Bigin
Recherchez et ajoutez des contacts Bigin, puis consignez chaque appel et tâche de suivi pendant les appels.
Votre réceptionniste peut identifier les appelants déjà présents dans Bigin by Zoho CRM, ajouter de nouveaux appelants comme contacts, enregistrer chaque appel dans le contact de l’appelant et créer une tâche de suivi pour votre équipe. L’API de Bigin n’accepte que des jetons de connexion OAuth qui expirent toutes les heures, les outils de webhook ne peuvent donc pas s’y connecter directement. Reception se connecte via Zapier.
Configuration
Ajouter les actions Bigin
Dans votre serveur MCP Zapier sur mcp.zapier.com, ajoutez les actions ci-dessous de l’application Bigin by Zoho CRM et connectez-vous à Bigin lorsque Zapier vous le demande. Pour chaque champ, définissez une valeur fixe ou laissez l’IA le renseigner, comme indiqué.
Les actions peuvent effectuer tout ce que l’utilisateur Bigin avec lequel vous vous connectez est autorisé à faire. Envisagez d’utiliser un utilisateur dédié, avec un accès limité aux contacts, aux appels et aux tâches.
Attribuer les outils
Dans Reception.ai, ouvrez l’onglet Tools de l’intégration Zapier, sélectionnez Refresh tools, puis attribuez chaque action au Client (réceptionniste).
Tester
Testez votre réceptionniste avec un appel depuis un numéro enregistré pour un contact Bigin, puis avec un nouvel appelant qui demande à être rappelé. Le nouveau contact apparaît dans Bigin avec l’appel et une tâche associés.
Actions
Rechercher l’appelant
Ajouter l’appelant
Bigin exige un nom pour chaque contact, votre réceptionniste doit donc le demander.
Consigner l’appel
Bigin exige un type, une heure de début et une durée pour chaque appel. Votre réceptionniste consigne l’appel alors qu’il est encore en cours, il ne peut donc pas en connaître la durée réelle.
Créer une tâche de suivi
Ajoutez une procédure afin que votre réceptionniste recherche d’abord l’appelant, ne crée un contact qu’en l’absence de correspondance et consigne l’appel avant de terminer la conversation.
Search Contact renvoie tout ce qui est enregistré sur le contact. Ajoutez une règle indiquant à votre réceptionniste de ne jamais lire les informations d’un contact à l’appelant et de les utiliser uniquement pour l’identifier.
Limites
- La durée d’appel dans Bigin est un espace réservé, et non la durée réelle de l’appel. Votre historique des appels dans Reception.ai contient la durée réelle et la transcription.
- L’application Bigin de Zapier ne propose pas d’action pour ajouter une note, la description de l’appel contient donc la demande de l’appelant.
- L’application Bigin de Zapier ne peut pas vérifier les disponibilités, votre réceptionniste ne peut donc pas planifier des événements Bigin de manière fiable. Utilisez la tâche de suivi ou la planification intégrée à Reception avec Google Calendar.
- Chaque action exécutée par votre réceptionniste utilise des tâches de votre forfait Zapier. Zapier comptabilise actuellement deux tâches par appel réussi ; les appels échoués ne sont pas comptabilisés. Lorsque le forfait est épuisé, les actions s’arrêtent jusqu’à sa réinitialisation.