Smokeball
Je receptionist kan bellers herkennen die al in Smokeball staan, nieuwe bellers toevoegen als contacten en leads, en een opvolgtaak maken voor je team. De API van Smokeball gebruikt OAuth en vereist registratie als Smokeball-partner, dus Reception maakt verbinding via Zapier.
Instellen
De Smokeball-acties toevoegen
Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de onderstaande acties toe. Wanneer Zapier daarom vraagt, bevestig je Smokeball-regio en log je in met je Smokeball-gebruikersnaam en -wachtwoord. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI het invullen, zoals vermeld.
De tools toewijzen
Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe aan de Client (receptionist).
Testen
Test je receptionist als een nieuwe beller die een advocaat zoekt. Het contact, de lead en een taak verschijnen in Smokeball.
Acties
De beller vinden
Een nieuwe beller toevoegen
Een nieuwe lead toevoegen
In Smokeball is een lead een potentiële zaak. Je team zet deze om in een zaak zodra het kantoor de zaak aanneemt.
Een opvolgtaak maken
Het openen van een zaak komt doorgaans na een belangenconflictcontrole, dus deze handleiding laat Create Matter over aan je team.
Als je je receptionist afspraken op de agenda van het kantoor wilt laten zetten, voeg je Create Calendar Event toe met Organizer en Attendees ingesteld op vaste waarden. De actie controleert niet op conflicten, dus stem de tijd met de beller af als verzoek en laat je team deze bevestigen.
Voeg een regel toe die je receptionist vertelt om de gegevens van de beller te noteren en nooit juridisch advies te geven.
Beperkingen
- De Smokeball-app van Zapier kan de beschikbaarheid niet controleren, dus je receptionist kan geen beschikbare tijden aanbieden. Gebruik voor realtime boeken de eigen boekingsfunctie van Reception met Google Calendar, Calendly of Cal.com.
- Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per geslaagd gesprek; mislukte gesprekken worden niet geteld. Wanneer het abonnement is opgebruikt, stoppen de acties tot het wordt gereset.