EspoCRM | ElevenLabs Documentation

Mit den folgenden Webhook-Tools kann Ihre Rezeption Anrufer erkennen, die bereits in EspoCRM vorhanden sind, und neue Anrufer mit Name, Telefonnummer und Anliegen als Leads hinzufügen, damit Ihr Team nachfassen kann. Die API von EspoCRM verwendet einen statischen API-Schlüssel und JSON-Anfragebodys. Daher funktioniert sie für EspoCRM Cloud und selbst gehostete Installationen gleich.

Bevor Sie beginnen

Eine Rolle erstellen

Gehen Sie in EspoCRM zu Administration → Roles und erstellen Sie eine Rolle, die Leads lesen und erstellen sowie Contacts lesen kann. Lassen Sie alle anderen Bereiche deaktiviert.

Einen API-Benutzer erstellen

Gehen Sie zu Administration → API Users und erstellen Sie einen Benutzer. Legen Sie als Authentifizierungsmethode API Key fest und weisen Sie die gerade erstellte Rolle zu. Speichern Sie und kopieren Sie anschließend den API-Schlüssel aus der Detailansicht des Benutzers.

Jedes unten aufgeführte Tool sendet den Schlüssel in einem Anfrage-Header namens X-Api-Key. Setzen Sie dessen Type auf Secret.

Der API-Schlüssel kann alles lesen und ändern, was seine Rolle erlaubt. Beschränken Sie die Rolle und erstellen Sie in EspoCRM einen neuen Schlüssel, falls er offengelegt wird.

Ihre EspoCRM-Adresse ermitteln

Die URLs Ihrer Tools beginnen mit der Adresse, die Sie in Ihrem Browser zum Öffnen von EspoCRM verwenden, gefolgt von /api/v1/. In den folgenden Tabellen wird https://YOUR-CRM.example.com verwendet; ersetzen Sie dies durch Ihre eigene Adresse.

Tools erstellen

Gehen Sie für jedes Tool zu Integrations, wählen Sie Add integration, dann Webhook Tool, und setzen Sie Assign to agents auf Receptionist. Setzen Sie Value für jeden unten mit „Immer“ markierten Parameter auf Fixed value.

Einen Lead finden

Feld	Wert
Name	`find_espocrm_lead`
Description	„Sucht den Anrufer anhand seiner Telefonnummer unter unseren Leads. Verwenden Sie dies zu Beginn eines Anrufs, um zu prüfen, ob die Person uns bereits kontaktiert hat.“
Method	GET
URL	`https://YOUR-CRM.example.com/api/v1/Lead`
Request Headers	`X-Api-Key`: Ihr API-Schlüssel
Query Parameters	`textFilter` (String, erforderlich): „Die Telefonnummer des Anrufers mit Ländervorwahl, zum Beispiel +14155550123.“ `select` (String): Immer `id,name,status`. `maxSize` (Ganzzahl): Immer `5`.

Um auch bestehende Kunden zu erkennen, erstellen Sie ein zweites Tool namens find_espocrm_contact mit denselben Einstellungen und der URL https://YOUR-CRM.example.com/api/v1/Contact.

Einen neuen Lead hinzufügen

Feld	Wert
Name	`create_espocrm_lead`
Description	„Fügt den Anrufer als neuen Lead hinzu, wenn `find_espocrm_lead` ihn nicht gefunden hat.“
Method	POST
URL	`https://YOUR-CRM.example.com/api/v1/Lead`
Request Headers	`X-Api-Key`: Ihr API-Schlüssel
Body Parameters	`firstName` (String, erforderlich): „Der Vorname des Anrufers.“ `lastName` (String, erforderlich): „Der Nachname des Anrufers.“ `phoneNumber` (String, erforderlich): „Die Telefonnummer des Anrufers im internationalen Format, zum Beispiel +14155550123.“ `emailAddress` (String): „Die E-Mail-Adresse des Anrufers, sofern diese angegeben wurde.“ `description` (String, erforderlich): „Was der Anrufer benötigt und wann er zurückgerufen werden möchte.“ `status` (String): Immer `New`. `source` (String): Immer `Call`.

Um neue Leads einem Vertriebsmitarbeiter zuzuweisen, fügen Sie assignedUserId (String) als festen Wert mit der ID dieses Benutzers hinzu. Sie sehen die ID in der Adressleiste, wenn Sie den Benutzer in EspoCRM öffnen.

Wählen Sie bei jedem Tool Enable und testen Sie Ihre Rezeption anschließend als neuer Anrufer, der um ein Angebot bittet. Der Lead erscheint in EspoCRM mit dem Status New und der Quelle Call.

Fügen Sie eine Vorgehensweise hinzu, damit Ihre Rezeption zuerst sucht und einen Lead nur hinzufügt, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird.

Die Suche gleicht auch Namen und E-Mail-Adressen ab. Daher könnte ein Anrufer versuchen, Daten einer anderen Person abzurufen. Fügen Sie eine Regel hinzu, dass Ihre Rezeption Anrufern niemals CRM-Datensätze vorliest, und beschränken Sie select auf id,name,status.

Einschränkungen

textFilter verwendet dieselbe Suche wie das Suchfeld von EspoCRM: Es durchsucht Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Eine Suche nach Telefonnummer kann auch einen anderen Datensatz finden, dessen Nummer mit denselben Ziffern beginnt. Ihre Rezeption sollte daher den Namen des Anrufers bestätigen.
Mit diesen Tools kann Ihre Rezeption einem bestehenden Lead oder Kontakt keine Notiz oder Aufgabe hinzufügen. Die Beschreibung des neuen Leads enthält die Anrufdetails.
Die Tools legen keine Teams fest. EspoCRM erwartet Teams als Liste von Team-IDs (teamsIds), und ein Webhook-Tool füllt eine Liste immer aus dem Gespräch. Daher kann es nicht jeden Lead demselben Team zuordnen, und Ihre Rezeption sollte keine Teams auswählen. Verwenden Sie stattdessen assignedUserId, um Leads weiterzuleiten.

Fehlerbehebung

Problem	Prüfen Sie Folgendes
401 von EspoCRM	Der Header muss `X-Api-Key` heißen und den Schlüssel aus der Detailansicht des API-Benutzers enthalten. Prüfen Sie, ob der API-Benutzer aktiv ist.
403 von EspoCRM	Die Rolle des API-Benutzers kann Leads nicht lesen oder erstellen. Bearbeiten Sie die Rolle unter Administration → Roles.
409 beim Hinzufügen eines Leads	EspoCRM hat ein mögliches Duplikat gefunden, etwa einen Lead mit demselben Namen oder derselben E-Mail-Adresse. Ihre Rezeption sollte zuerst suchen.
Bekannte Anrufer werden nicht gefunden	Speichern Sie Telefonnummern im internationalen Format, etwa `+14155550123`, und prüfen Sie, ob die Nummer bei einem Lead oder Kontakt hinterlegt ist, nicht nur bei einem Account.
Fehler bei `status` oder `source`	Die Werte müssen exakt mit Ihren Optionen für Status und Source des Leads übereinstimmen, die unter Administration → Entity Manager → Lead festgelegt sind.