Xero
Identifiez les appelants déjà enregistrés comme contacts Xero et ajoutez les nouveaux appelants comme contacts.
Votre réceptionniste peut vérifier si un appelant est déjà un contact dans votre organisation Xero et ajouter les nouveaux appelants comme contacts, afin qu’ils soient prêts lorsque vous envoyez un devis ou une facture. L’API de Xero n’accepte que des jetons de connexion OAuth qui expirent toutes les 30 minutes ; les outils webhook ne peuvent donc pas s’y connecter directement. Reception se connecte via Zapier.
Xero contient vos données financières. N’ajoutez pas d’actions qui créent ou envoient des factures, des notes de frais, des paiements ou des avoirs. Un appelant pourrait convaincre votre réceptionniste d’indiquer un montant ou un destinataire erroné. Créez vous-même les factures dans Xero.
Configuration
Ajouter les actions Xero
Dans votre serveur MCP Zapier sur mcp.zapier.com, ajoutez les actions ci-dessous de l’application Xero et connectez-vous à Xero lorsque Zapier vous le demande. Pour chaque champ, définissez une valeur fixe ou laissez l’IA le renseigner, comme indiqué.
Les actions peuvent effectuer tout ce que l’utilisateur Xero avec lequel vous vous connectez est autorisé à faire. Envisagez d’utiliser un utilisateur dédié doté du rôle minimal permettant de gérer les contacts.
Attribuer les outils
Dans Reception.ai, ouvrez l’onglet Tools de l’intégration Zapier, sélectionnez Refresh tools, puis attribuez chaque action au Client (réceptionniste).
Tester
Testez votre réceptionniste en vous faisant passer d’abord pour un client existant qui donne le nom de son entreprise, puis pour un nouvel appelant. Le nouveau contact apparaît sous Contacts dans Xero.
Actions
Rechercher l’appelant
Xero recherche les contacts par nom ou numéro de compte, et non par numéro de téléphone. Votre réceptionniste doit donc demander le nom associé au compte.
Ajouter l’appelant
Utilisez Find or Create Contact, et non Create/Update Contact. Create/Update Contact modifie un contact existant ; un appelant qui donne le nom d’un autre client pourrait donc remplacer son numéro de téléphone ou son email.
Ajoutez une procédure afin que votre réceptionniste demande le nom de l’entreprise de l’appelant et le recherche avant d’ajouter un contact.
Find Contact renvoie toutes les informations enregistrées pour le contact. Ajoutez une règle demandant à votre réceptionniste de ne jamais communiquer à l’appelant les coordonnées, soldes ou factures d’un contact, et de les utiliser uniquement pour identifier l’appelant.
Limites
- Votre réceptionniste ne peut pas rechercher les appelants par numéro de téléphone. Il a besoin du nom exact sous lequel le contact est enregistré dans Xero.
- Votre réceptionniste ne peut pas créer de factures ni de devis. Recueillez les informations pendant l’appel et créez vous-même la facture à partir du contact.
- Chaque action exécutée par votre réceptionniste utilise des tâches de votre forfait Zapier. Zapier compte actuellement deux tâches par appel réussi ; les appels échoués ne sont pas comptabilisés. Lorsque le forfait est épuisé, les actions s’arrêtent jusqu’à sa réinitialisation.