Vai alla navigazione
IntegrazioniGuide alla configurazioneCRM

ERPNext

Riconosci i chiamanti e registra i nuovi chiamanti come lead ERPNext per il tuo team commerciale.

Con gli strumenti webhook qui sotto, la tua receptionist può riconoscere i chiamanti che sono già lead in ERPNext, registrare nuovi chiamanti come lead con nome, numero di telefono e una nota su ciò di cui hanno bisogno, e lasciare un commento sui lead esistenti, così il tuo team vendite potrà richiamarli. ERPNext e il framework Frappe accettano una chiave API e un segreto statici, oltre a body delle richieste JSON, quindi questa configurazione funziona su Frappe Cloud e su siti self-hosted.

Prima di iniziare

1

Crea un utente API

In ERPNext, crea un utente per Reception.ai, ad esempio reception@yourcompany.com, e assegnagli solo il ruolo Sales User. Le richieste API vengono eseguite con le autorizzazioni di questo utente, quindi non usare un amministratore.

2

Genera le chiavi

Apri l’utente, seleziona la scheda Settings, espandi API Access e seleziona Generate Keys. Copia subito l’API Secret dal popup: ERPNext lo mostra una sola volta. L’API Key resta visibile nella stessa sezione.

Ogni strumento qui sotto invia un header della richiesta denominato Authorization con il valore token API_KEY:API_SECRET, in cui la chiave e il segreto sono separati da due punti. Imposta il suo Type su Secret.

La chiave e il segreto possono leggere e modificare tutto ciò che il ruolo Sales User consente. Non inserirli in documenti condivisi e seleziona di nuovo Generate Keys per sostituirli se vengono divulgati.

3

Trova l’indirizzo del tuo sito

Gli URL dei tuoi strumenti iniziano con l’indirizzo che apri nel browser per usare ERPNext. Le tabelle seguenti usano https://YOUR-SITE.example.com; sostituiscilo con il tuo.

Crea gli strumenti

Per ogni strumento, vai su Integrations, seleziona Add integration, scegli Webhook Tool e imposta Assign to agents su Receptionist. Imposta Value su Fixed value per ogni parametro contrassegnato con “Sempre” qui sotto.

Trova un lead

CampoValore
Nomefind_erpnext_lead
Descrizione”Trova il chiamante tra i nostri lead in base al numero di telefono. Usalo all’inizio di una chiamata per verificare se ci ha già contattato.”
MetodoGET
URLhttps://YOUR-SITE.example.com/api/resource/Lead
Header della richiestaAuthorization: token API_KEY:API_SECRET
Parametri della queryor_filters (stringa, obbligatorio): “Un filtro sulle ultime sette cifre del numero del chiamante, esattamente come [["mobile_no","like","%5550123%"],["phone","like","%5550123%"]].”
fields (stringa): Sempre ["name","lead_name","status"].
limit_page_length (intero): Sempre 5.

Registra un nuovo lead

CampoValore
Nomecreate_erpnext_lead
Descrizione”Registra il chiamante come nuovo lead quando find_erpnext_lead non lo trova.”
MetodoPOST
URLhttps://YOUR-SITE.example.com/api/resource/Lead
Header della richiestaAuthorization: token API_KEY:API_SECRET
Parametri del bodyfirst_name (stringa, obbligatorio): “Il nome del chiamante.”
last_name (stringa): “Il cognome del chiamante.”
mobile_no (stringa, obbligatorio): “Il numero di telefono del chiamante in formato internazionale, ad esempio +14155550123.”
email_id (stringa): “L’indirizzo email del chiamante, se ne ha fornito uno.”
lead_owner (stringa): Sempre l’indirizzo email del venditore che richiama i nuovi lead.
notes (array): vedi sotto.

