Webex Calling
अपने रिसेप्शनिस्ट के साथ अपने Webex Calling नंबर पर कॉल का जवाब दें।
Webex Calling का Reception.ai से सीधा कनेक्शन नहीं है, इसलिए इसे कॉल फ़ॉरवर्डिंग से कनेक्ट करें। आपका रिसेप्शनिस्ट अपने अलग Reception.ai नंबर पर जवाब देता है और Webex Calling कॉल को उस पर फ़ॉरवर्ड करता है। कॉल करने वाले आपका Webex नंबर ही डायल करते रहते हैं।
सबसे पहले Receptionists पर जाएं, Phone टाइल चुनें और एक नंबर लें। Phone numbers देखें।
शुरू करने से पहले
- Webex Calling सिर्फ़ उसी कॉल टाइप को फ़ॉरवर्ड करता है जिसे ट्रांसफ़र या फ़ॉरवर्ड करने की अनुमति हो। Control Hub में Management → Locations पर जाएं, लोकेशन चुनें, फिर Calling → Call Handling → Outgoing Call Permissions चुनें। जांचें कि आपके रिसेप्शनिस्ट के नंबर के कॉल टाइप के लिए Allow transfer/forwards चालू है। डिफ़ॉल्ट रूप से यह राष्ट्रीय कॉल के लिए चालू और अंतरराष्ट्रीय कॉल के लिए बंद होता है। यूज़र और वर्कस्पेस लोकेशन की सेटिंग को ओवरराइड कर सकते हैं।
- रिसेप्शनिस्ट को Sequential Ring में Answer confirmation चालू करके न जोड़ें। यह जवाब देने वाले से कॉल कन्फ़र्म करने को कहता है और आपका रिसेप्शनिस्ट कुंजियां नहीं दबा सकता।
फिर नीचे दिए गए सेटअप में से एक चुनें।
यूज़र की कॉल फ़ॉरवर्ड करें
यूज़र अपने Webex सेटिंग्स में यही विकल्प खुद भी सेट कर सकते हैं और बदलाव दोनों जगह दिखते हैं।
ऑटो अटेंडेंट फ़ॉरवर्ड करें
ऑटो अटेंडेंट खोलें
Control Hub में Services → Calling → Features पर जाएं। Auto Attendant कार्ड पर Manage चुनें, फिर अपने मुख्य नंबर का ऑटो अटेंडेंट चुनें।
चुनें कि रिसेप्शनिस्ट कब जवाब देगा
हर कॉल भेजने के लिए, Always Forward Calls चुनें, अपने रिसेप्शनिस्ट का नंबर डालें और Save चुनें। सिर्फ़ तय समय पर कॉल भेजने के लिए, Selectively Forward Calls और Add When to Forward चुनें। नियम को नाम दें, वह बिज़नेस आवर्स शेड्यूल और छुट्टियों का शेड्यूल चुनें जिनमें रिसेप्शनिस्ट को जवाब देना चाहिए, और Forward To में अपने रिसेप्शनिस्ट का नंबर सेट करें। Calls From को Any Number ही रहने दें और Save चुनें।
When Not to Forward नियमों को When to Forward नियमों पर प्राथमिकता मिलती है और नियमों की जांच टेबल के क्रम में होती है।
बिना शेड्यूल के रिसेप्शनिस्ट से पहले अपनी टीम का फ़ोन बजाने के लिए, हर कॉल को रिसेप्शनिस्ट पर फ़ॉरवर्ड करें और Reception.ai में Who answers first चालू करें। यह पहले स्टाफ़ का फ़ोन बजाता है और जवाब न मिलने पर कॉल रिसेप्शनिस्ट को दे देता है। स्टाफ़ का फ़ोन नंबर, कॉल करने वालों द्वारा डायल किए जाने वाले नंबर से अलग होना चाहिए। Who answers first देखें।
जानने योग्य बातें
- Caller ID: Webex यह नहीं बताता कि फ़ॉरवर्ड की गई कॉल पर रिसेप्शनिस्ट को कौन-सा नंबर दिखता है। अपनी टेस्ट कॉल में इसे जांचें। अगर रिसेप्शनिस्ट को कॉलर के नंबर के बजाय आपका Webex नंबर दिखता है, तो हर कॉल एक ही नंबर से आती हुई लगेगी और आपका रिसेप्शनिस्ट नंबर से दोबारा कॉल करने वालों को पहचान नहीं पाएगा।
- Outbound dial digit: अगर आपके डायल प्लान में आउटबाउंड डायल डिजिट चाहिए, तो उसे फ़ॉरवर्डिंग नंबर में शामिल करें, नहीं तो बाहरी नंबरों पर फ़ॉरवर्डिंग काम करना बंद कर देगी।
- Costs: बाहरी नंबरों पर फ़ॉरवर्ड की गई कॉल आपके PSTN सर्विस का उपयोग करती हैं। प्रति मिनट शुल्क के लिए अपना Webex Calling प्लान या PSTN प्रदाता देखें।
इसे टेस्ट करें
किसी दूसरे फ़ोन से अपने Webex नंबर पर उस समय कॉल करें जब आपके सेट किया गया रूटिंग लागू हो। जांचें कि आपका रिसेप्शनिस्ट जवाब देता है, फिर Inbox खोलें और कन्फ़र्म करें कि बातचीत में कौन-सा कॉलर नंबर दिखता है। Testing देखें।