Notion
Beantworten Sie Anrufe mit Ihren Notion-Seiten und -Datenbanken und fügen Sie neue Einträge zu einer Datenbank hinzu.
Ihre Rezeptionistin kann Ihren Notion-Workspace durchsuchen, eine Seite lesen und eine Datenbank wie eine Preisliste, Produkttabelle oder Liste offener Stellen durchsuchen, um Anrufern zu antworten. Das Lesen erfolgt über Webhook-Tools mit einer internen Notion-Verbindung, die mit jedem Notion-Tarif funktioniert und nur die Seiten sieht, die Sie mit ihr teilen. Das Hinzufügen von Einträgen zu einer Datenbank funktioniert ebenfalls mit einem Webhook-Tool über eine zweite Verbindung, die nur Inhalte hinzufügen kann. Sie können stattdessen Zapier verwenden, aber das Webhook-Tool wird empfohlen: Es benötigt kein Zapier-Konto und verbraucht keine Zapier-Tasks, und jede Anfrage geht direkt an Notion. Das Webhook-Tool kann jedoch die Titeleigenschaft nicht ausfüllen. Wenn Ihre Einträge also einen echten Titel benötigen, verwenden Sie Zapier.
Wenn sich Ihre Notion-Inhalte selten ändern, benötigen Sie möglicherweise keine Integration. Exportieren Sie die Seite aus Notion und laden Sie sie stattdessen in Ihre Wissensdatenbank hoch.
Ihre Rezeptionistin kann alles lesen, was Sie mit der Verbindung teilen, und es Anrufern wiedergeben. Teilen Sie nur Seiten, über die Anrufer etwas erfahren dürfen, und fügen Sie eine Regel hinzu, dass Ihre Rezeptionistin niemals private Daten wie Kundendetails an Anrufer weitergibt.
Einrichtung
Eine interne Verbindung erstellen
Sie müssen Workspace-Inhaber sein. Gehen Sie zu app.notion.com/developers/connections, wählen Sie Internal connections und dann Create a new connection. Nennen Sie sie Reception.ai und wählen Sie Ihren Workspace. Erlauben Sie auf dem Tab Configuration nur das Lesen von Inhalten und kopieren Sie das API token.
Seiten mit der Verbindung teilen
Öffnen Sie den Tab Content access der Verbindung, wählen Sie Edit access und wählen Sie die Seiten und Datenbanken aus, die Ihre Rezeptionistin lesen soll. Sie können auch eine Seite in Notion öffnen, ••• → Connections → + Add connection auswählen und Reception.ai wählen. Untergeordnete Seiten werden ebenfalls geteilt.
Die Datenquellen-ID finden
Damit Ihre Rezeptionistin eine Datenbank lesen kann, öffnen Sie die Einstellungen der Datenbank in Notion, wählen Sie Manage data sources, öffnen Sie das Menü ••• neben der Datenquelle und wählen Sie Copy data source ID.
Die Webhook-Tools erstellen
Erstellen Sie die unten aufgeführten Tools. Gehen Sie für jedes Tool zu Integrations, wählen Sie Add integration und dann Webhook Tool.
Testen
Testen Sie Ihre Rezeptionistin, indem Sie eine Frage stellen, die eine Ihrer geteilten Seiten beantwortet.
Tools
Jedes Tool sendet diese Request-Header:
Legen Sie bei jedem Tool Assign to agents auf Receptionist fest und wählen Sie Enable.
Seiten durchsuchen
Eine Seite lesen
Eine Datenbank lesen
Ersetzen Sie DATA_SOURCE_ID durch die kopierte ID. Erstellen Sie ein Tool pro Datenbank, jeweils mit eigenem Namen und eigener Beschreibung.
Datenbankeinträge mit einem Webhook-Tool hinzufügen (empfohlen)
Um etwas aus einem Anruf in einer Notion-Datenbank zu speichern, etwa einen Lead oder eine Rückrufanfrage, erstellen Sie ein Tool, das einen Eintrag hinzufügt.
Eine Verbindung für neue Einträge erstellen
Erstellen Sie auf dieselbe Weise wie die erste eine zweite interne Verbindung, zum Beispiel Reception.ai entries. Erlauben Sie auf dem Tab Configuration nur das Einfügen von Inhalten und kopieren Sie das API token. Teilen Sie unter Content access nur die Datenbank, zu der Einträge hinzugefügt werden. Diese Verbindung kann nichts zurücklesen, daher bleiben die Einträge privat.
Die Datenbank vorbereiten
Kopieren Sie die Datenquellen-ID der Datenbank wie unter Einrichtung beschrieben. Jede Eigenschaft, die das Tool ausfüllt, ist ein Schlüssel in der Anfrage. Schlüssel dürfen keine Leerzeichen enthalten. Geben Sie diesen Eigenschaften daher Namen aus einem Wort, etwa Phone, Email und Status.
