Bigin | ElevenLabs Documentation

Sua recepcionista pode reconhecer quem liga e já está no Bigin by Zoho CRM, adicionar novas pessoas como contatos, registrar cada ligação no contato de quem ligou e criar uma tarefa de acompanhamento para sua equipe. A API do Bigin aceita apenas tokens de login OAuth que expiram a cada hora, então as ferramentas de webhook não conseguem se conectar diretamente a ela. O Reception se conecta pelo Zapier.

Configuração

Conecte o Zapier

Se ainda não fez isso, conecte o Zapier no Reception.ai.

Adicione as ações do Bigin

No seu servidor MCP do Zapier em mcp.zapier.com, adicione as ações abaixo do app Bigin by Zoho CRM e entre no Bigin quando o Zapier solicitar. Para cada campo, defina um valor fixo ou deixe a IA preenchê-lo, conforme listado.

As ações podem fazer tudo o que o usuário do Bigin com o qual você entrar pode fazer. Considere usar um usuário dedicado com acesso apenas a contatos, ligações e tarefas.

Atribua as ferramentas

No Reception.ai, abra a aba Tools da integração com o Zapier, selecione Refresh tools e atribua cada ação ao Client (recepcionista).

Teste

Teste sua recepcionista com uma ligação de um número salvo em um contato do Bigin e, depois, como uma nova pessoa que liga e pede um retorno. O novo contato aparecerá no Bigin com a ligação e uma tarefa.

Ações

Encontre quem está ligando

Campo	Valor
Ação do Zapier	Search Contact
Definir no Zapier	Organization: sua organização no Bigin.
Deixar a IA preencher	Mobile Number ou Phone Number: o número de telefone de quem ligou.
Atribuir a	Client

Adicione quem está ligando

Campo	Valor
Ação do Zapier	Create Contact
Definir no Zapier	Organization, o responsável pelo contato e todas as tags que você quiser para novas pessoas que ligam.
Deixar a IA preencher	Nome, sobrenome, número de celular e endereço de e-mail.
Atribuir a	Client

O Bigin exige um sobrenome em todos os contatos, então sua recepcionista precisa pedi-lo.

Registre a ligação

Campo	Valor
Ação do Zapier	Create Call
Definir no Zapier	Organization, o responsável pela ligação, o tipo de ligação (Inbound) e a duração da ligação como um marcador fixo, como `01:00`.
Deixar a IA preencher	O contato (das ações anteriores), o assunto, o horário de início da ligação (a data e hora atuais) e uma descrição do que a pessoa precisava.
Atribuir a	Client

O Bigin exige um tipo, horário de início e duração em todas as ligações. Sua recepcionista registra a ligação enquanto ela ainda está acontecendo, portanto não consegue saber a duração real.

Crie uma tarefa de acompanhamento

Campo	Valor
Ação do Zapier	Create Task
Definir no Zapier	Organization e o responsável por atender retornos.
Deixar a IA preencher	O assunto, a data de vencimento, a descrição e o contato (das ações anteriores).
Atribuir a	Client

Adicione um procedimento para que sua recepcionista pesquise primeiro quem está ligando, crie um contato somente quando não encontrar correspondência e registre a ligação antes de encerrar a conversa.

Search Contact retorna tudo o que está salvo no contato. Adicione uma regra dizendo à sua recepcionista para nunca ler os dados de um contato para quem ligou e usá-los apenas para reconhecê-lo.

Limitações

A duração da ligação no Bigin é um marcador, não a duração real. Seu histórico de chamadas no Reception.ai contém a duração real e a transcrição.
O app do Bigin no Zapier não tem uma ação para adicionar uma nota, então a descrição da ligação registra o que a pessoa queria.
O app do Bigin no Zapier não consegue verificar a disponibilidade de ninguém, então sua recepcionista não pode agendar eventos do Bigin com segurança. Use a tarefa de acompanhamento ou o agendamento do próprio Reception com o Google Calendar.
Cada ação executada pela sua recepcionista usa tarefas do seu plano do Zapier. Atualmente, o Zapier conta duas tarefas por ligação bem-sucedida; ligações com falha não são contadas. Quando o plano se esgota, as ações param até ele ser renovado.

Solução de problemas

Problema	O que verificar
Uma ação do Bigin não aparece no Reception.ai	Selecione Refresh tools na integração com o Zapier depois de adicionar ações no Zapier.
Uma ação mostra Changed e não é usada	Você a editou no Zapier. Selecione Update na aba Tools.
Pessoas conhecidas que ligam não são encontradas	O Bigin compara os números de telefone conforme estão salvos. Armazene os números em um único formato e verifique se foram salvos como celular ou telefone.
Create Contact falha	A pessoa que ligou não informou um sobrenome. Diga à sua recepcionista para sempre pedir um.
Create Call falha	Verifique se o tipo e a duração da ligação estão definidos no Zapier e se o horário de início tem data e hora completas.
Ligações ou tarefas não estão vinculadas a quem ligou	Sua recepcionista precisa do contato de Search Contact ou Create Contact.