Xero
Riconosci i chiamanti che sono già contatti Xero e aggiungi i nuovi chiamanti come contatti.
La tua receptionist può verificare se un chiamante è già un contatto nella tua organizzazione Xero e aggiungere i nuovi chiamanti come contatti, così saranno pronti quando invierai un preventivo o una fattura. L’API di Xero accetta solo token di accesso OAuth che scadono ogni 30 minuti, quindi gli strumenti webhook non possono connettersi direttamente. Reception si connette tramite Zapier.
Xero contiene i tuoi dati finanziari. Non aggiungere azioni che creano o inviano fatture, conti, pagamenti o note di credito. Un chiamante potrebbe indurre la receptionist a usare l’importo o il destinatario sbagliato. Crea tu stesso le fatture in Xero.
Configurazione
Aggiungi le azioni Xero
Nel tuo server MCP Zapier su mcp.zapier.com, aggiungi le azioni seguenti dall’app Xero e accedi a Xero quando Zapier lo richiede. Per ogni campo, imposta un valore fisso oppure lascia che lo compili l’IA, come indicato.
Le azioni possono fare tutto ciò che può fare l’utente Xero con cui accedi. Valuta di usare un utente dedicato con il ruolo minimo necessario per gestire i contatti.
Assegna gli strumenti
In Reception.ai, apri la scheda Tools dell’integrazione Zapier, seleziona Refresh tools e assegna ogni azione a Client (receptionist).
Provala
Metti alla prova la tua receptionist come un cliente esistente che comunica il nome della propria azienda, poi come un nuovo chiamante. Il nuovo contatto appare in Contacts in Xero.
Azioni
Trova il chiamante
Xero trova i contatti in base al nome o al numero di conto, non al numero di telefono, quindi la receptionist deve chiedere il nome a cui è intestato l’account.
Aggiungi il chiamante
Usa Find or Create Contact, non Create/Update Contact. Create/Update Contact modifica un contatto già esistente, quindi un chiamante che fornisce il nome di un altro cliente potrebbe sovrascriverne il numero di telefono o l’email.
Aggiungi una procedura affinché la receptionist chieda il nome dell’azienda del chiamante e lo cerchi prima di aggiungere un contatto.
Find Contact restituisce tutto ciò che è salvato nel contatto. Aggiungi una regola che dica alla receptionist di non leggere mai al chiamante i dettagli, i saldi o le fatture di un contatto e di usarli solo per riconoscere il chiamante.
Limitazioni
- La receptionist non può cercare i chiamanti in base al numero di telefono. Ha bisogno del nome esatto con cui il contatto è salvato in Xero.
- La receptionist non può creare fatture o preventivi. Raccogli i dettagli durante la chiamata e crea tu stesso la fattura a partire dal contatto.
- Ogni azione eseguita dalla receptionist usa attività del tuo piano Zapier. Al momento Zapier conta due attività per ogni chiamata riuscita; le chiamate non riuscite non vengono conteggiate. Quando il piano si esaurisce, le azioni si interrompono fino al ripristino.