Das Webhook-Tool erstellen
Gehen Sie zu Integrations, wählen Sie Add integration und dann Webhook Tool.
Richten Sie die Body-Parameter so ein:
parent: ein Feld,data_source_id(string, fester Wert): Ihre Datenquellen-ID.markdown(aus dem Gespräch): “Der Eintrag als Markdown. Beginnen Sie mit einer Zeile#, gefolgt vom Namen des Anrufers und seinem Anliegen, zum Beispiel# Jane Doe: quote for a new boiler. Fügen Sie dann eine Leerzeile und die Details der Anfrage hinzu.”markdown_version(fester Wert):v2properties: Wählen Sie für jede auszufüllende Eigenschaft einmal Add field. Jede ist ein Objekt mit dem exakten Namen der Eigenschaft und einem Feld für ihren Wert:Phone(object):phone_number(string, aus dem Gespräch): “Die Telefonnummer des Anrufers.”Email(object):email(string, aus dem Gespräch): “Die E-Mail-Adresse des Anrufers, die ihm buchstabiert zurückgegeben wird. Weglassen, wenn er keine angegeben hat.”Status(object, erforderlich):select(object, erforderlich), mit einem Feld,name(string, fester Wert):New
Notion dokumentiert, dass die erste Überschrift mit # zum Titel der Seite wird, wenn die Titeleigenschaft weggelassen wird. Die Dokumentation zeigt dies nur für Seiten, die innerhalb einer Seite erstellt werden. Prüfen Sie daher, ob es für Ihre Datenbank funktioniert. In jedem Fall werden Überschrift und Details als Inhalt des Eintrags gespeichert und die Eigenschaften für Telefonnummer, E-Mail und Status ausgefüllt. Lassen Sie die Titeleigenschaft aus properties weg: Notion verschachtelt Titel- und Textwerte sechs Ebenen tief, eine Ebene mehr, als Webhook-Tools erlauben. Eigenschaften für Telefonnummer, E-Mail, URL, Zahl, Kontrollkästchen, Auswahl und Datum passen. Eine Eigenschaft vom Typ Status verwendet status statt select.
Wählen Sie Enable und testen Sie Ihre Rezeptionistin, indem Sie um einen Rückruf bitten. Der Eintrag erscheint in der Datenbank.
Datenbankeinträge mit Zapier hinzufügen
Um stattdessen Einträge über Zapier hinzuzufügen, verbinden Sie Zapier. Fügen Sie auf Ihrem Zapier-MCP-Server unter mcp.zapier.com die Notion-Aktion Create Data Source Item hinzu, legen Sie die Datenbank auf einen festen Wert fest und lassen Sie die KI die Felder ausfüllen. Öffnen Sie in Reception.ai den Tab Tools der Zapier-Integration, wählen Sie Refresh tools und weisen Sie die Aktion dem Client (der Rezeptionistin) zu.
Stattdessen die Wissensdatenbank verwenden
Für Inhalte, die sich nicht oft ändern, ist die Wissensdatenbank einfacher und schneller als Live-Abfragen. Öffnen Sie in Notion das Menü ••• der Seite, wählen Sie More → Export und dann PDF, HTML oder Markdown & CSV. HTML- und Markdown-Exporte werden als ZIP-Datei heruntergeladen. Entpacken Sie sie daher zuerst. Laden Sie dann die Datei hoch. Datenbanken werden als CSV exportiert, was die Wissensdatenbank nicht akzeptiert. Exportieren Sie Datenbanken daher als PDF. Exportieren und laden Sie die Datei erneut hoch, wenn sich der Inhalt ändert.
Einschränkungen
- Die Notion-Suche gleicht Seiten- und Datenbanktitel ab, nicht den Text innerhalb von Seiten. Geben Sie Seiten klare Titel, etwa “Cancellation policy”.
read_notion_tablegibt die ersten 100 Zeilen und nur deren Eigenschaften zurück, nicht den Inhalt der Seite jeder Zeile. Halten Sie Tabellen, die Ihre Rezeptionistin liest, klein.- Der gehostete MCP-Server von Notion benötigt eine Browser-Anmeldung, außer bei Business- und Enterprise-Tarifen, bei denen ein Workspace-Inhaber ein MCP-Token erstellen kann. Die oben genannten Webhook-Tools funktionieren mit jedem Tarif.
add_notion_entrykann keine Titel- oder Texteigenschaften ausfüllen. Setzen Sie Namen und Notizen stattdessen in die Überschrift und den Inhalt.- Wenn Sie Einträge über Zapier hinzufügen, verbraucht jede Zapier-Aktion, die Ihre Rezeptionistin ausführt, Tasks aus Ihrem Zapier-Tarif. Zapier zählt derzeit zwei Tasks pro erfolgreichem Aufruf.