Rocket Matter
Aggiungi i nuovi chiamanti come contatti Rocket Matter e crea attività di follow-up per il tuo team.
La tua receptionist può aggiungere nuovi chiamanti come contatti in Rocket Matter, con una breve nota sulle loro esigenze, e creare un’attività di follow-up per un avvocato o un assistente. Reception si connette a Rocket Matter tramite Zapier, che gestisce l’accesso a Rocket Matter.
Configurazione
Aggiungi le azioni Rocket Matter
Nel tuo server MCP Zapier su mcp.zapier.com, aggiungi le azioni qui sotto e accedi a Rocket Matter quando Zapier lo richiede. Per ogni campo, imposta un valore fisso oppure lascia che l’IA lo compili, come indicato.
Assegna gli strumenti
In Reception.ai, apri la scheda Tools dell’integrazione Zapier, seleziona Refresh tools e assegna ogni azione al Client (receptionist).
Aggiungi una procedura per chi richiama
L’app Rocket Matter di Zapier non può cercare i contatti. Aggiungi una procedura che indichi alla receptionist di chiedere se il chiamante è già cliente e di creare un contatto solo per i nuovi chiamanti.
Provalo
Metti alla prova la receptionist fingendoti un nuovo chiamante in cerca di un avvocato. Il contatto e un’attività verranno visualizzati in Rocket Matter.
Azioni
Aggiungi un nuovo chiamante
Crea un’attività di follow-up
L’apertura di una pratica avviene generalmente dopo un controllo dei conflitti, quindi questa guida lascia Create Matter al tuo team.
Per consentire alla receptionist di inserire le consulenze nel calendario dello studio, aggiungi Create Event e lascia che l’IA compili il nome dell’evento, gli orari di inizio e fine e la descrizione. Non verifica eventuali conflitti, quindi concorda l’orario con il chiamante come richiesta e fai in modo che il team lo confermi.
Aggiungi una regola che indichi alla receptionist di prendere nota dei dati del chiamante e di non fornire mai consulenza legale.
Limitazioni
- L’app Rocket Matter di Zapier non dispone di azioni di ricerca, quindi la receptionist non può riconoscere i chiamanti già presenti in Rocket Matter né cercare le loro pratiche.
- Attività e note sono collegate a una pratica tramite il relativo numero di fascicolo, e i nuovi chiamanti non ne hanno ancora uno. Le attività per i nuovi chiamanti non sono collegate a una pratica o a un contatto.
- L’app Rocket Matter di Zapier non può verificare la disponibilità, quindi la receptionist non può proporre orari liberi. Per prenotazioni in tempo reale, usa la prenotazione integrata di Reception con Google Calendar, Calendly o Cal.com.
- Ogni azione eseguita dalla receptionist utilizza task del tuo piano Zapier. Attualmente Zapier conta due task per ogni chiamata riuscita; le chiamate non riuscite non vengono conteggiate. Quando il piano si esaurisce, le azioni si interrompono fino al ripristino.