Ooma
Beantwoord oproepen naar je Ooma Office-nummer met je receptionist.
Ooma Office heeft geen directe koppeling met Reception.ai, dus je verbindt het via oproepdoorschakeling. Je receptionist neemt op via een eigen Reception.ai-nummer en Ooma schakelt oproepen daarnaar door. Bellers blijven je Ooma-nummer bellen.
Ga eerst naar Receptionists, selecteer de tegel Phone en neem een nummer. Zie Telefoonnummers. Ooma schakelt niet door naar internationale nummers, dus gebruik een receptionistnummer in je eigen land.
Laat Require key press on answer uitgeschakeld waar je ook het nummer van de receptionist invoert. Hiermee wordt degene die opneemt gevraagd om op 1 te drukken voordat de oproep verbinding maakt, en je receptionist kan geen toetsen indrukken. Sommige doorschakelhandleidingen vertellen je om dit in te schakelen, waardoor elke doorgeschakelde oproep mislukt.
Kies vervolgens een van de onderstaande configuraties.
Oproepen van een extensie doorschakelen
Oproepafhandeling openen
Log in bij de Ooma Office End User Portal op office.ooma.com en open Call Handling op de pagina Settings. Selecteer in de Ooma Office-desktopapp je naam en vervolgens Settings → Devices.
Elke oproep doorschakelen
Stel When a call comes in in op Forward it immediately en Forward to op My Forwarding number.
Het nummer van de receptionist invoeren
Voer in de popup het nummer van je receptionist in. Kies onder Show het nummer van de oorspronkelijke beller, zodat de receptionist bellers kan herkennen. Laat Require key press on answer uitgeschakeld. Selecteer Save in de popup en sla daarna je instellingen op.
Wil je alleen doorschakelen wanneer de apparaten van de extensie offline zijn, bijvoorbeeld tijdens een internetstoring, schakel dan in plaats daarvan When all devices are offline, send calls to Forwarding number in en voer het nummer van de receptionist op dezelfde manier in.
Vanaf een Ooma Office-bureautelefoon kun je ook *72 kiezen, wachten op de melding en vervolgens het nummer van je
receptionist gevolgd door # kiezen. Kies *74 om doorschakelen in of uit te schakelen. Stercodes tonen de optie Require key press on answer niet,
dus controleer deze daarna in de End User Portal.
Een gedeelde externe lijn gebruiken
Met een gedeelde externe lijn kan je virtuele receptionist, een belgroep of een oproepwachtrij oproepen naar een extern nummer sturen. Hiervoor heb je Ooma Office Pro Plus nodig en elk account kan er één hebben.
De lijn toevoegen
Log als beheerder in op office.ooma.com en open de pagina Settings. Selecteer in het menu ADD Shared External Line.
Het nummer van de receptionist invoeren
Voer een naam en het nummer van je receptionist in. Laat Required key press on answer uitgeschakeld en selecteer Save.
Oproepen ernaartoe routeren
De lijn verschijnt nu als bestemming in de oproepafhandeling van je andere extensies. Kies deze in het menu of de afhandeling buiten kantooruren van je virtuele receptionist, in een belgroep of oproepwachtrij, of als bestemming voor oproepen van een gebruiker wanneer niemand opneemt.
Wil je je team vóór de receptionist laten overgaan zonder Pro Plus, schakel dan elke oproep door naar de receptionist en schakel Who answers first in bij Reception.ai. Hiermee gaat eerst een telefoon van een medewerker over en wordt de oproep aan de receptionist doorgegeven als niemand opneemt. De telefoon van de medewerker moet een ander nummer hebben dan het nummer dat bellers kiezen. Zie Wie neemt eerst op.
Wat je moet weten
- Caller ID: Met doorschakelen van extensies kun je het nummer van de oorspronkelijke beller of je Ooma-nummer tonen. Ooma documenteert Caller ID voor gedeelde externe lijnen niet, dus controleer dit met een testoproep. Als de receptionist je Ooma-nummer ziet in plaats van dat van de beller, lijkt elke oproep van hetzelfde nummer te komen en kan je receptionist terugkerende bellers niet aan hun nummer herkennen.
- Doorschakelen neemt over: Met Forward it immediately gaat alleen het nummer van de receptionist over. De apparaten van je extensie gaan niet over.
Testen
Bel je Ooma-nummer vanaf een andere telefoon op een moment waarop de routering die je hebt ingesteld actief is. Controleer of je receptionist opneemt, open daarna Inbox en bevestig welk nummer van de beller in het gesprek wordt weergegeven. Zie Testen.