Odoo
Busca a quienes llaman entre tus contactos de Odoo y añade a quienes llaman por primera vez como leads de CRM.
Tu recepcionista puede comprobar si quien llama ya es uno de tus contactos de Odoo y añadir a nuevos interlocutores a Odoo CRM como oportunidades, junto con lo que necesitan, para que tu equipo de ventas pueda hacer seguimiento. Hay dos formas de conectar:
- Las herramientas de webhook llaman directamente a la API JSON-2 de Odoo, sin cuenta de Zapier ni uso de tareas de Zapier. Requieren Odoo 19 o posterior, Community o Enterprise, alojado en odoo.com, en Odoo.sh o en tu propio servidor.
- Zapier también funciona con versiones anteriores de Odoo, pero cada acción utiliza tareas de tu plan de Zapier y no puede buscar en una base de datos autoalojada.
Usa herramientas de webhook si tu base de datos ejecuta Odoo 19 o posterior. La API anterior de Odoo, JSON-RPC, recibe los argumentos de cada método como una única lista mixta de valores, que las herramientas de webhook no pueden crear; por eso, en versiones anteriores usa Zapier.
Odoo solo permite que aplicaciones externas accedan a tus datos en su plan Custom. Si tu base de datos está alojada por Odoo en el plan One App Free o Standard, comprueba tu plan antes de empezar.
Opción 1: Herramientas de webhook (recomendado)
Comprueba tu versión de Odoo
Tu versión de Odoo aparece al final de la página Ajustes. Las herramientas de webhook necesitan la versión 19 o posterior. En una base de datos autoalojada, el servidor debe ser accesible desde Internet mediante HTTPS.
Crea un usuario para Reception.ai
En Ajustes → Usuarios y empresas → Usuarios, crea un usuario interno para Reception.ai. Dale acceso a Ventas: Usuario: todos los documentos y ningún acceso a otras aplicaciones, para que la clave de API solo pueda hacer lo que necesitan las herramientas. Usuario: todos los documentos le permite asignar nuevas oportunidades al comercial que elijas.
Crea una clave de API
Las claves de API de usuarios que no son administradores duran como máximo tres meses. Para obtener una clave que dure un año:
- Como administrador, activa el modo de desarrollador y ve a Ajustes → Usuarios y empresas → Grupos.
- Crea un grupo llamado, por ejemplo,
Reception.ai API key, establece Duración máxima de las claves de API en días en365y añade a él el usuario de Reception.ai.
Después, inicia sesión como usuario de Reception.ai, abre Preferencias → Seguridad de la cuenta y selecciona Nueva clave de API. Ponle un nombre, por ejemplo Reception.ai, elige la duración más larga disponible y copia la clave inmediatamente: Odoo solo la muestra una vez. Anota la fecha de caducidad y sustituye la clave antes de esa fecha.
La clave de API puede hacer todo lo que pueda hacer el usuario de Reception.ai. No la incluyas en documentos compartidos y elimínala en Odoo si se filtra.
Busca los ID del comercial y del equipo de ventas
Abre el usuario del comercial en Ajustes → Usuarios y empresas → Usuarios. El número al final de la dirección de la página es el ID de usuario. Haz lo mismo con el equipo de ventas en CRM → Configuración → Equipos de ventas.
Crea las herramientas de webhook
Para cada herramienta a continuación, ve a Integraciones, selecciona Añadir integración y elige Herramienta de webhook. Sustituye YOUR_ODOO_ADDRESS por la dirección de tu base de datos, por ejemplo mycompany.odoo.com.
Todas las herramientas envían los mismos encabezados de solicitud:
Authorization(Secreto):Bearerseguido de tu clave de APIX-Odoo-Database(Valor): el nombre de tu base de datos. Solo es necesario si tu propio servidor aloja más de una base de datos.
Busca a quien llama
El operador =ilike coincide con el nombre completo o la dirección de correo electrónico, sin distinguir mayúsculas, por lo que una búsqueda de “Jane” no muestra a todas las Jane. Odoo devuelve solo el ID y el nombre de cada coincidencia. La búsqueda de contactos de Odoo no incluye números de teléfono, así que tu recepcionista debe pedir una dirección de correo electrónico o un nombre.
