Google Drive
Tu recepcionista puede guardar un archivo de texto en una carpeta de Google Drive durante una llamada, con los datos de quien llama y un resumen de lo que ha pedido. La API de Google Drive solo acepta inicios de sesión OAuth, así que Reception se conecta mediante Zapier.
Tu recepcionista no puede guardar la grabación de la llamada ni la transcripción completa en Drive. Solo actúa mientras la llamada está en curso, mediante herramientas, y la grabación y la transcripción no están listas hasta que termina la llamada. Ambas permanecen en tu Bandeja de entrada, donde puedes leer la transcripción y reproducir la grabación. El resumen posterior a la llamada te envía por correo electrónico un enlace a cada una.
Antes de empezar
Crea una carpeta en Google Drive para las notas de llamadas, como Call notes. Si puedes, conecta una cuenta de Google que solo necesite acceso a esa carpeta.
Las notas de llamadas contienen datos personales de quienes llaman. Comparte la carpeta solo con las personas que lo necesiten.
Configuración
Añade la acción de Google Drive
En tu servidor MCP de Zapier en mcp.zapier.com, añade la acción de abajo de la aplicación Google Drive e inicia sesión en Google cuando Zapier te lo pida. Para cada campo, establece un valor fijo o deja que la IA lo complete, como se indica.
Asigna la herramienta
En Reception.ai, abre la pestaña Tools de la integración de Zapier, selecciona Refresh tools y asigna la acción al Client (recepcionista).
Añade un procedimiento
Añade un procedimiento que indique a tu recepcionista que guarde la nota de la llamada antes de despedirse. Indica qué debe incluir la nota, como el nombre y número de quien llama, el motivo de la llamada y los siguientes pasos.
Acciones
Guardar una nota de llamada
Mantén la carpeta fija. Si la elige la IA, las notas pueden acabar en carpetas que otras personas pueden ver.
No añadas acciones que lean, muevan, compartan o eliminen archivos para tu recepcionista. Quienes llaman nunca deberían poder preguntarle por tus archivos.
Limitaciones
- Tu recepcionista redacta la nota a partir de lo que ha escuchado. No es una transcripción literal y no incluye audio.
- Si quien llama cuelga antes de que tu recepcionista guarde la nota, no se crea ningún archivo. Tu Bandeja de entrada seguirá teniendo la llamada.
- Tu recepcionista crea un archivo nuevo para cada llamada. No añade contenido a archivos existentes ni los edita.
- Cada acción que ejecuta tu recepcionista utiliza tareas de tu plan de Zapier. Actualmente, Zapier cuenta dos tareas por llamada realizada correctamente; las llamadas fallidas no cuentan. Cuando se agota el plan, las acciones se detienen hasta que se restablece.