Google Drive
Je receptionist kan tijdens een gesprek een tekstbestand opslaan in een Google Drive-map, met de gegevens van de beller en een samenvatting van wat diegene heeft gevraagd. De API van Google Drive accepteert alleen OAuth-aanmeldingen, dus Reception maakt verbinding via Zapier.
Je receptionist kan de gespreksopname of het volledige transcript niet opslaan in Drive. Die werkt alleen tijdens het gesprek, via tools, en de opname en het transcript zijn pas beschikbaar nadat het gesprek is beëindigd. Beide blijven in je Inbox, waar je het transcript kunt lezen en de opname kunt afspelen. De e-mail met de samenvatting na het gesprek stuurt je een link naar beide.
Voordat je begint
Maak een map in Google Drive voor gespreksnotities, zoals Gespreksnotities. Koppel als dat kan een Google-account dat alleen toegang tot die map nodig heeft.
Gespreksnotities bevatten de persoonlijke gegevens van je bellers. Deel de map alleen met mensen die deze nodig hebben.
Instellen
De Google Drive-actie toevoegen
Voeg in je Zapier MCP-server op mcp.zapier.com de actie hieronder toe vanuit de app Google Drive en log in bij Google wanneer Zapier hierom vraagt. Stel voor elk veld een vaste waarde in of laat de AI deze invullen, zoals aangegeven.
De tool toewijzen
Open in Reception.ai het tabblad Tools van de Zapier-integratie, selecteer Refresh tools en wijs de actie toe aan de Client (receptionist).
Een procedure toevoegen
Voeg een procedure toe die je receptionist vertelt de gespreksnotitie op te slaan voordat deze afscheid neemt. Geef aan wat de notitie moet bevatten, zoals de naam en het nummer van de beller, de reden van het gesprek en eventuele vervolgstappen.
Acties
Een gespreksnotitie opslaan
Houd de map vast ingesteld. Als de AI deze kiest, kunnen notities terechtkomen in mappen die anderen kunnen zien.
Voeg geen acties toe waarmee je receptionist bestanden kan lezen, verplaatsen, delen of verwijderen. Bellers mogen het nooit naar je bestanden kunnen vragen.
Beperkingen
- De notitie wordt door je receptionist geschreven op basis van wat deze heeft gehoord. Het is geen woordelijk transcript en bevat geen audio.
- Als de beller ophangt voordat je receptionist de notitie opslaat, wordt er geen bestand gemaakt. Je Inbox bevat het gesprek nog wel.
- Je receptionist maakt voor elk gesprek een nieuw bestand. Deze voegt niets toe aan bestaande bestanden en bewerkt ze niet.
- Elke actie die je receptionist uitvoert, gebruikt taken uit je Zapier-abonnement. Zapier telt momenteel twee taken per succesvol gesprek; mislukte gesprekken worden niet geteld. Als het abonnement op is, stoppen de acties totdat het wordt gereset.