Grasshopper
अपनी रिसेप्शनिस्ट से अपने Grasshopper नंबर की कॉल का जवाब दिलवाएं।
Grasshopper का Reception.ai से सीधा कनेक्शन नहीं है, इसलिए इसे कॉल फ़ॉरवर्डिंग से कनेक्ट किया जाता है। आपकी रिसेप्शनिस्ट अपने अलग Reception.ai नंबर पर जवाब देती है, जिसे आप Grasshopper एक्सटेंशन में फ़ॉरवर्डिंग नंबर के रूप में जोड़ते हैं। कॉल करने वाले आपका Grasshopper नंबर ही डायल करते रहते हैं।
पहले Receptionists पर जाएं, Phone टाइल चुनें और एक नंबर लें। फोन नंबर देखें।
फिर नीचे दिए गए सेटअप में से एक चुनें।
सभी कॉल फ़ॉरवर्ड करें
रिसेप्शनिस्ट को फ़ॉरवर्डिंग नंबर के रूप में जोड़ें
Grasshopper में Extensions पर जाएं और अपने नंबर की कॉल का जवाब देने वाले एक्सटेंशन के आगे Edit चुनें। Add a forwarding number चुनें और अपनी रिसेप्शनिस्ट का नंबर डालें।
स्क्रीनिंग के बिना कॉल कनेक्ट करें
How should Grasshopper handle calls to this number? को Calls will connect to you as soon as you pick up (Direct Connect) पर सेट करें।
कॉल स्क्रीनिंग या कॉल अनाउंस चालू होने पर, Grasshopper जवाब देने वाले से कॉल स्वीकार करने के लिए 1 दबाने को कहता है। आपकी रिसेप्शनिस्ट कुंजियां नहीं दबा सकती, इसलिए ऐसी कॉल विफल हो जाती हैं। रिसेप्शनिस्ट के फ़ॉरवर्डिंग नंबर के लिए हमेशा Direct Connect इस्तेमाल करें।
पहले अपनी टीम को रिंग करें
एक ही एक्सटेंशन पर अपने फ़ोन और रिसेप्शनिस्ट को फ़ॉरवर्डिंग नंबर के रूप में जोड़ें और अपना फ़ोन सबसे पहले सूची में रखें। Options में अपने फ़ॉरवर्डिंग नंबरों को in order कॉल करने का विकल्प चुनें और अपने फ़ोन में Ring for… को उतने समय पर सेट करें, जितनी देर Grasshopper रिसेप्शनिस्ट पर जाने से पहले उसे रिंग करे।
Grasshopper का True Solo प्लान हर एक्सटेंशन के लिए सिर्फ़ एक फ़ॉरवर्डिंग नंबर देता है, इसलिए इस सेटअप के लिए दूसरा प्लान चाहिए। दूसरे प्लान हर एक्सटेंशन के लिए अधिकतम 15 फ़ॉरवर्डिंग नंबर देते हैं।
ऑफ़िस समय के बाद फ़ॉरवर्ड करें
हर फ़ॉरवर्डिंग नंबर का एक शेड्यूल होता है। रिसेप्शनिस्ट के फ़ॉरवर्डिंग नंबर पर When do you want this number to receive calls को अपने बिज़नेस समय के बाहर के घंटों पर सेट करें और अपने फ़ोन के फ़ॉरवर्डिंग नंबर को बिज़नेस समय के लिए सेट करें।
जानने योग्य बातें
- कॉलर ID: The caller चुनने पर, आपकी रिसेप्शनिस्ट को कॉलर का नंबर दिखता है और वह दोबारा कॉल करने वालों को पहचान सकती है। अगर रिसेप्शनिस्ट को इसके बजाय आपका Grasshopper नंबर दिखता है, तो हर कॉल एक ही नंबर से आई लगेगी और दोबारा कॉल करने वालों को उनके नंबर से पहचाना नहीं जा सकेगा।
- बदलावों में कुछ मिनट लगते हैं: फ़ॉरवर्डिंग बदलाव लागू होने में पांच मिनट तक लग सकते हैं।
इसका परीक्षण करें
किसी दूसरे फ़ोन से अपने Grasshopper नंबर पर कॉल करें। जांचें कि रिसेप्शनिस्ट तुरंत जवाब देती है, फिर Inbox खोलें और पुष्टि करें कि बातचीत में आपके फ़ोन का नंबर दिख रहा है। टेस्टिंग देखें।