Bigin | ElevenLabs Documentation

Je receptionist kan bellers herkennen die al in Bigin by Zoho CRM staan, nieuwe bellers als contacten toevoegen, elk gesprek vastleggen bij het contact van de beller en een opvolgtaak voor je team maken. De API van Bigin accepteert alleen OAuth-inlogtokens die elk uur verlopen, dus webhooktools kunnen er niet rechtstreeks verbinding mee maken. Reception maakt verbinding via Zapier.

Instellen

Zapier verbinden

Als je dat nog niet hebt gedaan, verbind je Zapier in Reception.ai.

De Bigin-acties toevoegen

Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de onderstaande acties uit de app Bigin by Zoho CRM toe en log in bij Bigin wanneer Zapier hierom vraagt. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI het invullen, zoals aangegeven.

De acties kunnen alles doen wat de Bigin-gebruiker waarmee je inlogt kan doen. Overweeg een aparte gebruiker met alleen toegang tot contacten, gesprekken en taken.

De tools toewijzen

Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe aan de Client (receptionist).

Testen

Test je receptionist met een gesprek vanaf een nummer dat bij een Bigin-contact is opgeslagen, en vervolgens als nieuwe beller die om een terugbelverzoek vraagt. Het nieuwe contact verschijnt in Bigin met het gesprek en een taak erbij.

Acties

De beller vinden

Veld	Waarde
Zapier-actie	Search Contact
Instellen in Zapier	Organization: je Bigin-organisatie.
Laten invullen door de AI	Mobile Number of Phone Number: het telefoonnummer van de beller.
Toewijzen aan	Client

De beller toevoegen

Veld	Waarde
Zapier-actie	Create Contact
Instellen in Zapier	Organization, en de contacteigenaar en eventuele tags die je bij nieuwe bellers wilt gebruiken.
Laten invullen door de AI	Voornaam, achternaam, mobiel nummer en e-mailadres.
Toewijzen aan	Client

Bigin vereist voor elk contact een achternaam, dus je receptionist moet hiernaar vragen.

Het gesprek registreren

Veld	Waarde
Zapier-actie	Create Call
Instellen in Zapier	Organization, de gespreksverantwoordelijke, het gesprekstype (Inbound) en de gespreksduur als vaste placeholder, zoals `01:00`.
Laten invullen door de AI	Het contact (uit de vorige acties), het onderwerp, de starttijd van het gesprek (de huidige datum en tijd) en een beschrijving van wat de beller nodig had.
Toewijzen aan	Client

Bigin vereist voor elk gesprek een gesprekstype, starttijd en duur. Je receptionist registreert het gesprek terwijl het nog bezig is en kan dus niet weten hoe lang het werkelijk duurt.

Een opvolgtaak maken

Veld	Waarde
Zapier-actie	Create Task
Instellen in Zapier	Organization, en de eigenaar die terugbelverzoeken afhandelt.
Laten invullen door de AI	Het onderwerp, de einddatum, beschrijving en het contact (uit de vorige acties).
Toewijzen aan	Client

Voeg een procedure toe zodat je receptionist eerst naar de beller zoekt, alleen een contact maakt als er geen overeenkomst is gevonden, en het gesprek registreert voordat het de conversatie beëindigt.

Search Contact retourneert alles wat bij het contact is opgeslagen. Voeg een regel toe die je receptionist vertelt nooit de gegevens van een contact aan de beller voor te lezen en ze alleen te gebruiken om de beller te herkennen.

Beperkingen

De gespreksduur in Bigin is een placeholder, niet de werkelijke gespreksduur. Je gespreksgeschiedenis in Reception.ai bevat de werkelijke duur en het transcript.
De Bigin-app van Zapier heeft geen actie om een notitie toe te voegen, dus de beschrijving van het gesprek bevat wat de beller nodig had.
De Bigin-app van Zapier kan niemands beschikbaarheid controleren, dus je receptionist kan niet veilig Bigin-evenementen boeken. Gebruik de opvolgtaak, of de eigen boekingsfunctie van Reception met Google Calendar.
Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per succesvol gesprek; mislukte gesprekken worden niet geteld. Als het abonnement op is, stoppen de acties totdat het is gereset.

Problemen oplossen

Probleem	Controleer het volgende
Een Bigin-actie verschijnt niet in Reception.ai	Selecteer Refresh tools in de Zapier-integratie nadat je acties hebt toegevoegd in Zapier.
Een actie toont Changed en wordt niet gebruikt	Je hebt deze in Zapier bewerkt. Selecteer Update op het tabblad Tools.
Bekende bellers worden niet gevonden	Bigin vergelijkt telefoonnummers zoals ze zijn opgeslagen. Sla nummers in één formaat op en controleer of ze als mobiel of telefoon zijn opgeslagen.
Create Contact mislukt	De beller heeft geen achternaam gegeven. Geef je receptionist de opdracht er altijd naar te vragen.
Create Call mislukt	Controleer of het gesprekstype en de duur zijn ingesteld in Zapier en of de starttijd een volledige datum en tijd is.
Gesprekken of taken zijn niet gekoppeld aan de beller	Je receptionist heeft het contact van Search Contact of Create Contact nodig.