ERPNext | ElevenLabs Documentation

Met de onderstaande webhooktools kan je receptioniste bellers herkennen die al leads in ERPNext zijn, nieuwe bellers registreren als leads met hun naam, telefoonnummer en een notitie over wat ze nodig hebben, en een opmerking achterlaten bij bestaande leads, zodat je salesteam ze kan terugbellen. ERPNext en het Frappe-framework accepteren een statische API-sleutel en secret en JSON-requestbodies, dus dit werkt op Frappe Cloud en zelfgehoste sites.

Voordat je begint

Maak een API-gebruiker

Maak in ERPNext een gebruiker voor Reception.ai, bijvoorbeeld reception@yourcompany.com, en geef deze alleen de rol Sales User. API-requests worden uitgevoerd met de rechten van deze gebruiker, dus gebruik geen beheerder.

Genereer de sleutels

Open de gebruiker, selecteer het tabblad Settings, vouw API Access uit en selecteer Generate Keys. Kopieer de API Secret direct uit de pop-up: ERPNext toont deze maar één keer. De API Key blijft zichtbaar in dezelfde sectie.

Elke onderstaande tool verstuurt een requestheader met de naam Authorization en de waarde token API_KEY:API_SECRET, waarbij je sleutel en secret door een dubbele punt zijn gescheiden. Stel het Type in op Secret.

De sleutel en secret kunnen alles lezen en wijzigen wat de rol Sales User toestaat. Bewaar ze niet in gedeelde documenten en selecteer opnieuw Generate Keys om ze te vervangen als ze uitlekken.

Zoek het adres van je site

De URL’s van je tools beginnen met het adres dat je in je browser opent om ERPNext te gebruiken. In de onderstaande tabellen staat https://YOUR-SITE.example.com; vervang dit door je eigen adres.

Maak de tools

Ga voor elke tool naar Integrations, selecteer Add integration, kies Webhook Tool en stel Assign to agents in op Receptionist. Stel Value in op Fixed value voor elke parameter die hieronder is gemarkeerd met “Always”.

Zoek een lead

Veld	Waarde
Naam	`find_erpnext_lead`
Beschrijving	”Zoek de beller onder onze leads op telefoonnummer. Gebruik dit aan het begin van een gesprek om te controleren of deze persoon eerder contact met ons heeft opgenomen.”
Methode	GET
URL	`https://YOUR-SITE.example.com/api/resource/Lead`
Requestheaders	`Authorization`: `token API_KEY:API_SECRET`
Queryparameters	`or_filters` (string, verplicht): “Een filter op de laatste zeven cijfers van het nummer van de beller, precies zoals `[["mobile_no","like","%5550123%"],["phone","like","%5550123%"]]`.” `fields` (string): Altijd `["name","lead_name","status"]`. `limit_page_length` (integer): Altijd `5`.

Registreer een nieuwe lead

Veld	Waarde
Naam	`create_erpnext_lead`
Beschrijving	”Registreer de beller als nieuwe lead wanneer `find_erpnext_lead` deze persoon niet heeft gevonden.”
Methode	POST
URL	`https://YOUR-SITE.example.com/api/resource/Lead`
Requestheaders	`Authorization`: `token API_KEY:API_SECRET`
Bodyparameters	`first_name` (string, verplicht): “De voornaam van de beller.” `last_name` (string): “De achternaam van de beller.” `mobile_no` (string, verplicht): “Het telefoonnummer van de beller in internationale notatie, bijvoorbeeld +14155550123.” `email_id` (string): “Het e-mailadres van de beller, als deze dat heeft gegeven.” `lead_owner` (string): Altijd het e-mailadres van de verkoper die nieuwe leads terugbelt. `notes` (array): zie hieronder.

