Filevine | ElevenLabs Documentation

Ihre Rezeption kann Anrufende in Filevine finden oder als neue Kontakte hinzufügen und für eine neue Anfrage ein Intake-Projekt eröffnen. Die Filevine-API benötigt ein Token, das nach kurzer Zeit abläuft und von Receptions Connectors nicht erneuert werden kann. Daher verbindet sich Reception über Zapier.

Die Filevine-App von Zapier funktioniert mit Filevine-Kontakten und -Projekten. Sie bietet keine Aktion für Lead Docket, daher kann sie keine Leads zu Ihrem Lead-Docket-Intake hinzufügen.

Einrichtung

Zapier verbinden

Falls noch nicht geschehen, verbinden Sie Zapier in Reception.ai.

Filevine-Aktionen hinzufügen

Fügen Sie auf Ihrem Zapier-MCP-Server unter mcp.zapier.com die folgenden Aktionen hinzu und verbinden Sie Ihr Filevine-Konto, wenn Zapier dazu auffordert. Legen Sie für jedes Feld entweder einen festen Wert fest oder lassen Sie es von der KI ausfüllen, wie angegeben.

Tools zuweisen

Öffnen Sie in Reception.ai den Tab Tools der Zapier-Integration, wählen Sie Refresh tools und weisen Sie jede Aktion dem Client (Rezeption) zu.

Testen

Testen Sie Ihre Rezeption als neuer Anrufer auf der Suche nach einem Anwalt. Der Kontakt und ein Intake-Projekt erscheinen in Filevine.

Aktionen

Anrufende finden oder hinzufügen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Find or Create Contact
In Zapier festlegen	Field: das Kontaktfeld, nach dem gesucht wird, zum Beispiel Telefon. Contact Types: der Typ für Anrufende.
Von der KI ausfüllen lassen	Der Suchwert, Vorname, Nachname, Phone Numbers und Email Addresses.
Zuweisen zu	Client

Intake-Projekt eröffnen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Create Project
In Zapier festlegen	Project Type: der Projekttyp, den Sie für das Intake verwenden.
Von der KI ausfüllen lassen	Contact (aus der vorherigen Aktion), der Projektname und das Vorfallsdatum, falls der Anrufende eines hat.
Zuweisen zu	Client

Wenn Ihre Kanzlei vor der Projekteröffnung eine Konfliktprüfung durchführt, lassen Sie Create Project weg und lassen Sie Ihr Team Projekte anhand der Anrufzusammenfassung eröffnen.

Fügen Sie eine Regel hinzu, die Ihrer Rezeption vorgibt, die Angaben des Anrufenden aufzunehmen und niemals Rechtsberatung zu erteilen.

Einschränkungen

Die Filevine-App von Zapier bietet keine Aktion für Notizen oder Aufgaben. Daher kann Ihre Rezeption den Anruf nicht in Filevine protokollieren oder eine Nachverfolgung zuweisen. Ihr Team erhält die Details aus Receptions Anrufzusammenfassungen.
Die Filevine-App von Zapier kann keine Verfügbarkeit prüfen. Daher kann Ihre Rezeption keine freien Termine anbieten. Nutzen Sie für Echtzeitbuchungen Receptions eigene Buchungsfunktion mit Google Calendar, Calendly oder Cal.com.
Jede Aktion, die Ihre Rezeption ausführt, verbraucht Tasks aus Ihrem Zapier-Tarif. Zapier zählt derzeit zwei Tasks pro erfolgreichem Anruf; fehlgeschlagene Anrufe werden nicht gezählt. Wenn der Tarif aufgebraucht ist, werden die Aktionen bis zur Zurücksetzung angehalten.

Fehlerbehebung

Problem	Prüfen
Eine Filevine-Aktion erscheint nicht in Reception.ai	Wählen Sie in der Zapier-Integration Refresh tools, nachdem Sie Aktionen in Zapier hinzugefügt haben.
Eine Aktion zeigt Changed und wird nicht verwendet	Sie haben sie in Zapier bearbeitet. Wählen Sie im Tab Tools Update.
Wiederkehrende Anrufende werden doppelt hinzugefügt	Filevine gleicht gespeicherte Werte ab. Speichern Sie Telefonnummern in einem einheitlichen Format oder setzen Sie Field auf E-Mail.
Projekte sind nicht mit dem Anrufenden verknüpft	Ihre Rezeption benötigt den Kontakt aus Find or Create Contact. Führen Sie diese Aktion zuerst aus.
Leads erreichen Lead Docket nicht	Die Filevine-App von Zapier schreibt in Filevine-Projekte. Prüfen Sie die Projektliste in Filevine.