Phone.com | ElevenLabs Documentation

Phone.com heeft geen directe koppeling met Reception.ai, dus je verbindt het via oproepdoorschakeling. Je receptionist neemt op via een eigen Reception.ai-nummer en Phone.com schakelt oproepen daarnaar door. Bellers blijven je Phone.com-nummer bellen.

Ga eerst naar Receptionists, selecteer de tegel Phone en neem een nummer. Zie Telefoonnummers.

Laat Call Screening uitgeschakeld voor de doorschakeling naar je receptionist. Als screening is ingeschakeld, moet degene die opneemt op 1 drukken om de oproep te verbinden, en je receptionist kan geen toetsen indrukken.

Phone.com heeft twee beheerconsoles. Volg de instructies voor de console die jouw account gebruikt.

Configuratie	Wat gebeurt er
Doorschakelen in My.Phone.com	Elke oproep naar het nummer, of elke oproep buiten je openingstijden, gaat naar de receptionist.
Doorschakelen in het Control Panel	Regels voor oproepafhandeling schakelen oproepen tijdens een schema, of nadat een extensie overgaat, door naar de receptionist.

Doorschakelen in My.Phone.com

Je moet Phone.com-beheerder zijn.

Het nummer openen

Doorschakelen naar de receptionist

Kies onder Call handling Forward to a Number en voer het nummer van je receptionist in.

De doorschakelopties controleren

Selecteer het penpictogram naast het nummer. Stel Caller ID to Display in op het nummer van de beller, laat Voice Tag leeg en laat Call Screening uitgeschakeld. Selecteer daarna Save.

Wil je alleen oproepen buiten je openingstijden doorsturen, stel dan je uren in via Administration → Business Hours. Bewerk vervolgens je hoofdnummer, kies Main company number en stel After hours in om door te schakelen naar het nummer van je receptionist. Feestdagen en lunchpauzes volgen After hours, tenzij je Same as after hours uitschakelt.

Doorschakelen in het Control Panel

De regels van het nummer openen

Log in bij Control.Phone.com. Beweeg de muis over Configure, selecteer Manage Numbers en selecteer Edit naast je nummer. Selecteer naast Number Action Edit.

Een doorschakeling toevoegen

Stel Select Operation in op Forward Call en voer het nummer van je receptionist in. Wil je alleen op bepaalde tijden doorschakelen, wijzig dan All Calls in Received During en kies een schema (maak er een via Configure → Add a Schedule). Voeg daarna een tweede regel toe voor alle andere oproepen.

Eerst je team laten overgaan (optioneel)

Maak de eerste actie een Forward Call naar je extensie met een belduur. Selecteer Add Next Action en voeg een Forward Call naar het nummer van je receptionist toe.

De doorschakelopties controleren

Selecteer Adv naast de doorschakeling naar je receptionist. Stel Caller ID to Show Me in op Caller’s ID, laat Voice Tag leeg en laat Call Screening uitgeschakeld. Selecteer Save Rule Settings.

Regels die op een extensie zijn ingesteld (Configure → Manage Users & Extensions → Call Handling Rules) werken op dezelfde manier en gelden voor oproepen die die extensie bereiken.

Je kunt ook elke oproep doorschakelen naar de receptionist en Who answers first inschakelen in Reception.ai. Hiermee gaat eerst een telefoon van een medewerker over en wordt de oproep aan de receptionist doorgegeven als niemand opneemt. De telefoon van de medewerker moet een ander nummer hebben dan het nummer dat bellers kiezen. Zie Wie neemt eerst op.

Wat je moet weten

Caller ID: Phone.com laat je bij doorgeschakelde oproepen het nummer van de beller of je Phone.com-nummer tonen. Kies het nummer van de beller, anders lijkt elke oproep van hetzelfde nummer te komen en kan je receptionist terugkerende bellers niet aan hun nummer herkennen.
Voice tag: Een voice tag wordt hardop voorgelezen aan degene die opneemt voordat de oproep verbinding maakt. Je receptionist zou deze horen als het begin van de oproep, dus laat deze leeg.
Kosten: Controleer in je Phone.com-abonnement hoe doorgeschakelde minuten worden gefactureerd.

Testen

Bel je Phone.com-nummer vanaf een andere telefoon op een moment waarop de routering die je hebt ingesteld actief is. Controleer of je receptionist opneemt, open daarna Inbox en bevestig dat het gesprek het nummer van je telefoon toont. Zie Testen.

Problemen oplossen

Probleem	Wat je moet controleren
De receptionist neemt op, maar de oproep wordt verbroken of gaat naar voicemail	Call Screening is ingeschakeld voor de doorschakeling naar je receptionist. Schakel dit uit.
De begroeting van de receptionist praat door een bericht heen	Voor de doorschakeling is een Voice Tag ingesteld. Wis deze.
Oproepen bereiken de receptionist nooit	Bel het nummer van de receptionist rechtstreeks. Werkt dat, controleer dan de regel of het onderdeel voor openingstijden dat geldt op het moment dat je test. Feestdagenschema’s moeten minstens 24 uur van tevoren zijn ingesteld.
Bellers wordt gevraagd een toets in te drukken voordat de receptionist opneemt	Spambeveiliging vraagt bellers van wie het nummer niet is geverifieerd om een toets in te drukken. Doorgeschakelde oproepen kunnen ongeverifieerd binnenkomen. Schakel dit uit als dit echte bellers beïnvloedt.