Naar navigatie springen
IntegratiesInstallatiehandleidingenCRM

EspoCRM

Herken bellers en voeg nieuwe leads toe aan EspoCRM met webhooktools.

Met de onderstaande webhooktools kan je receptionist bellers herkennen die al in EspoCRM staan en nieuwe bellers als leads toevoegen, met hun naam, telefoonnummer en wat ze nodig hebben, zodat je team contact met hen kan opnemen. De API van EspoCRM gebruikt een statische API-sleutel en JSON-requestbodies, dus deze werkt hetzelfde voor EspoCRM Cloud en self-hosted installaties.

Voordat je begint

1

Maak een rol

Ga in EspoCRM naar Administration → Roles en maak een rol die Leads kan lezen en maken en Contacts kan lezen. Laat alle andere scopes uitgeschakeld.

2

Maak een API-gebruiker

Ga naar Administration → API Users en maak een gebruiker. Stel de verificatiemethode in op API Key en wijs de rol toe die je net hebt gemaakt. Sla op en kopieer vervolgens de API-sleutel uit de detailweergave van de gebruiker.

Elke onderstaande tool stuurt de sleutel in een requestheader met de naam X-Api-Key. Stel het Type in op Secret.

Met de API-sleutel kan alles worden gelezen en gewijzigd wat de rol toestaat. Houd de rol beperkt en genereer de sleutel opnieuw in EspoCRM als deze uitlekt.

3

Zoek je EspoCRM-adres

De URL’s van je tools beginnen met het adres dat je in je browser opent om EspoCRM te gebruiken, gevolgd door /api/v1/. In de tabellen hieronder wordt https://YOUR-CRM.example.com gebruikt; vervang dit door je eigen adres.

Maak de tools

Ga voor elke tool naar Integrations, selecteer Add integration, kies Webhook Tool en stel Assign to agents in op Receptionist. Stel Value in op Fixed value voor elke parameter die hieronder is gemarkeerd met “Always”.

Zoek een lead

VeldWaarde
Naamfind_espocrm_lead
Beschrijving”Zoek de beller onder onze leads op telefoonnummer. Gebruik dit aan het begin van een gesprek om te controleren of deze persoon eerder contact met ons heeft opgenomen.”
MethodeGET
URLhttps://YOUR-CRM.example.com/api/v1/Lead
RequestheadersX-Api-Key: je API-sleutel
QueryparameterstextFilter (string, vereist): “Het telefoonnummer van de beller met landcode, bijvoorbeeld +14155550123.”
select (string): Always id,name,status.
maxSize (integer): Always 5.

Om ook bestaande klanten te herkennen, maak je een tweede tool met de naam find_espocrm_contact met dezelfde instellingen en de URL https://YOUR-CRM.example.com/api/v1/Contact.

Voeg een nieuwe lead toe

VeldWaarde
Naamcreate_espocrm_lead
Beschrijving”Voeg de beller toe als nieuwe lead wanneer find_espocrm_lead deze niet heeft gevonden.”
MethodePOST
URLhttps://YOUR-CRM.example.com/api/v1/Lead
RequestheadersX-Api-Key: je API-sleutel
BodyparametersfirstName (string, vereist): “De voornaam van de beller.”
lastName (string, vereist): “De achternaam van de beller.”
phoneNumber (string, vereist): “Het telefoonnummer van de beller in internationale indeling, bijvoorbeeld +14155550123.”
emailAddress (string): “Het e-mailadres van de beller, als deze dat heeft gegeven.”
description (string, vereist): “Wat de beller nodig heeft en wanneer deze teruggebeld wil worden.”
status (string): Always New.
source (string): Always Call.

Om nieuwe leads aan één verkoper toe te wijzen, voeg je assignedUserId (string) toe als vaste waarde met de ID van die gebruiker. Je kunt de ID zien in de adresbalk wanneer je de gebruiker opent in EspoCRM.

Selecteer Enable voor elke tool en test vervolgens je receptionist als een nieuwe beller die om een offerte vraagt. De lead verschijnt in EspoCRM met de status New en de bron Call.

Voeg een procedure toe zodat je receptionist eerst zoekt en alleen een lead toevoegt wanneer er geen overeenkomst is gevonden.

De zoekopdracht zoekt ook naar namen en e-mailadressen, dus een beller kan proberen iemand anders op te zoeken. Voeg een regel toe dat je receptionist CRM-records nooit aan bellers voorleest en houd select beperkt tot id,name,status.

Beperkingen

  • textFilter is dezelfde zoekfunctie als het eigen zoekvak van EspoCRM: er wordt gezocht in namen, e-mailadressen en telefoonnummers. Een zoekopdracht op telefoonnummer kan ook een ander record vinden waarvan het nummer met dezelfde cijfers begint, dus je receptionist moet de naam van de beller bevestigen.
  • Je receptionist kan met deze tools geen notitie of taak toevoegen aan een bestaande lead of contactpersoon. De beschrijving van de nieuwe lead bevat de gespreksdetails.
  • De tools stellen geen teams in. EspoCRM gebruikt voor teams een lijst met team-ID’s (teamsIds), en een webhooktool vult een lijst altijd vanuit het gesprek, dus deze kan niet elke lead in hetzelfde team plaatsen en je receptionist moet geen teams kiezen. Gebruik in plaats daarvan assignedUserId om leads toe te wijzen.

Problemen oplossen

ProbleemWat je moet controleren
401 van EspoCRMDe header moet X-Api-Key heten en de sleutel uit de detailweergave van de API-gebruiker bevatten. Controleer of de API-gebruiker actief is.
403 van EspoCRMDe rol van de API-gebruiker kan geen leads lezen of maken. Bewerk de rol via Administration → Roles.
409 bij het toevoegen van een leadEspoCRM heeft een mogelijk duplicaat gevonden, zoals een lead met dezelfde naam of hetzelfde e-mailadres. Je receptionist moet eerst zoeken.
Bekende bellers worden niet gevondenSla telefoonnummers op in internationale indeling, zoals +14155550123, en controleer of het nummer bij een lead of contactpersoon staat, niet alleen bij een account.
Fouten bij status of sourceDe waarden moeten exact overeenkomen met je opties voor Status en Source voor leads, zoals ingesteld via Administration → Entity Manager → Lead.