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IntegrazioniGuide alla configurazioneCRM

Capsule CRM

Trova e aggiungi contatti Capsule e registra note e attività di follow-up durante le chiamate.

La tua receptionist può riconoscere i chiamanti già presenti in Capsule, aggiungere nuovi chiamanti come contatti, annotare ciò di cui ogni chiamante ha bisogno e creare un’attività di follow-up per il tuo team. Per cercare i chiamanti viene usato uno strumento webhook. L’aggiunta di contatti, note e attività avviene tramite Zapier, perché per queste operazioni l’API di Capsule richiede body delle richieste annidati, che gli strumenti webhook non possono inviare.

Cerca i chiamanti

1

Crea un token API

In Capsule, apri Le mie preferenze → Token di autenticazione API e genera un nuovo token. Assegnagli un nome, ad esempio Reception.ai. Il token agisce per tuo conto, quindi può visualizzare e modificare tutto ciò che puoi visualizzare e modificare tu.

Chiunque disponga del token può leggere e modificare i tuoi dati Capsule. Non inserirlo in documenti condivisi e cancellalo da Capsule se viene divulgato.

2

Crea lo strumento webhook

Vai su Integrazioni, seleziona Aggiungi integrazione e scegli Strumento webhook.

CampoValore
Nomefind_capsule_contact
Descrizione”Trova il chiamante nel nostro CRM in base al numero di telefono, al nome o all’email. Usalo all’inizio di una chiamata per verificare se è già un cliente.”
MetodoGET
URLhttps://api.capsulecrm.com/api/v2/parties/search
Header della richiestaAuthorization: Bearer seguito dal tuo token
Parametri queryq (stringa, obbligatorio): “Il numero di telefono, il nome completo o l’indirizzo email del chiamante.”
Assegna agli agentiReceptionist

Seleziona Abilita. La ricerca restituisce gli stessi risultati della barra di ricerca di Capsule.

Aggiungi contatti, note e attività

1

Collega Zapier

Se non l’hai già fatto, collega Zapier in Reception.ai.

2

Aggiungi le azioni Capsule

Nel tuo server MCP Zapier su mcp.zapier.com, collega il tuo account Capsule CRM e aggiungi le azioni seguenti. Per ogni campo, imposta un valore fisso oppure lascia che lo compili l’IA, come indicato.

3

Assegna gli strumenti

In Reception.ai, apri la scheda Strumenti dell’integrazione Zapier, seleziona Aggiorna strumenti e assegna ogni azione come indicato.

4

Provala

Prova la tua receptionist con una chiamata da un numero salvato in un contatto Capsule, poi come nuovo chiamante che richiede di essere richiamato. Il nuovo contatto, una nota e un’attività vengono visualizzati in Capsule.

Azioni

Aggiungi il chiamante

CampoValore
Azione ZapierCrea contatto
Imposta in ZapierIl tipo (Persona), il proprietario e gli eventuali tag.
Lascia compilare all’IANome, cognome, numero di telefono e indirizzo email.
Assegna aClient

Registra una nota

CampoValore
Azione ZapierAggiungi nota all’entità
Imposta in ZapierIl tipo di record a cui aggiungere la nota: un contatto.
Lascia compilare all’IAL’ID del contatto (da find_capsule_contact o Crea contatto) e la nota.
Assegna aClient

Crea un’attività di follow-up

CampoValore
Azione ZapierCrea attività
Imposta in ZapierIl membro del team che gestisce le richieste di richiamata.
Lascia compilare all’IALa descrizione, la data di scadenza e il contatto a cui si riferisce l’attività.
Assegna aClient

Aggiungi una procedura affinché la tua receptionist cerchi prima il chiamante e crei un contatto solo quando non trova alcuna corrispondenza.

Limitazioni

  • L’app Capsule di Zapier non può verificare la disponibilità di qualcuno, quindi la tua receptionist non può prenotare riunioni in Capsule. Usa invece l’attività di follow-up o la prenotazione integrata di Reception con Google Calendar.
  • Ogni azione Zapier eseguita dalla tua receptionist usa attività del tuo piano Zapier. Zapier attualmente conta due attività per ogni chiamata riuscita; le chiamate non riuscite non vengono conteggiate. Quando il piano si esaurisce, le azioni si interrompono fino al ripristino.

Risoluzione dei problemi

ProblemaCosa verificare
401 da CapsuleInizia il valore dell’header con Bearer e uno spazio, quindi verifica che il token non sia stato eliminato.
I chiamanti conosciuti non vengono trovatiCapsule confronta i numeri di telefono nel formato in cui sono memorizzati. Salva i numeri in un unico formato oppure cerca per nome o email.
La receptionist crea contatti duplicatiIndica nella descrizione dello strumento di ricerca di aggiungere un contatto solo quando il chiamante non viene trovato.
Un’azione Capsule non viene visualizzata in Reception.aiDopo aver aggiunto le azioni in Zapier, seleziona Aggiorna strumenti nell’integrazione Zapier.
Un’azione mostra Modificata e non viene usataL’hai modificata in Zapier. Seleziona Aggiorna nella scheda Strumenti.