Rocket Matter
Añade a quienes llaman por primera vez como contactos de Rocket Matter y crea tareas de seguimiento para tu equipo.
Tu recepcionista puede añadir a quienes llaman por primera vez como contactos en Rocket Matter, con una breve nota sobre lo que necesitan, y crear una tarea de seguimiento para un abogado o asistente. Reception se conecta a Rocket Matter mediante Zapier, que gestiona el inicio de sesión en Rocket Matter.
Configuración
Añade las acciones de Rocket Matter
En tu servidor MCP de Zapier en mcp.zapier.com, añade las acciones que aparecen abajo e inicia sesión en Rocket Matter cuando Zapier te lo pida. Para cada campo, establece un valor fijo o deja que la IA lo complete, según se indica.
Asigna las herramientas
En Reception.ai, abre la pestaña Tools de la integración de Zapier, selecciona Refresh tools y asigna cada acción al Client (recepcionista).
Añade un procedimiento para quienes vuelven a llamar
La aplicación de Rocket Matter de Zapier no puede buscar contactos. Añade un procedimiento que indique a tu recepcionista que pregunte si quien llama ya es cliente y que cree un contacto solo para quienes llaman por primera vez.
Pruébalo
Prueba tu recepcionista como alguien que llama por primera vez y busca un abogado. El contacto y una tarea aparecerán en Rocket Matter.
Acciones
Añadir a quien llama por primera vez
Crear una tarea de seguimiento
Abrir un asunto suele hacerse después de una comprobación de conflictos, por lo que esta guía deja Create Matter para tu equipo.
Para permitir que tu recepcionista programe consultas en el calendario del despacho, añade Create Event y deja que la IA complete el nombre del evento, las horas de inicio y fin, y la descripción. No comprueba conflictos, así que acuerda la hora con quien llama como una solicitud y haz que tu equipo la confirme.
Añade una regla que indique a tu recepcionista que anote los datos de quien llama y que nunca dé asesoramiento legal.
Limitaciones
- La aplicación de Rocket Matter de Zapier no tiene acciones de búsqueda, por lo que tu recepcionista no puede reconocer a quienes ya están en Rocket Matter ni buscar sus asuntos.
- Las tareas y notas se vinculan a un asunto mediante su número de expediente, y quienes llaman por primera vez aún no tienen uno. Las tareas de quienes llaman por primera vez no se vinculan a un asunto ni a un contacto.
- La aplicación de Rocket Matter de Zapier no puede comprobar la disponibilidad, por lo que tu recepcionista no puede ofrecer horarios libres. Para reservas en tiempo real, usa las reservas propias de Reception con Google Calendar, Calendly o Cal.com.
- Cada acción que ejecuta tu recepcionista consume tareas de tu plan de Zapier. Actualmente, Zapier cuenta dos tareas por cada llamada correcta; las llamadas fallidas no cuentan. Cuando se agota el plan, las acciones se detienen hasta que se restablece.