Xero
Reconoce a quienes llaman que ya son contactos de Xero y añade como contactos a quienes llaman por primera vez.
Tu recepcionista puede comprobar si quien llama ya es un contacto de tu organización de Xero y añadir a nuevos contactos, para que estén preparados cuando envíes un presupuesto o una factura. La API de Xero solo acepta tokens de inicio de sesión OAuth que caducan cada 30 minutos, por lo que las herramientas de webhook no pueden conectarse directamente. Reception se conecta a través de Zapier.
Xero contiene tus registros financieros. No añadas acciones que creen o envíen facturas, facturas de proveedores, pagos o notas de crédito. Quien llama podría convencer a tu recepcionista de usar un importe o destinatario incorrecto. Crea tú mismo las facturas en Xero.
Configuración
Añade las acciones de Xero
En tu servidor MCP de Zapier en mcp.zapier.com, añade las acciones indicadas a continuación de la aplicación Xero e inicia sesión en Xero cuando Zapier te lo pida. Para cada campo, establece un valor fijo o deja que la IA lo rellene, según se indica.
Las acciones pueden hacer todo lo que pueda hacer el usuario de Xero con el que inicias sesión. Considera usar un usuario específico con el nivel mínimo que pueda gestionar contactos.
Asigna las herramientas
En Reception.ai, abre la pestaña Herramientas de la integración de Zapier, selecciona Actualizar herramientas y asigna cada acción al Cliente (recepcionista).
Pruébalo
Prueba tu recepcionista como cliente existente que indica el nombre de su empresa y, después, como una persona que llama por primera vez. El nuevo contacto aparecerá en Contactos en Xero.
Acciones
Busca a quien llama
Xero busca contactos por nombre o número de cuenta, no por número de teléfono, así que tu recepcionista debe pedir el nombre con el que está registrada la cuenta.
Añade a quien llama
Usa Buscar o crear contacto, no Crear/actualizar contacto. Crear/actualizar contacto modifica un contacto que ya existe, por lo que quien llama y da el nombre de otro cliente podría sobrescribir el número de teléfono o el correo electrónico de ese cliente.
Añade un procedimiento para que tu recepcionista pida el nombre de la empresa de quien llama y lo busque antes de añadir un contacto.
Buscar contacto devuelve todo lo guardado en el contacto. Añade una regla que indique a tu recepcionista que nunca lea a quien llama los datos, saldos o facturas de un contacto, y que los use únicamente para reconocerle.
Limitaciones
- Tu recepcionista no puede buscar a quienes llaman por número de teléfono. Necesita el nombre exacto con el que está guardado el contacto en Xero.
- Tu recepcionista no puede crear facturas ni presupuestos. Recoge los datos durante la llamada y crea tú mismo la factura a partir del contacto.
- Cada acción que ejecuta tu recepcionista consume tareas de tu plan de Zapier. Actualmente, Zapier cuenta dos tareas por cada llamada correcta; las llamadas fallidas no cuentan. Cuando se agota el plan, las acciones se detienen hasta que se restablece.