Phone.com
리셉셔니스트가 Phone.com 번호로 걸려오는 전화를 받도록 설정하세요.
Phone.com은 Reception.ai와 직접 연결되지 않으므로 착신 전환으로 연결해야 합니다. 리셉셔니스트는 전용 Reception.ai 번호로 전화를 받고, Phone.com이 해당 번호로 통화를 전달합니다. 발신자는 계속 Phone.com 번호로 전화를 겁니다.
먼저 Receptionists로 이동해 Phone 타일을 선택하고 번호를 받으세요. 전화번호를 참고하세요.
리셉셔니스트로 전달하는 설정에서 Call Screening을 꺼 두세요. 이 기능이 켜져 있으면 전화를 받는 사람이 통화를 연결하려면 1을 눌러야 하는데, 리셉셔니스트는 키를 누를 수 없습니다.
Phone.com에는 두 개의 관리자 콘솔이 있습니다. 계정에서 사용하는 콘솔의 안내를 따르세요.
My.Phone.com에서 전달
Phone.com 관리자여야 합니다.
업무 시간 외 통화만 전달하려면 Administration → Business Hours에서 업무 시간을 설정하세요. 그런 다음 대표 번호를 편집하고 Main company number를 선택한 뒤 After hours를 리셉셔니스트 번호로 전달하도록 설정하세요. Same as after hours를 끄지 않는 한 공휴일과 점심시간도 After hours 설정을 따릅니다.
Control Panel에서 전달
번호 규칙 열기
Control.Phone.com에 로그인하세요. Configure 위에 마우스를 올리고 Manage Numbers를 선택한 다음, 번호 옆의 Edit를 선택하세요. Number Action 옆에서 Edit를 선택하세요.
전달 추가
Select Operation을 Forward Call로 설정하고 리셉셔니스트 번호를 입력하세요. 특정 시간에만 전달하려면 All Calls를 Received During으로 변경하고 일정을 선택하세요(Configure → Add a Schedule에서 생성). 그런 다음 나머지 모든 통화를 위한 두 번째 규칙을 추가하세요.
내선에 설정한 규칙(Configure → Manage Users & Extensions → Call Handling Rules)도 같은 방식으로 작동하며, 해당 내선에 도달한 통화에 적용됩니다.
모든 통화를 리셉셔니스트에게 전달하고 Reception.ai에서 Who answers first를 켤 수도 있습니다. 먼저 직원 전화에 벨이 울리고 아무도 응답하지 않으면 통화가 리셉셔니스트에게 전달됩니다. 직원 전화는 발신자가 거는 번호와 다른 번호여야 합니다. 누가 먼저 응답하나요를 참고하세요.
알아둘 사항
- 발신자 ID: Phone.com에서는 전달된 통화에 발신자 번호 또는 Phone.com 번호를 표시할 수 있습니다. 발신자 번호를 선택하세요. 그렇지 않으면 모든 통화가 같은 번호에서 걸려온 것처럼 보여 리셉셔니스트가 번호로 재발신자를 식별할 수 없습니다.
- 음성 태그: 음성 태그는 통화가 연결되기 전에 전화를 받는 사람에게 소리 내어 읽어 줍니다. 리셉셔니스트에게는 통화 시작 부분으로 들리므로 비워 두세요.
- 비용: 전달 통화 시간이 어떻게 청구되는지는 Phone.com 요금제에서 확인하세요.
테스트하기
설정한 라우팅이 적용되는 시간에 다른 전화로 Phone.com 번호에 전화하세요. 리셉셔니스트가 응답하는지 확인한 후 Inbox를 열어 대화에 전화번호가 표시되는지 확인하세요. 테스트를 참고하세요.