Rocket Matter | ElevenLabs Documentation

Ihre Rezeption kann neue Anrufer als Kontakte in Rocket Matter hinzufügen, einschließlich einer kurzen Notiz zu ihrem Anliegen, und eine Folgeaufgabe für einen Anwalt oder Assistenten erstellen. Reception verbindet sich über Zapier mit Rocket Matter. Zapier verwaltet die Anmeldung bei Rocket Matter.

Einrichten

Zapier verbinden

Falls noch nicht geschehen, verbinden Sie Zapier in Reception.ai.

Rocket Matter-Aktionen hinzufügen

Fügen Sie in Ihrem Zapier MCP-Server unter mcp.zapier.com die unten aufgeführten Aktionen hinzu und melden Sie sich bei Rocket Matter an, wenn Zapier dazu auffordert. Legen Sie für jedes Feld entweder einen festen Wert fest oder lassen Sie es wie angegeben von der KI ausfüllen.

Tools zuweisen

Öffnen Sie in Reception.ai den Tab Tools der Zapier-Integration, wählen Sie Refresh tools und weisen Sie jede Aktion dem Client (der Rezeption) zu.

Verfahren für wiederkehrende Anrufer hinzufügen

Die Rocket Matter-App von Zapier kann keine Kontakte suchen. Fügen Sie ein Verfahren hinzu, das Ihre Rezeption anweist, zu fragen, ob der Anrufer bereits Mandant ist, und einen Kontakt nur für neue Anrufer zu erstellen.

Testen

Testen Sie Ihre Rezeption als neuer Anrufer auf der Suche nach einem Anwalt. Der Kontakt und eine Aufgabe werden in Rocket Matter angezeigt.

Aktionen

Neuen Anrufer hinzufügen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Create Contact
In Zapier festlegen	Contact Type: der Typ, den Sie für potenzielle Mandanten verwenden. Er muss mit einem in Rocket Matter eingerichteten Typ übereinstimmen.
Von der KI ausfüllen lassen	Contact Name (Vor- und Nachname), Contact Email, Cell Phone Number und Notes (eine kurze, sachliche Zusammenfassung des Anliegens des Anrufers).
Zuweisen an	Client

Folgeaufgabe erstellen

Feld	Wert
Zapier-Aktion	Create Task
In Zapier festlegen	Primary Assignee: das Teammitglied, das Rückrufe bearbeitet. Choose the Priority, zum Beispiel Medium.
Von der KI ausfüllen lassen	Task name, Task Description (wer angerufen hat, seine Nummer und sein Anliegen) und Task Due Date.
Zuweisen an	Client

Das Anlegen einer Akte erfolgt normalerweise nach einer Konfliktprüfung. Diese Anleitung überlässt Create Matter daher Ihrem Team.

Damit Ihre Rezeption Beratungstermine im Kalender der Kanzlei eintragen kann, fügen Sie Create Event hinzu und lassen Sie die KI den Ereignisnamen, die Start- und Endzeit sowie die Beschreibung ausfüllen. Die Funktion prüft keine Konflikte. Vereinbaren Sie die Zeit daher mit dem Anrufer nur als Anfrage und lassen Sie sie von Ihrem Team bestätigen.

Fügen Sie eine Regel hinzu, die Ihre Rezeption anweist, die Angaben des Anrufers aufzunehmen und niemals Rechtsberatung zu geben.

Einschränkungen

Die Rocket Matter-App von Zapier hat keine Suchaktionen. Ihre Rezeption kann daher Anrufer, die bereits in Rocket Matter vorhanden sind, nicht erkennen oder deren Akten nachschlagen.
Aufgaben und Notizen werden über die Aktennummer mit einer Akte verknüpft. Neue Anrufer haben noch keine. Aufgaben für neue Anrufer werden nicht mit einer Akte oder einem Kontakt verknüpft.
Die Rocket Matter-App von Zapier kann keine Verfügbarkeit prüfen. Ihre Rezeption kann daher keine freien Termine anbieten. Für Buchungen in Echtzeit verwenden Sie die eigene Terminbuchung von Reception mit Google Calendar, Calendly oder Cal.com.
Jede Aktion, die Ihre Rezeption ausführt, verbraucht Tasks aus Ihrem Zapier-Tarif. Zapier zählt derzeit zwei Tasks pro erfolgreichem Anruf. Fehlgeschlagene Anrufe werden nicht gezählt. Wenn der Tarif aufgebraucht ist, werden die Aktionen bis zur Zurücksetzung angehalten.

Fehlerbehebung

Problem	Prüfen Sie
Eine Rocket Matter-Aktion wird nicht in Reception.ai angezeigt	Wählen Sie in der Zapier-Integration Refresh tools, nachdem Sie Aktionen in Zapier hinzugefügt haben.
Eine Aktion zeigt Changed und wird nicht verwendet	Sie haben sie in Zapier bearbeitet. Wählen Sie im Tab Tools die Option Update.
Create Contact schlägt fehl	Prüfen Sie, ob Contact Type exakt mit einem in Rocket Matter eingerichteten Typ übereinstimmt.
Wiederkehrende Anrufer werden doppelt hinzugefügt	Prüfen Sie das Verfahren, das Ihre Rezeption anweist zu fragen, ob der Anrufer bereits Mandant ist.
Aufgaben gehen an die falsche Person	Setzen Sie Primary Assignee auf den vollständigen Namen oder Login des Teammitglieds, wie in Rocket Matter angezeigt.