EspoCRM | ElevenLabs Documentation

Con las herramientas de webhook que encontrarás a continuación, tu recepcionista puede reconocer a quienes llaman y ya están en EspoCRM, y añadir a quienes llaman por primera vez como clientes potenciales, con su nombre, número de teléfono y lo que necesitan, para que tu equipo pueda hacer seguimiento. La API de EspoCRM utiliza una clave de API estática y cuerpos de solicitud JSON, por lo que funciona igual en EspoCRM Cloud y en instalaciones autohospedadas.

Antes de empezar

Crea un rol

En EspoCRM, ve a Administración → Roles y crea un rol que pueda leer y crear Clientes potenciales, y leer Contactos. Deja desactivados todos los demás ámbitos.

Crea un usuario de API

Ve a Administración → Usuarios de API y crea un usuario. Establece el método de autenticación en Clave de API y asigna el rol que acabas de crear. Guarda los cambios y copia la clave de API desde la vista de detalles del usuario.

Todas las herramientas siguientes envían la clave en un encabezado de solicitud llamado X-Api-Key. Establece su Tipo en Secreto.

La clave de API puede leer y cambiar todo lo que permita su rol. Limita el rol y vuelve a generar la clave en EspoCRM si se filtra.

Busca tu dirección de EspoCRM

Las URL de tus herramientas empiezan con la dirección que abres en el navegador para usar EspoCRM, seguida de /api/v1/. Las tablas siguientes usan https://YOUR-CRM.example.com; sustitúyela por la tuya.

Crea las herramientas

Para cada herramienta, ve a Integraciones, selecciona Añadir integración, elige Herramienta de webhook y establece Asignar a agentes en Recepcionista. Establece Valor en Valor fijo para cada parámetro marcado como «Siempre» a continuación.

Busca un cliente potencial

Campo	Valor
Nombre	`find_espocrm_lead`
Descripción	”Busca a quien llama entre nuestros clientes potenciales por número de teléfono. Úsala al inicio de una llamada para comprobar si ya nos ha contactado antes.”
Método	GET
URL	`https://YOUR-CRM.example.com/api/v1/Lead`
Encabezados de solicitud	`X-Api-Key`: tu clave de API
Parámetros de consulta	`textFilter` (cadena, obligatorio): “El número de teléfono de quien llama con su código de país, por ejemplo +14155550123.” `select` (cadena): Siempre `id,name,status`. `maxSize` (entero): Siempre `5`.

Para reconocer también a clientes existentes, crea una segunda herramienta llamada find_espocrm_contact con la misma configuración y la URL https://YOUR-CRM.example.com/api/v1/Contact.

Añade un cliente potencial nuevo

Campo	Valor
Nombre	`create_espocrm_lead`
Descripción	”Añade a quien llama como cliente potencial nuevo cuando `find_espocrm_lead` no lo haya encontrado.”
Método	POST
URL	`https://YOUR-CRM.example.com/api/v1/Lead`
Encabezados de solicitud	`X-Api-Key`: tu clave de API
Parámetros del cuerpo	`firstName` (cadena, obligatorio): “El nombre de quien llama.” `lastName` (cadena, obligatorio): “El apellido de quien llama.” `phoneNumber` (cadena, obligatorio): “El número de teléfono de quien llama en formato internacional, por ejemplo +14155550123.” `emailAddress` (cadena): “La dirección de correo electrónico de quien llama, si proporciona una.” `description` (cadena, obligatorio): “Lo que necesita quien llama y cuándo le gustaría que le devolvieran la llamada.” `status` (cadena): Siempre `New`. `source` (cadena): Siempre `Call`.

Para asignar nuevos clientes potenciales a una sola persona de ventas, añade assignedUserId (cadena) como valor fijo con el ID de ese usuario. Puedes ver el ID en la barra de direcciones al abrir el usuario en EspoCRM.

Selecciona Activar en cada herramienta y, después, prueba tu recepcionista como alguien que llama por primera vez y pide un presupuesto. El cliente potencial aparecerá en EspoCRM con el estado New y el origen Call.

Añade un procedimiento para que tu recepcionista busque primero y solo añada un cliente potencial cuando no encuentre ninguna coincidencia.

La búsqueda también encuentra coincidencias en nombres y direcciones de correo electrónico, por lo que quien llama podría intentar buscar a otra persona. Añade una regla para que tu recepcionista nunca lea registros del CRM a quienes llaman y limita select a id,name,status.

Limitaciones

textFilter es la misma búsqueda que el cuadro de búsqueda de EspoCRM: busca en nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Una búsqueda por número de teléfono también puede encontrar otro registro cuyo número empiece por los mismos dígitos, así que tu recepcionista debe confirmar el nombre de quien llama.
Tu recepcionista no puede añadir una nota ni una tarea a un cliente potencial o contacto existente con estas herramientas. La descripción del nuevo cliente potencial incluye los detalles de la llamada.
Las herramientas no establecen equipos. EspoCRM recibe los equipos como una lista de ID de equipo (teamsIds) y una herramienta de webhook siempre rellena una lista a partir de la conversación, por lo que no puede incluir a todos los clientes potenciales en el mismo equipo y tu recepcionista no debería elegir equipos. En su lugar, usa assignedUserId para asignar clientes potenciales.

Solución de problemas

Problema	Qué comprobar
401 de EspoCRM	El encabezado debe llamarse `X-Api-Key` e incluir la clave de la vista de detalles del usuario de API. Comprueba que el usuario de API esté activo.
403 de EspoCRM	El rol del usuario de API no puede leer ni crear clientes potenciales. Edita el rol en Administración → Roles.
409 al añadir un cliente potencial	EspoCRM ha encontrado un posible duplicado, como un cliente potencial con el mismo nombre o dirección de correo electrónico. Tu recepcionista debe buscar primero.
No se encuentran quienes ya han llamado	Guarda los números de teléfono en formato internacional, como `+14155550123`, y comprueba que el número esté en un cliente potencial o contacto, no solo en una cuenta.
Errores de `status` o `source`	Los valores deben coincidir exactamente con las opciones de Estado y Origen de tus clientes potenciales, configuradas en Administración → Gestor de entidades → Cliente potencial.