Filevine | ElevenLabs Documentation

Sua recepcionista pode encontrar uma pessoa que ligou no Filevine ou adicioná-la como novo contato e abrir um projeto de triagem para uma nova solicitação. A API do Filevine requer um token que expira após pouco tempo e que os conectores do Reception não conseguem renovar, por isso o Reception se conecta pelo Zapier.

O aplicativo Filevine do Zapier funciona com contatos e projetos do Filevine. Ele não tem uma ação para o Lead Docket, portanto não pode adicionar leads à sua triagem do Lead Docket.

Configuração

Conecte o Zapier

Se ainda não fez isso, conecte o Zapier no Reception.ai.

Adicione as ações do Filevine

No seu servidor MCP do Zapier em mcp.zapier.com, adicione as ações abaixo e conecte sua conta do Filevine quando o Zapier solicitar. Para cada campo, defina um valor fixo ou deixe a IA preenchê-lo, conforme indicado.

Atribua as ferramentas

No Reception.ai, abra a guia Ferramentas da integração do Zapier, selecione Atualizar ferramentas e atribua cada ação ao Cliente (recepcionista).

Teste

Teste sua recepcionista como uma nova pessoa procurando um advogado. O contato e um projeto de triagem aparecerão no Filevine.

Ações

Encontre ou adicione a pessoa que ligou

Campo	Valor
Ação do Zapier	Localizar ou criar contato
Definir no Zapier	Campo: o campo do contato pelo qual pesquisar, por exemplo, telefone. Tipos de contato: o tipo para pessoas que ligam.
Deixar a IA preencher	O valor da pesquisa, nome, sobrenome, Números de telefone e Endereços de e-mail.
Atribuir a	Cliente

Abra um projeto de triagem

Campo	Valor
Ação do Zapier	Criar projeto
Definir no Zapier	Tipo de projeto: o tipo de projeto que você usa para triagem.
Deixar a IA preencher	Contato (da ação anterior), o nome do projeto e a data do incidente, se a pessoa que ligou tiver uma.
Atribuir a	Cliente

Se seu escritório faz uma verificação de conflito antes de abrir um projeto, deixe Criar projeto de fora e deixe sua equipe abrir projetos a partir do resumo da ligação.

Adicione uma regra instruindo sua recepcionista a anotar os dados da pessoa que ligou e nunca dar aconselhamento jurídico.

Limitações

O aplicativo Filevine do Zapier não tem ação para notas ou tarefas, então sua recepcionista não pode registrar a ligação nem atribuir um acompanhamento no Filevine. Sua equipe recebe os detalhes pelos resumos pós-ligação do Reception.
O aplicativo Filevine do Zapier não pode verificar disponibilidade, então sua recepcionista não pode oferecer horários livres. Para agendamentos em tempo real, use o próprio agendamento do Reception com o Google Calendar, Calendly ou Cal.com.
Cada ação executada pela sua recepcionista usa tarefas do seu plano Zapier. Atualmente, o Zapier conta duas tarefas por ligação bem-sucedida; ligações com falha não são contabilizadas. Quando o plano acaba, as ações param até ele ser renovado.

Solução de problemas

Problema	O que verificar
Uma ação do Filevine não aparece no Reception.ai	Selecione Atualizar ferramentas na integração do Zapier depois de adicionar ações no Zapier.
Uma ação mostra Alterada e não é usada	Você a editou no Zapier. Selecione Atualizar na guia Ferramentas.
Pessoas que já ligaram são adicionadas duas vezes	O Filevine busca correspondências com base nos valores armazenados. Armazene números de telefone em um único formato ou defina Campo como e-mail.
Os projetos não estão vinculados à pessoa que ligou	Sua recepcionista precisa do contato de Localizar ou criar contato. Execute essa ação primeiro.
Os leads não chegam ao Lead Docket	O aplicativo Filevine do Zapier grava em projetos do Filevine. Verifique a lista de projetos no Filevine.