Bigin | ElevenLabs Documentation

Ihre Rezeption kann Anrufer erkennen, die bereits in Bigin by Zoho CRM vorhanden sind, neue Anrufer als Kontakte hinzufügen, jeden Anruf beim Kontakt des Anrufers erfassen und eine Follow-up-Aufgabe für Ihr Team erstellen. Die API von Bigin akzeptiert nur OAuth-Anmeldetokens, die jede Stunde ablaufen. Webhook-Tools können daher keine direkte Verbindung herstellen. Reception stellt die Verbindung über Zapier her.

Einrichtung

Zapier verbinden

Falls noch nicht geschehen, verbinden Sie Zapier in Reception.ai.

Bigin-Aktionen hinzufügen

Fügen Sie auf Ihrem Zapier-MCP-Server unter mcp.zapier.com die unten aufgeführten Aktionen aus der App Bigin by Zoho CRM hinzu und melden Sie sich bei Bigin an, wenn Zapier dazu auffordert. Legen Sie für jedes Feld entweder einen festen Wert fest oder lassen Sie es wie angegeben von der KI ausfüllen.

Die Aktionen können alles tun, was der Bigin-Nutzer tun kann, mit dem Sie sich anmelden. Erwägen Sie einen dedizierten Nutzer mit Zugriff nur auf Kontakte, Anrufe und Aufgaben.

Tools zuweisen

Öffnen Sie in Reception.ai in der Zapier-Integration die Registerkarte Tools, wählen Sie Tools aktualisieren und weisen Sie jede Aktion dem Client (Rezeption) zu.

Testen

Testen Sie Ihre Rezeption mit einem Anruf von einer Nummer, die bei einem Bigin-Kontakt gespeichert ist, und anschließend als neuer Anrufer, der um einen Rückruf bittet. Der neue Kontakt wird in Bigin zusammen mit dem Anruf und einer Aufgabe angezeigt.

Aktionen

Anrufer finden

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Search Contact
In Zapier festlegen	Organization: Ihre Bigin-Organisation.
Von der KI ausfüllen lassen	Mobile Number oder Phone Number: die Telefonnummer des Anrufers.
Zuweisen zu	Client

Anrufer hinzufügen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Create Contact
In Zapier festlegen	Organization sowie der Kontaktinhaber und alle Tags, die neue Anrufer erhalten sollen.
Von der KI ausfüllen lassen	Vorname, Nachname, Mobilnummer und E-Mail-Adresse.
Zuweisen zu	Client

Bigin verlangt für jeden Kontakt einen Nachnamen. Ihre Rezeption muss danach fragen.

Anruf protokollieren

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Create Call
In Zapier festlegen	Organization, der Anrufinhaber, der Anruftyp (Inbound) und die Anrufdauer als fester Platzhalter wie `01:00`.
Von der KI ausfüllen lassen	Der Kontakt (aus den vorherigen Aktionen), der Betreff, die Anrufstartzeit (aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit) und eine Beschreibung des Anliegens des Anrufers.
Zuweisen zu	Client

Bigin verlangt für jeden Anruf einen Anruftyp, eine Startzeit und eine Dauer. Ihre Rezeption protokolliert den Anruf, während er noch läuft, und kann daher die tatsächliche Dauer nicht kennen.

Follow-up-Aufgabe erstellen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Create Task
In Zapier festlegen	Organization sowie der zuständige Bearbeiter für Rückrufe.
Von der KI ausfüllen lassen	Betreff, Fälligkeitsdatum, Beschreibung und der Kontakt (aus den vorherigen Aktionen).
Zuweisen zu	Client

Fügen Sie eine Prozedur hinzu, damit Ihre Rezeption zuerst nach dem Anrufer sucht, nur einen Kontakt erstellt, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, und den Anruf protokolliert, bevor sie das Gespräch beendet.

Search Contact gibt alles zurück, was beim Kontakt gespeichert ist. Fügen Sie eine Regel hinzu, die Ihrer Rezeption vorgibt, niemals die Details eines Kontakts dem Anrufer vorzulesen und sie nur zur Erkennung des Anrufers zu verwenden.

Einschränkungen

Die Anrufdauer in Bigin ist ein Platzhalter, nicht die tatsächliche Anrufdauer. Ihr Anrufverlauf in Reception.ai enthält die tatsächliche Dauer und das Transkript.
Die Bigin-App von Zapier bietet keine Aktion zum Hinzufügen einer Notiz. Daher enthält die Anrufbeschreibung das Anliegen des Anrufers.
Die Bigin-App von Zapier kann die Verfügbarkeit niemandes prüfen. Ihre Rezeption kann daher Bigin-Ereignisse nicht zuverlässig buchen. Verwenden Sie die Follow-up-Aufgabe oder die eigene Terminbuchung von Reception mit Google Calendar.
Jede Aktion, die Ihre Rezeption ausführt, verbraucht Tasks aus Ihrem Zapier-Tarif. Zapier zählt derzeit zwei Tasks pro erfolgreichem Anruf; fehlgeschlagene Anrufe werden nicht gezählt. Wenn der Tarif aufgebraucht ist, werden die Aktionen bis zur Zurücksetzung angehalten.

Fehlerbehebung

Problem	Prüfen
Eine Bigin-Aktion wird nicht in Reception.ai angezeigt	Wählen Sie nach dem Hinzufügen von Aktionen in Zapier in der Zapier-Integration Tools aktualisieren.
Eine Aktion zeigt Changed an und wird nicht verwendet	Sie haben sie in Zapier bearbeitet. Wählen Sie auf der Registerkarte Tools Update.
Bekannte Anrufer werden nicht gefunden	Bigin gleicht Telefonnummern so ab, wie sie gespeichert sind. Speichern Sie Nummern in einem Format und prüfen Sie, ob sie als Mobil- oder Telefonnummer gespeichert sind.
Create Contact schlägt fehl	Der Anrufer hat keinen Nachnamen angegeben. Weisen Sie Ihre Rezeption an, immer danach zu fragen.
Create Call schlägt fehl	Prüfen Sie, ob Anruftyp und Dauer in Zapier festgelegt sind und ob die Startzeit ein vollständiges Datum mit Uhrzeit ist.
Anrufe oder Aufgaben sind nicht mit dem Anrufer verknüpft	Ihre Rezeption benötigt den Kontakt aus Search Contact oder Create Contact.