Xero
Erkennen Sie Anrufer, die bereits Xero-Kontakte sind, und fügen Sie neue Anrufer als Kontakte hinzu.
Ihre Rezeption kann prüfen, ob ein Anrufer bereits ein Kontakt in Ihrer Xero-Organisation ist, und neue Anrufer als Kontakte hinzufügen. So sind sie bereit, wenn Sie ein Angebot oder eine Rechnung senden. Die API von Xero akzeptiert nur OAuth-Anmeldetokens, die alle 30 Minuten ablaufen. Daher können Webhook-Tools nicht direkt darauf zugreifen. Reception verbindet sich über Zapier.
Xero enthält Ihre Finanzdaten. Fügen Sie keine Aktionen hinzu, die Rechnungen, Belege, Zahlungen oder Gutschriften erstellen oder versenden. Ein Anrufer könnte Ihre Rezeption dazu bringen, den falschen Betrag oder Empfänger zu wählen. Erstellen Sie Rechnungen selbst in Xero.
Einrichtung
Xero-Aktionen hinzufügen
Fügen Sie auf Ihrem Zapier-MCP-Server unter mcp.zapier.com die unten aufgeführten Aktionen aus der App Xero hinzu und melden Sie sich bei Xero an, wenn Zapier Sie dazu auffordert. Legen Sie für jedes Feld entweder einen festen Wert fest oder lassen Sie es von der KI ausfüllen, wie angegeben.
Die Aktionen können alles tun, wozu der Xero-Benutzer berechtigt ist, als der Sie sich anmelden. Erwägen Sie einen eigenen Benutzer mit der niedrigsten Rolle, die Kontakte verwalten kann.
Tools zuweisen
Öffnen Sie in Reception.ai in der Zapier-Integration die Registerkarte Tools, wählen Sie Refresh tools und weisen Sie jede Aktion dem Client (der Rezeption) zu.
Testen
Testen Sie Ihre Rezeption als bestehender Kunde, der seinen Firmennamen nennt, und anschließend als neuer Anrufer. Der neue Kontakt erscheint in Xero unter Contacts.
Aktionen
Anrufer finden
Xero findet Kontakte anhand des Namens oder der Kontonummer, nicht anhand der Telefonnummer. Ihre Rezeption muss daher nach dem Namen fragen, auf den das Konto läuft.
Anrufer hinzufügen
Verwenden Sie Find or Create Contact, nicht Create/Update Contact. Create/Update Contact ändert einen bestehenden Kontakt. Ein Anrufer, der den Namen eines anderen Kunden nennt, könnte daher dessen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse überschreiben.
Fügen Sie eine Prozedur hinzu, damit Ihre Rezeption nach dem Firmennamen des Anrufers fragt und danach sucht, bevor sie einen Kontakt hinzufügt.
Find Contact gibt alles zurück, was beim Kontakt gespeichert ist. Fügen Sie eine Regel hinzu, die Ihrer Rezeption vorgibt, niemals Kontaktdetails, Salden oder Rechnungen gegenüber dem Anrufer wiederzugeben und diese nur zur Erkennung des Anrufers zu verwenden.
Einschränkungen
- Ihre Rezeption kann Anrufer nicht über ihre Telefonnummer suchen. Sie benötigt den exakten Namen, unter dem der Kontakt in Xero gespeichert ist.
- Ihre Rezeption kann keine Rechnungen oder Angebote erstellen. Nehmen Sie die Details im Anruf auf und erstellen Sie die Rechnung selbst über den Kontakt.
- Jede Aktion Ihrer Rezeption verbraucht Tasks aus Ihrem Zapier-Tarif. Zapier zählt derzeit zwei Tasks pro erfolgreichem Anruf; fehlgeschlagene Anrufe werden nicht gezählt. Wenn der Tarif ausgeschöpft ist, werden die Aktionen bis zur Zurücksetzung angehalten.