Voeg source (string) toe als een vaste waarde die exact overeenkomt met een van je Lead Source-records om in te stellen waar leads vandaan komen. In ERPNext 16 en later heet het veld in plaats daarvan utm_source en moet het overeenkomen met een UTM Source-record.

notes vult het tabblad Notes van de lead. Geef dit de beschrijving “Verstuur precies één item met wat de beller nodig heeft.” Kies onder Each item voor object en selecteer vervolgens Add field voor elk van deze velden:

note (string, verplicht): “Wat de beller nodig heeft en wanneer deze graag teruggebeld wil worden.”
added_by (string): Altijd het e-mailadres van de API-gebruiker.

Registreer de gespreksdetails

Veld	Waarde
Naam	`add_erpnext_lead_comment`
Beschrijving	”Laat een opmerking achter bij de lead van de beller met wat deze persoon nodig heeft. Gebruik dit wanneer `find_erpnext_lead` de beller heeft gevonden, met de naam van de lead, zoals CRM-LEAD-2026-00012.”
Methode	POST
URL	`https://YOUR-SITE.example.com/api/method/frappe.desk.form.utils.add_comment`
Requestheaders	`Authorization`: `token API_KEY:API_SECRET`
Bodyparameters	`reference_doctype` (string): Altijd `Lead`. `reference_name` (string, verplicht): “De naam van de lead, van `find_erpnext_lead` of `create_erpnext_lead`.” `content` (string, verplicht): “Wat de beller nodig heeft en wanneer deze persoon graag teruggebeld wil worden.” `comment_email` (string): Altijd het e-mailadres van de API-gebruiker. `comment_by` (string): Altijd `Reception.ai`.

Selecteer Enable voor elke tool en test je receptioniste vervolgens als een nieuwe beller die vraagt om te worden teruggebeld. De lead verschijnt in je Lead-lijst, toegewezen aan je verkoper, met de opmerking van je receptioniste.

Voeg een procedure toe voor bellers: zoek de lead en registreer deze persoon vervolgens met een notitie als die niet wordt gevonden, of registreer de gespreksdetails bij de gevonden lead. Voeg een regel toe dat je receptioniste leadrecords nooit voorleest aan bellers.

Je receptioniste schrijft het zoekfilter op basis van het gesprek, dus een beller zou kunnen proberen haar te laten zoeken naar leads van andere mensen. De tool retourneert maximaal vijf namen en statussen, maar houd de bovenstaande regel actief. Als Sales User meer toegang geeft dan je wilt, bijvoorbeeld tot klanten en offertes, maak dan een aangepaste rol die alleen leads kan lezen, maken en van opmerkingen kan voorzien.

Beperkingen

De zoekopdracht kijkt naar de laatste zeven cijfers van het nummer. Nummers die binnen deze cijfers spaties of streepjes bevatten, worden niet gevonden en twee bellers kunnen dezelfde laatste zeven cijfers hebben.
Deze configuratie geldt alleen voor leads. Je receptioniste zoekt niet naar contacten of klanten en maakt geen opportunities.

Problemen oplossen

Probleem	Wat je moet controleren
401 of 403 van ERPNext	De headerwaarde moet `token` zijn, gevolgd door een spatie en de sleutel en secret die door een dubbele punt zijn gescheiden. Controleer of de gebruiker is ingeschakeld en Sales User heeft.
Bekende bellers worden niet gevonden	Sla nummers op zonder spaties of streepjes en controleer of het nummer in het veld Mobile No of Phone van de lead staat.
Fout over de lead-eigenaar of bron	`lead_owner` moet het e-mailadres van een ingeschakelde gebruiker zijn en `source` moet exact overeenkomen met een Lead Source (`utm_source` en een UTM Source in ERPNext 16 en later).
Fout over het telefoonnummer	ERPNext controleert telefoonnummers. Laat je receptioniste alleen cijfers versturen, eventueel met een voorloopteken `+`.
Fout over `added_by`	`added_by` in `notes` moet het e-mailadres van een ingeschakelde gebruiker zijn, zoals dat van de API-gebruiker.
De opmerking wordt niet toegevoegd	`reference_name` moet de naam van een bestaande lead zijn, zoals `CRM-LEAD-2026-00012`. Controleer of eerst de tool voor zoeken of maken is uitgevoerd.