Rocket Matter
Sua recepcionista pode adicionar quem liga pela primeira vez como contato no Rocket Matter, com uma breve observação sobre o que precisa, e criar uma tarefa de acompanhamento para um advogado ou assistente. O Reception se conecta ao Rocket Matter pelo Zapier, que gerencia o login no Rocket Matter.
Configurar
Adicionar as ações do Rocket Matter
No seu servidor MCP do Zapier em mcp.zapier.com, adicione as ações abaixo e entre no Rocket Matter quando o Zapier solicitar. Para cada campo, defina um valor fixo ou deixe a IA preenchê-lo, conforme indicado.
Atribuir as ferramentas
No Reception.ai, abra a guia Tools da integração do Zapier, selecione Refresh tools e atribua cada ação ao Client (recepcionista).
Adicionar um procedimento para quem já ligou
O app Rocket Matter do Zapier não consegue pesquisar contatos. Adicione um procedimento instruindo sua recepcionista a perguntar se a pessoa já é cliente e criar um contato apenas para quem liga pela primeira vez.
Testar
Teste sua recepcionista como alguém que liga pela primeira vez procurando um advogado. O contato e uma tarefa aparecerão no Rocket Matter.
Ações
Adicionar alguém que liga pela primeira vez
Criar uma tarefa de acompanhamento
A abertura de um caso normalmente ocorre após uma verificação de conflito, então este guia deixa Create Matter para sua equipe.
Para permitir que sua recepcionista agende consultas no calendário do escritório, adicione Create Event e deixe a IA preencher o nome do evento, os horários de início e término e a descrição. Ela não verifica conflitos, então combine o horário com quem ligou como uma solicitação e peça para sua equipe confirmá-lo.
Adicione uma regra instruindo sua recepcionista a registrar os dados de quem ligou e nunca oferecer aconselhamento jurídico.
Limitações
- O app Rocket Matter do Zapier não tem ações de pesquisa, então sua recepcionista não consegue reconhecer pessoas que já estão no Rocket Matter nem consultar seus casos.
- Tarefas e observações são vinculadas a um caso pelo número do arquivo, e quem liga pela primeira vez ainda não tem um. Tarefas para essas pessoas não são vinculadas a um caso ou contato.
- O app Rocket Matter do Zapier não consegue verificar disponibilidade, então sua recepcionista não pode oferecer horários livres. Para agendamentos em tempo real, use o próprio agendamento do Reception com o Google Calendar, Calendly ou Cal.com.
- Cada ação executada pela sua recepcionista usa tarefas do seu plano Zapier. Atualmente, o Zapier contabiliza duas tarefas por chamada bem-sucedida; chamadas com falha não são contabilizadas. Quando o plano acaba, as ações param até que ele seja renovado.