Capsule CRM | ElevenLabs Documentation

Ihre Rezeption kann Anrufer erkennen, die bereits in Capsule vorhanden sind, neue Anrufer als Kontakte hinzufügen, festhalten, was jeder Anrufer wollte, und eine Follow-up-Aufgabe für Ihr Team erstellen. Zum Nachschlagen von Anrufern wird ein Webhook-Tool verwendet. Kontakte, Notizen und Aufgaben werden über Zapier hinzugefügt, da die Capsule-API dafür verschachtelte Request-Bodys benötigt, die Webhook-Tools nicht senden können.

Anrufer nachschlagen

API-Token erstellen

Öffnen Sie in Capsule My Preferences → API Authentication Tokens und erstellen Sie ein neues Token. Benennen Sie es beispielsweise Reception.ai. Das Token agiert in Ihrem Namen und kann daher alles sehen und ändern, was Sie sehen und ändern können.

Jeder, der das Token besitzt, kann Ihre Capsule-Daten lesen und ändern. Speichern Sie es nicht in gemeinsam genutzten Dokumenten und löschen Sie es in Capsule, falls es offengelegt wird.

Webhook-Tool erstellen

Gehen Sie zu Integrations, wählen Sie Add integration und dann Webhook Tool.

Feld	Wert
Name	`find_capsule_contact`
Beschreibung	”Finde den Anrufer in unserem CRM anhand von Telefonnummer, Name oder E-Mail-Adresse. Nutze dies zu Beginn eines Anrufs, um zu prüfen, ob die Person bereits Kunde ist.”
Methode	GET
URL	`https://api.capsulecrm.com/api/v2/parties/search`
Request-Header	`Authorization`: `Bearer` gefolgt von Ihrem Token
Query-Parameter	`q` (string, erforderlich): “Die Telefonnummer, der vollständige Name oder die E-Mail-Adresse des Anrufers.”
Agenten zuweisen	Receptionist

Wählen Sie Enable. Die Suche liefert dieselben Ergebnisse wie die Suchleiste von Capsule.

Kontakte, Notizen und Aufgaben hinzufügen

Zapier verbinden

Falls noch nicht geschehen, verbinden Sie Zapier in Reception.ai.

Capsule-Aktionen hinzufügen

Verbinden Sie auf Ihrem Zapier-MCP-Server unter mcp.zapier.com Ihr Capsule-CRM-Konto und fügen Sie die unten aufgeführten Aktionen hinzu. Legen Sie für jedes Feld entweder einen festen Wert fest oder lassen Sie es wie angegeben von der KI ausfüllen.

Tools zuweisen

Öffnen Sie in Reception.ai den Tab Tools der Zapier-Integration, wählen Sie Refresh tools und weisen Sie jede Aktion wie angegeben zu.

Testen

Testen Sie Ihre Rezeption mit einem Anruf von einer Nummer, die bei einem Capsule-Kontakt gespeichert ist, und danach als neuer Anrufer, der um einen Rückruf bittet. Der neue Kontakt, eine Notiz und eine Aufgabe erscheinen in Capsule.

Aktionen

Anrufer hinzufügen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Create Contact
In Zapier festlegen	Typ (Person), Inhaber und alle Tags.
Von der KI ausfüllen lassen	Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Zuweisen zu	Client

Notiz erfassen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Add Note to Entity
In Zapier festlegen	Der Datensatztyp, zu dem die Notiz hinzugefügt wird: ein Kontakt.
Von der KI ausfüllen lassen	Die ID des Kontakts (aus `find_capsule_contact` oder Create Contact) und die Notiz.
Zuweisen zu	Client

Follow-up-Aufgabe erstellen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Create Task
In Zapier festlegen	Das Teammitglied, das Rückrufe bearbeitet.
Von der KI ausfüllen lassen	Beschreibung, Fälligkeitsdatum und der Kontakt, um den es in der Aufgabe geht.
Zuweisen zu	Client

Fügen Sie eine Prozedur hinzu, damit Ihre Rezeption zuerst nach dem Anrufer sucht und nur dann einen Kontakt erstellt, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird.

Einschränkungen

Die Capsule-App von Zapier kann die Verfügbarkeit von Personen nicht prüfen. Ihre Rezeption kann daher keine Termine in Capsule buchen. Verwenden Sie stattdessen die Follow-up-Aufgabe oder die eigene Terminbuchung von Reception mit Google Calendar.
Jede Zapier-Aktion, die Ihre Rezeption ausführt, verbraucht Tasks aus Ihrem Zapier-Tarif. Zapier zählt derzeit zwei Tasks pro erfolgreichem Anruf; fehlgeschlagene Anrufe werden nicht gezählt. Wenn der Tarif aufgebraucht ist, werden die Aktionen bis zur Zurücksetzung angehalten.

Fehlerbehebung

Problem	Prüfen Sie
401 von Capsule	Beginnen Sie den Header-Wert mit `Bearer` und einem Leerzeichen, und prüfen Sie, ob das Token gelöscht wurde.
Bekannte Anrufer werden nicht gefunden	Capsule gleicht Telefonnummern in der gespeicherten Form ab. Speichern Sie Nummern in einem einheitlichen Format oder suchen Sie nach Name oder E-Mail.
Die Rezeption erstellt doppelte Kontakte	Geben Sie in der Beschreibung des Nachschlage-Tools an, dass ein Kontakt nur hinzugefügt werden soll, wenn der Anrufer nicht gefunden wurde.
Eine Capsule-Aktion erscheint nicht in Reception.ai	Wählen Sie nach dem Hinzufügen von Aktionen in Zapier bei der Zapier-Integration Refresh tools.
Eine Aktion zeigt Changed und wird nicht verwendet	Sie haben sie in Zapier bearbeitet. Wählen Sie im Tab Tools Update.