Bigin
Busca y añade contactos de Bigin, y registra cada llamada y tarea de seguimiento durante las llamadas.
Tu recepcionista puede reconocer a quienes llaman y ya están en Bigin by Zoho CRM, añadir a quienes llaman por primera vez como contactos, registrar cada llamada en el contacto de quien llama y crear una tarea de seguimiento para tu equipo. La API de Bigin solo acepta tokens de inicio de sesión OAuth que caducan cada hora, por lo que las herramientas de webhook no pueden conectarse a ella directamente. Reception se conecta mediante Zapier.
Configuración
Añade las acciones de Bigin
En tu servidor MCP de Zapier en mcp.zapier.com, añade las acciones que aparecen a continuación de la aplicación Bigin by Zoho CRM e inicia sesión en Bigin cuando Zapier te lo pida. Para cada campo, establece un valor fijo o deja que la IA lo complete, según se indica.
Las acciones pueden hacer todo lo que puede hacer el usuario de Bigin con el que inicias sesión. Considera usar un usuario dedicado que tenga acceso solo a contactos, llamadas y tareas.
Asigna las herramientas
En Reception.ai, abre la pestaña Tools de la integración de Zapier, selecciona Refresh tools y asigna cada acción a Client (recepcionista).
Pruébalo
Prueba tu recepcionista con una llamada desde un número guardado en un contacto de Bigin y después como una persona nueva que pide que le devuelvan la llamada. El nuevo contacto aparecerá en Bigin con la llamada y una tarea asociada.
Acciones
Busca a quien llama
Añade a quien llama
Bigin requiere apellidos en todos los contactos, por lo que tu recepcionista debe pedirlos.
Registra la llamada
Bigin requiere un tipo de llamada, una hora de inicio y una duración en cada llamada. Tu recepcionista registra la llamada mientras aún está en curso, así que no puede conocer su duración real.
Crea una tarea de seguimiento
Añade un procedimiento para que tu recepcionista primero busque a quien llama, solo cree un contacto si no encuentra coincidencias y registre la llamada antes de terminar la conversación.
Search Contact devuelve todo lo que esté guardado en el contacto. Añade una regla que indique a tu recepcionista que nunca lea los datos de un contacto a quien llama y que los use únicamente para reconocerle.
Limitaciones
- La duración de la llamada en Bigin es un marcador de posición, no su duración real. Tu historial de llamadas en Reception.ai incluye la duración real y la transcripción.
- La aplicación de Bigin de Zapier no tiene una acción para añadir una nota, por lo que la descripción de la llamada incluye lo que necesitaba quien llama.
- La aplicación de Bigin de Zapier no puede comprobar la disponibilidad de nadie, por lo que tu recepcionista no puede reservar eventos de Bigin de forma segura. Usa la tarea de seguimiento o el sistema de reservas propio de Reception con Google Calendar.
- Cada acción que ejecuta tu recepcionista usa tareas de tu plan de Zapier. Actualmente, Zapier cuenta dos tareas por cada llamada realizada correctamente; las llamadas fallidas no se cuentan. Cuando se agota el plan, las acciones se detienen hasta que se restablece.