Salesforce | ElevenLabs Documentation

Je receptionist kan bellers herkennen die al in Salesforce staan, nieuwe bellers als leads toevoegen en een opvolgtaak voor je team maken. De API van Salesforce en de gehoste MCP-server accepteren alleen OAuth-aanmeldingen, die de connectors van Reception niet ondersteunen. Daarom maakt Reception verbinding via Zapier.

Voordat je begint

Salesforce is een premium app op Zapier, dus je hebt een betaald Zapier-abonnement nodig.
Zapier werkt met Sales Cloud en Service Cloud, inclusief Essentials. Je organisatie moet My Domain hebben ingesteld en een Salesforce-beheerder moet Zapier mogelijk goedkeuren voordat je verbinding kunt maken.
Verbind Zapier als een Salesforce-gebruiker die leads, contacten en taken kan lezen en maken.

Instellen

Zapier verbinden

Als je dat nog niet hebt gedaan, verbind je Zapier in Reception.ai.

De Salesforce-acties toevoegen

Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de onderstaande acties toe en verbind je Salesforce-account. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI het invullen, zoals aangegeven.

De tools toewijzen

Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe zoals aangegeven.

Testen

Test je receptionist als een nieuwe beller die een offerte wil. Er verschijnen een lead en een opvolgtaak in Salesforce.

Acties

De beller zoeken

Veld	Waarde
Zapier-actie	Find Record
Instellen in Zapier	Salesforce Object: Contact (of Lead). Field to Search By: het telefoonveld.
Door de AI laten invullen	Search Value: het telefoonnummer van de beller.
Toewijzen aan	Client

Voeg een tweede actie Find Record toe met Salesforce Object ingesteld op Lead als je zowel contacten als leads wilt doorzoeken.

Een lead maken

Veld	Waarde
Zapier-actie	Create Lead
Instellen in Zapier	Lead Source (bijvoorbeeld Phone), Lead Status en de eigenaar.
Door de AI laten invullen	First Name, Last Name, Company, Phone, Email en Description (wat de beller wil).
Toewijzen aan	Client

Salesforce vereist een bedrijf bij elke lead. Als de beller een particulier is, instrueer je receptionist dan om de volledige naam als bedrijfsnaam te gebruiken.

Een opvolgtaak maken

Veld	Waarde
Zapier-actie	Create Record
Instellen in Zapier	Salesforce Object: Task. De toegewezen persoon, Status en Priority.
Door de AI laten invullen	Subject, de vervaldatum, de opmerkingen (naam, nummer en aanvraag van de beller) en de contact- of lead-ID uit de zoekopdracht.
Toewijzen aan	Client

Een rapport uitvoeren

Veld	Waarde
Zapier-actie	Run Report
Instellen in Zapier	Het rapport, bijvoorbeeld de nieuwe leads van deze week.
Door de AI laten invullen	Niets, tenzij je wilt dat de AI de filters van het rapport instelt.
Toewijzen aan	Assistant

Voeg een procedure toe zodat je receptionist eerst naar de beller zoekt en alleen een lead maakt als er geen overeenkomst wordt gevonden.

Beperkingen

De Salesforce-app van Zapier kan niemands beschikbaarheid controleren, dus je receptionist kan geen afspraken in Salesforce inplannen. Gebruik in plaats daarvan de opvolgtaak of de eigen boekingsfunctie van Reception met Google Calendar.
Find Record geeft één overeenkomst terug. Bellers die een telefoonnummer delen, kunnen aan het verkeerde record worden gekoppeld.
Elke actieaanroep telt mee voor de limieten voor API-requests van je Salesforce-organisatie.
Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per geslaagde aanroep; mislukte aanroepen tellen niet mee. Als het abonnement op is, stoppen de acties totdat het wordt gereset.

Problemen oplossen

Probleem	Wat je moet controleren
Een Salesforce-actie verschijnt niet in Reception.ai	Selecteer Refresh tools in de Zapier-integratie nadat je acties in Zapier hebt toegevoegd.
Een actie toont Changed en wordt niet gebruikt	Je hebt deze in Zapier bewerkt. Selecteer Update op het tabblad Tools.
Bekende bellers worden niet gevonden	Salesforce vergelijkt telefoonnummers zoals ze zijn opgeslagen. Sla nummers in één formaat op of zoek ook op e-mail.
Het maken van een lead mislukt	Controleer of Last Name en Company zijn ingevuld, plus alle velden die je organisatie verplicht heeft gemaakt.
Zapier kan geen verbinding maken met Salesforce	Vraag je Salesforce-beheerder om Zapier in je organisatie goed te keuren en controleer of My Domain is ingesteld.