Google Drive
Ihr Rezeptionist kann während eines Anrufs eine Textdatei in einem Google-Drive-Ordner speichern – mit den Daten des Anrufers und einer Zusammenfassung seiner Anfrage. Die Google-Drive-API akzeptiert nur OAuth-Anmeldungen. Daher stellt Reception die Verbindung über Zapier her.
Ihr Rezeptionist kann weder die Anrufaufzeichnung noch das vollständige Transkript in Drive speichern. Er handelt nur während des Anrufs über Tools. Aufzeichnung und Transkript sind erst verfügbar, wenn der Anruf endet. Beide bleiben in Ihrem Posteingang, wo Sie das Transkript lesen und die Aufzeichnung abspielen können. Die E-Mails mit der Zusammenfassung nach dem Anruf enthalten jeweils einen Link dazu.
Bevor Sie beginnen
Erstellen Sie in Google Drive einen Ordner für Anrufnotizen, etwa Anrufnotizen. Verbinden Sie nach Möglichkeit ein Google-Konto, das nur Zugriff auf diesen Ordner benötigt.
Anrufnotizen enthalten persönliche Daten Ihrer Anrufer. Teilen Sie den Ordner nur mit Personen, die ihn benötigen.
Einrichtung
Google-Drive-Aktion hinzufügen
Fügen Sie auf Ihrem Zapier-MCP-Server unter mcp.zapier.com die unten aufgeführte Aktion aus der App Google Drive hinzu und melden Sie sich bei Google an, wenn Zapier dazu auffordert. Legen Sie für jedes Feld entweder einen festen Wert fest oder lassen Sie es von der KI ausfüllen, wie aufgeführt.
Tool zuweisen
Öffnen Sie in Reception.ai im Tab Tools der Zapier-Integration Refresh tools und weisen Sie die Aktion dem Client (Rezeptionisten) zu.
Ablauf hinzufügen
Fügen Sie einen Ablauf hinzu, der Ihrem Rezeptionisten vorgibt, die Anrufnotiz zu speichern, bevor er sich verabschiedet. Geben Sie an, was die Notiz enthalten soll, etwa Name und Nummer des Anrufers, den Grund des Anrufs und nächste Schritte.
Testen
Testen Sie Ihren Rezeptionisten mit einem kurzen Anruf. In Ihrem Ordner erscheint eine neue Datei.
Aktionen
Anrufnotiz speichern
Legen Sie den Ordner fest. Wenn die KI ihn auswählt, können Notizen in Ordnern landen, die andere Personen sehen können.
Fügen Sie für Ihren Rezeptionisten keine Aktionen zum Lesen, Verschieben, Teilen oder Löschen von Dateien hinzu. Anrufer dürfen ihn niemals nach Ihren Dateien fragen können.
Einschränkungen
- Die Notiz wird von Ihrem Rezeptionisten anhand dessen erstellt, was er gehört hat. Sie ist kein wortgetreues Transkript und enthält kein Audio.
- Wenn der Anrufer auflegt, bevor Ihr Rezeptionist die Notiz speichert, wird keine Datei erstellt. Ihr Posteingang enthält den Anruf weiterhin.
- Ihr Rezeptionist erstellt für jeden Anruf eine neue Datei. Er ergänzt oder bearbeitet keine bestehenden Dateien.
- Jede Aktion, die Ihr Rezeptionist ausführt, verbraucht Tasks aus Ihrem Zapier-Tarif. Zapier zählt derzeit zwei Tasks pro erfolgreichem Anruf; fehlgeschlagene Anrufe werden nicht gezählt. Wenn der Tarif aufgebraucht ist, werden die Aktionen bis zur Zurücksetzung angehalten.