Google Drive
Enregistrez une note écrite de chaque appel dans un dossier de votre Google Drive.
Votre réceptionniste peut enregistrer un fichier texte dans un dossier Google Drive pendant un appel, avec les coordonnées de l’appelant et un résumé de sa demande. L’API Google Drive n’accepte que les connexions OAuth ; Reception se connecte donc via Zapier.
Votre réceptionniste ne peut pas enregistrer l’enregistrement de l’appel ni la transcription complète dans Drive. Il agit uniquement pendant l’appel, via des outils, et l’enregistrement ainsi que la transcription ne sont disponibles qu’à la fin de l’appel. Ils restent tous deux dans votre boîte de réception, où vous pouvez lire la transcription et écouter l’enregistrement. Le résumé post-appel vous envoie par email un lien vers chacun d’eux.
Avant de commencer
Créez un dossier dans Google Drive pour les notes d’appel, par exemple Notes d'appel. Si possible, connectez un compte Google qui n’a besoin d’accéder qu’à ce dossier.
Les notes d’appel contiennent les données personnelles de vos appelants. Partagez le dossier uniquement avec les personnes qui en ont besoin.
Configuration
Ajouter l’action Google Drive
Dans votre serveur MCP Zapier sur mcp.zapier.com, ajoutez l’action ci-dessous de l’application Google Drive et connectez-vous à Google lorsque Zapier vous le demande. Pour chaque champ, définissez une valeur fixe ou laissez l’IA le renseigner, comme indiqué.
Attribuer l’outil
Dans Reception.ai, ouvrez l’onglet Tools de l’intégration Zapier, sélectionnez Refresh tools, puis attribuez l’action au Client (réceptionniste).
Ajouter une procédure
Ajoutez une procédure indiquant à votre réceptionniste d’enregistrer la note d’appel avant de dire au revoir. Précisez ce que la note doit contenir, par exemple le nom et le numéro de l’appelant, le motif de l’appel et les éventuelles prochaines étapes.
Tester
Testez votre réceptionniste avec un appel court. Un nouveau fichier apparaît dans votre dossier.
Actions
Enregistrer une note d’appel
Conservez le dossier comme valeur fixe. Si l’IA le choisit, les notes risquent de se retrouver dans des dossiers visibles par d’autres personnes.
N’ajoutez pas à votre réceptionniste d’actions permettant de lire, déplacer, partager ou supprimer des fichiers. Les appelants ne doivent jamais pouvoir l’interroger sur vos fichiers.
Limites
- La note est rédigée par votre réceptionniste à partir de ce qu’il a entendu. Il ne s’agit pas d’une transcription mot à mot et elle ne contient aucun audio.
- Si l’appelant raccroche avant que votre réceptionniste n’enregistre la note, aucun fichier n’est créé. L’appel reste disponible dans votre boîte de réception.
- Votre réceptionniste crée un nouveau fichier pour chaque appel. Il n’ajoute rien aux fichiers existants et ne les modifie pas.
- Chaque action exécutée par votre réceptionniste utilise des tâches de votre forfait Zapier. Zapier compte actuellement deux tâches par appel réussi ; les appels échoués ne sont pas comptabilisés. Lorsque le forfait est épuisé, les actions s’arrêtent jusqu’à sa réinitialisation.