Añade a quien llama como oportunidad
Odoo espera los campos de la nueva oportunidad dentro de un objeto vals_list. Selecciona Añadir campo en vals_list para cada uno de estos:
name(cadena, obligatorio, de la conversación): “El título de la oportunidad, por ejemplo: Presupuesto de cocina - Jane Doe.”contact_name(cadena, obligatorio, de la conversación): “El nombre completo de quien llama.”email_from(cadena, de la conversación): “La dirección de correo electrónico de quien llama, si la ha proporcionado.”phone(cadena, obligatorio, de la conversación): “El número de teléfono de quien llama en formato internacional, por ejemplo +14155550123.”description(cadena, obligatorio, de la conversación): “Lo que necesita quien llama, en unas pocas frases.”user_id(entero, valor fijo): el ID de usuario del comercialteam_id(entero, valor fijo): el ID del equipo de ventas
El comercial y el equipo son valores fijos, por lo que todas las oportunidades irán a ellos aunque la IA envíe otros ID. Omite campos como los ingresos previstos, para que tu recepcionista no estime importes.
Selecciona Activar en cada herramienta y después prueba tu recepcionista como un contacto existente que proporciona su dirección de correo electrónico y, después, como una persona nueva que llama para pedir un presupuesto. La nueva oportunidad aparecerá en tu embudo de Odoo CRM.
Opción 2: Zapier
Añade las acciones de Odoo
En tu servidor MCP de Zapier en mcp.zapier.com, añade las acciones siguientes de la aplicación Odoo CRM e inicia sesión en Odoo cuando Zapier te lo pida. Para cada campo, establece un valor fijo o deja que la IA lo complete, según se indica.
La aplicación Odoo CRM funciona con bases de datos alojadas en odoo.com. Para una base de datos autoalojada, consulta las Limitaciones.
Las acciones pueden hacer todo lo que pueda hacer el usuario de Odoo con el que inicias sesión. Considera usar un usuario específico con acceso únicamente a CRM y contactos.
Asigna las herramientas
En Reception.ai, abre la pestaña Herramientas de la integración de Zapier, selecciona Actualizar herramientas y asigna cada acción al Cliente (recepcionista).
Pruébalo
Prueba tu recepcionista como un contacto existente que proporciona su dirección de correo electrónico y, después, como una persona nueva que llama para pedir un presupuesto. La nueva oportunidad aparecerá en tu embudo de Odoo CRM.
Acciones de Zapier
Busca a quien llama
La aplicación de Zapier para Odoo busca contactos por nombre o dirección de correo electrónico, no por número de teléfono, así que tu recepcionista debe pedir uno de los dos.
Añade a quien llama como oportunidad
Deja vacíos campos como los ingresos previstos, para que tu recepcionista no estime importes.
Sea cual sea la opción que uses, añade un procedimiento para que tu recepcionista pida la dirección de correo electrónico de quien llama y lo busque antes de crear una oportunidad.
La búsqueda puede devolver contactos que no sean quien llama, y Find Contact en Zapier devuelve todo lo guardado en el contacto. Añade una regla que indique a tu recepcionista que nunca lea los datos de un contacto a quien llama y que los use solo para reconocerle.
Limitaciones
- Tu recepcionista no puede buscar a quien llama por número de teléfono. Necesita su dirección de correo electrónico o su nombre exacto.
- La descripción de la oportunidad contiene lo que quería quien llama. La aplicación Odoo CRM de Zapier no tiene ninguna acción para añadir una nota ni registrar una llamada.
- Con herramientas de webhook, la clave de API caduca. Sustitúyela antes de su fecha de caducidad o las herramientas dejarán de funcionar.
- Con Zapier, una base de datos de Odoo autoalojada necesita en su lugar la aplicación Odoo ERP Self Hosted de Zapier. Su acción Create Lead/Opportunity añade oportunidades, pero no tiene acciones de búsqueda, por lo que una persona que vuelve a llamar puede añadirse dos veces. Las herramientas de webhook pueden buscar en una base de datos autoalojada con Odoo 19 o posterior.
- Tu recepcionista no puede comprobar disponibilidad ni reservar reuniones en Odoo. Usa en su lugar las reservas propias de Reception con Google Calendar.
- Con Zapier, cada acción que ejecuta tu recepcionista utiliza tareas de tu plan de Zapier. Actualmente, Zapier cuenta dos tareas por llamada correcta; las llamadas fallidas no se cuentan. Cuando se agota el plan, las acciones se detienen hasta que se restablece.