PracticePanther | ElevenLabs Documentation

Je receptionist kan een beller in PracticePanther vinden of als nieuw contact toevoegen, het gesprek vastleggen en een opvolgtaak voor je team maken. De API van PracticePanther gebruikt OAuth en is alleen beschikbaar op aanvraag. Daarom maakt Reception verbinding via Zapier.

Instellen

Zapier verbinden

Als je dat nog niet hebt gedaan, verbind je Zapier in Reception.ai.

De PracticePanther-acties toevoegen

Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de onderstaande acties toe en log in bij PracticePanther wanneer Zapier daarom vraagt. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI het invullen, zoals aangegeven.

De tools toewijzen

Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs elke actie toe aan de Client (receptionist).

Testen

Test je receptionist als nieuwe beller die om een consult vraagt. Het contact, het gesprekslogboek en een taak verschijnen in PracticePanther.

Acties

De beller vinden of toevoegen

Veld	Waarde
Zapier-actie	Find or Create Contact
Instellen in Zapier	User: het teamlid aan wie nieuwe contacten worden toegewezen. Tags, bijvoorbeeld `Reception`.
Door de AI laten invullen	Search Text (de naam, het e-mailadres of telefoonnummer van de beller), First Name, Last Name, Email en Mobile #.
Toewijzen aan	Client

Het gesprek vastleggen

Veld	Waarde
Zapier-actie	Create Call Log
Instellen in Zapier	User en Direction (inbound).
Door de AI laten invullen	Contact (van de vorige actie), Subject, Date/Time, Duration en Notes.
Toewijzen aan	Client

Een opvolgtaak maken

Veld	Waarde
Zapier-actie	Create Task
Instellen in Zapier	User: het teamlid dat terugbelverzoeken afhandelt.
Door de AI laten invullen	Contact, Subject, Notes en Due Date.
Toewijzen aan	Client

Een zaak openen

Veld	Waarde
Zapier-actie	Create Matter
Instellen in Zapier	Status: de status die je gebruikt voor nieuwe aanvragen. User.
Door de AI laten invullen	Contact, Matter Name en Notes.
Toewijzen aan	Client

Als je kantoor een belangenconflictcontrole uitvoert voordat je een zaak opent, laat Create Matter dan weg en laat je team zaken openen vanuit de opvolgtaak.

Voeg een regel toe die je receptionist vertelt om de gegevens van de beller te noteren en nooit juridisch advies te geven.

Beperkingen

De PracticePanther-app van Zapier kan de beschikbaarheid niet controleren, dus je receptionist kan geen beschikbare tijden aanbieden. Gebruik voor realtime-afspraken de eigen afsprakenfunctie van Reception met Google Calendar, Calendly of Cal.com.
Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per succesvol gesprek; mislukte gesprekken tellen niet mee. Als het abonnement op is, stoppen de acties totdat het wordt gereset.

Problemen oplossen

Probleem	Controleren
Een PracticePanther-actie verschijnt niet in Reception.ai	Selecteer Refresh tools in de Zapier-integratie nadat je acties hebt toegevoegd in Zapier.
Een actie toont Changed en wordt niet gebruikt	Je hebt deze bewerkt in Zapier. Selecteer Update op het tabblad Tools.
Terugkerende bellers worden twee keer toegevoegd	PracticePanther vergelijkt waarden zoals ze zijn opgeslagen. Vraag je receptionist om indien mogelijk op e-mail te zoeken.
Gesprekslogboeken of taken zijn niet gekoppeld aan de beller	Je receptionist heeft het contact van Find or Create Contact nodig. Voer die eerst uit.