Smokeball | ElevenLabs Documentation

Votre réceptionniste peut reconnaître les appelants déjà présents dans Smokeball, ajouter de nouveaux appelants en tant que contacts et prospects, puis créer une tâche de suivi pour votre équipe. L’API de Smokeball utilise OAuth et exige de vous inscrire en tant que partenaire Smokeball. Reception se connecte donc via Zapier.

Configuration

Connecter Zapier

Si ce n’est pas encore fait, connectez Zapier dans Reception.ai.

Ajouter les actions Smokeball

Dans votre serveur MCP Zapier sur mcp.zapier.com, ajoutez les actions ci-dessous. Lorsque Zapier vous le demande, confirmez votre région Smokeball et connectez-vous avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Smokeball. Pour chaque champ, définissez une valeur fixe ou laissez l’IA le renseigner, comme indiqué.

Attribuer les outils

Dans Reception.ai, ouvrez l’onglet Tools de l’intégration Zapier, sélectionnez Refresh tools, puis attribuez chaque action au Client (réceptionniste).

Tester

Testez votre réceptionniste en vous faisant passer pour un nouvel appelant à la recherche d’un avocat. Le contact, le prospect et une tâche apparaissent dans Smokeball.

Actions

Rechercher l’appelant

Champ	Valeur
Action Zapier	Find Contact
Définir dans Zapier	Rien.
Laisser l’IA renseigner	Contact number (mobile, home or work), ainsi que Name ou Email si l’appelant les communique.
Attribuer à	Client

Ajouter un nouvel appelant

Champ	Valeur
Action Zapier	Create Person Contact
Définir dans Zapier	Rien n’est requis.
Laisser l’IA renseigner	Le prénom, le nom, le numéro de téléphone et l’email de l’appelant.
Attribuer à	Client

Ajouter un nouveau prospect

Dans Smokeball, un prospect correspond à un dossier potentiel. Votre équipe le convertit en dossier lorsque le cabinet accepte l’affaire.

Champ	Valeur
Action Zapier	Create Lead
Définir dans Zapier	Lead Type : le type que vous utilisez pour les demandes par téléphone. Person Responsible : le membre de l’équipe qui traite les nouvelles demandes.
Laisser l’IA renseigner	Description (un bref résumé factuel des besoins de l’appelant) et le contact de l’appelant si Zapier affiche un champ client pour ce type de prospect.
Attribuer à	Client

Créer une tâche de suivi

Champ	Valeur
Action Zapier	Create Task
Définir dans Zapier	Created By et Assignees : le membre de l’équipe qui gère les rappels.
Laisser l’IA renseigner	Name, Details (qui a appelé, son numéro et ses besoins) et Due Date.
Attribuer à	Client

L’ouverture d’un dossier intervient généralement après une vérification des conflits. Ce guide laisse donc Create Matter à votre équipe.

Pour permettre à votre réceptionniste d’ajouter des consultations au calendrier du cabinet, ajoutez Create Calendar Event avec Organizer et Attendees définis sur des valeurs fixes. Cette action ne vérifie pas les conflits. Convenez donc d’un horaire avec l’appelant à titre de demande, puis faites-le confirmer par votre équipe.

Ajoutez une règle indiquant à votre réceptionniste de noter les coordonnées de l’appelant et de ne jamais donner de conseils juridiques.

Limites

L’application Smokeball de Zapier ne peut pas vérifier les disponibilités. Votre réceptionniste ne peut donc pas proposer de créneaux libres. Pour des réservations en temps réel, utilisez la réservation intégrée de Reception avec Google Calendar, Calendly ou Cal.com.
Chaque action exécutée par votre réceptionniste utilise des tâches de votre forfait Zapier. Zapier compte actuellement deux tâches par appel réussi ; les appels échoués ne sont pas comptabilisés. Lorsque le forfait est épuisé, les actions s’arrêtent jusqu’à sa réinitialisation.

Dépannage

Problème	À vérifier
Une action Smokeball n’apparaît pas dans Reception.ai	Sélectionnez Refresh tools dans l’intégration Zapier après avoir ajouté des actions dans Zapier.
Une action affiche Changed et n’est pas utilisée	Vous l’avez modifiée dans Zapier. Sélectionnez Update dans l’onglet Tools.
Zapier ne parvient pas à se connecter à Smokeball	Vérifiez que vous avez sélectionné la région dans laquelle se trouve le compte Smokeball de votre cabinet.
Les appelants existants sont ajoutés deux fois	Ajoutez une procédure afin que votre réceptionniste exécute Find Contact avant de créer un contact.
Les appelants connus ne sont pas trouvés	Vérifiez que les numéros de téléphone dans Smokeball sont enregistrés dans un même format, ou recherchez plutôt par email.