Per impostare l’origine dei lead, aggiungi source (stringa) come valore fisso che corrisponda esattamente a uno dei tuoi record Lead Source. In ERPNext 16 e versioni successive, il campo è invece utm_source e deve corrispondere a un record UTM Source.

notes compila la scheda Notes del lead. Assegnagli la descrizione “Invia esattamente un elemento, con ciò di cui il chiamante ha bisogno.” In Each item, scegli object, quindi seleziona Add field per ciascuno di questi elementi:

  • note (stringa, obbligatorio): “Di cosa ha bisogno il chiamante e quando desidera essere richiamato.”
  • added_by (stringa): Sempre l’indirizzo email dell’utente API.

Registra i dettagli della chiamata

CampoValore
Nomeadd_erpnext_lead_comment
Descrizione”Lascia un commento sul lead del chiamante con ciò di cui ha bisogno. Usalo quando find_erpnext_lead ha trovato il chiamante, indicando il nome del lead, ad esempio CRM-LEAD-2026-00012.”
MetodoPOST
URLhttps://YOUR-SITE.example.com/api/method/frappe.desk.form.utils.add_comment
Header della richiestaAuthorization: token API_KEY:API_SECRET
Parametri del bodyreference_doctype (stringa): Sempre Lead.
reference_name (stringa, obbligatorio): “Il nome del lead, ottenuto da find_erpnext_lead o create_erpnext_lead.”
content (stringa, obbligatorio): “Di cosa ha bisogno il chiamante e quando desidera essere richiamato.”
comment_email (stringa): Sempre l’indirizzo email dell’utente API.
comment_by (stringa): Sempre Reception.ai.

Seleziona Enable su ogni strumento, poi testa la tua receptionist come nuovo chiamante che chiede di essere richiamato. Il lead appare nell’elenco Lead, assegnato al tuo venditore, con il commento della receptionist.

Aggiungi una procedura per i chiamanti: trova il lead, quindi registralo con una nota se non viene trovato, oppure registra i dettagli della chiamata sul lead trovato. Aggiungi una regola affinché la receptionist non legga mai i record dei lead ai chiamanti.

La receptionist scrive il filtro di ricerca in base alla conversazione, quindi un chiamante potrebbe cercare di indurla a cercare i lead di altre persone. Lo strumento restituisce solo fino a cinque nomi e stati, ma mantieni attiva la regola precedente. Se Sales User concede più accesso di quanto desideri, ad esempio a clienti e preventivi, crea un ruolo personalizzato che possa solo leggere, creare e commentare i lead.

Limitazioni

  • La ricerca considera le ultime sette cifre del numero. I numeri memorizzati con spazi o trattini all’interno di queste cifre non vengono trovati e due chiamanti possono condividere le stesse ultime sette cifre.
  • Questa configurazione copre solo i lead. La receptionist non cerca contatti o clienti e non crea opportunità.

Risoluzione dei problemi

ProblemaCosa verificare
401 o 403 da ERPNextIl valore dell’header deve essere token, uno spazio, quindi la chiave e il segreto uniti da due punti. Verifica che l’utente sia abilitato e abbia Sales User.
I chiamanti noti non vengono trovatiMemorizza i numeri senza spazi o trattini e verifica che il numero sia nel campo Mobile No o Phone del lead.
Errore relativo al proprietario o all’origine del leadlead_owner deve essere l’indirizzo email di un utente abilitato e source deve corrispondere esattamente a un Lead Source (utm_source e un UTM Source in ERPNext 16 e versioni successive).
Errore relativo al numero di telefonoERPNext verifica i numeri di telefono. Indica alla receptionist di inviare solo cifre, con un + iniziale facoltativo.
Errore relativo a added_byadded_by in notes deve essere l’indirizzo email di un utente abilitato, ad esempio quello dell’utente API.
Il commento non viene aggiuntoreference_name deve essere il nome di un lead esistente, ad esempio CRM-LEAD-2026-00012. Verifica che lo strumento di ricerca o creazione sia stato eseguito prima.