Smokeball
Reconoce a quienes llaman, añade nuevos clientes potenciales y crea tareas de seguimiento en Smokeball.
Tu recepcionista puede reconocer a quienes llaman y ya están en Smokeball, añadir a personas nuevas como contactos y clientes potenciales, y crear una tarea de seguimiento para tu equipo. La API de Smokeball utiliza OAuth y requiere registrarse como partner de Smokeball, por lo que Reception se conecta a través de Zapier.
Configuración
Añade las acciones de Smokeball
En tu servidor MCP de Zapier en mcp.zapier.com, añade las acciones siguientes. Cuando Zapier te lo pida, confirma tu región de Smokeball e inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña de Smokeball. Para cada campo, establece un valor fijo o deja que la IA lo complete, como se indica.
Asigna las herramientas
En Reception.ai, abre la pestaña Tools de la integración de Zapier, selecciona Refresh tools y asigna cada acción al Client (recepcionista).
Pruébalo
Prueba tu recepcionista como una persona nueva que llama buscando un abogado. El contacto, el cliente potencial y una tarea aparecerán en Smokeball.
Acciones
Busca a quien llama
Añade a una persona nueva que llama
Añade un cliente potencial nuevo
En Smokeball, un cliente potencial es un posible asunto. Tu equipo lo convierte en un asunto cuando el despacho acepta el caso.
Crea una tarea de seguimiento
Abrir un asunto suele hacerse después de comprobar posibles conflictos, por lo que esta guía deja Create Matter en manos de tu equipo.
Para que tu recepcionista pueda incluir consultas en el calendario del despacho, añade Create Calendar Event con Organizer y Attendees establecidos como valores fijos. No comprueba conflictos, así que acuerda la hora con quien llama como una solicitud y haz que tu equipo la confirme.
Añade una regla que indique a tu recepcionista que anote los datos de quien llama y que nunca dé asesoramiento jurídico.
Limitaciones
- La aplicación de Smokeball en Zapier no puede comprobar la disponibilidad, así que tu recepcionista no puede ofrecer horarios libres. Para reservas en tiempo real, utiliza las reservas propias de Reception con Google Calendar, Calendly o Cal.com.
- Cada acción que ejecuta tu recepcionista consume tareas de tu plan de Zapier. Actualmente, Zapier cuenta dos tareas por cada llamada realizada correctamente; las llamadas fallidas no se cuentan. Cuando se agota el plan, las acciones se detienen hasta que se reinicia.