communiquer les informations d’un contact à l’appelant et de les utiliser uniquement pour reconnaître l’appelant.
Limitations
- Votre réceptionniste ne peut pas rechercher les appelants par numéro de téléphone. Il lui faut leur adresse email ou leur nom exact.
- La description du prospect contient ce que souhaitait l’appelant. L’application Odoo CRM de Zapier ne propose aucune action pour ajouter une note ou consigner un appel.
- Avec les outils webhook, la clé API expire. Remplacez-la avant sa date d’expiration, sinon les outils cessent de fonctionner.
- Avec Zapier, une base de données Odoo auto-hébergée nécessite à la place l’application Odoo ERP Self Hosted de Zapier. Son action Créer un prospect/opportunité ajoute des prospects, mais ne propose aucune action de recherche. Un appelant récurrent peut donc être ajouté deux fois. Les outils webhook peuvent rechercher une base de données auto-hébergée sous Odoo 19 ou une version ultérieure.
- Votre réceptionniste ne peut pas vérifier les disponibilités ni planifier des rendez-vous dans Odoo. Utilisez plutôt la réservation intégrée de Reception avec Google Calendar.
- Avec Zapier, chaque action exécutée par votre réceptionniste utilise des tâches de votre forfait Zapier. Zapier compte actuellement deux tâches par appel réussi ; les appels échoués ne sont pas comptabilisés. Lorsque le forfait est épuisé, les actions s’arrêtent jusqu’à sa réinitialisation.